|
ÖZET: 2011 yılında başlatılan iç kontrol sistemi yapılandırma çalışmaları, 2021 yılı itibarıyla tamamlanmamıştır. Sayıştay denetim raporlarına göre, Devlet Opera ve Balesi Genel Müdürlüğü (DOBGM) bu süreçte gerekli adımları atmamıştır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile ilgili düzenlemeler, üst yöneticilerin mali yönetim ve kontrol sisteminin kurulmasından ve işleyişinin denetlenmesinden sorumlu olduğunu belirtmektedir. DOBGM, bu kapsamda danışmanlık hizmeti alarak bir proje başlatmış, ancak kurumsal farkındalık eksikliği ve organizasyonel destek yetersizliği nedeniyle nihai bir eylem planı oluşturulamamıştır.
2018 yılında iç denetim birimi tarafından hazırlanan rapor sonrasında, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmaları yeniden başlatılmıştır. Ancak, COVID-19 pandemisi nedeniyle bu çalışmalar yeterince ilerleyememiştir. İç kontrol sisteminin temel bileşenleri olan kontrol ortamı, kontrol faaliyetleri ve bilgi iletişim standartları oluşturulmuş olsa da, risk değerlendirme ve izleme standartları henüz tamamlanmamıştır. Ayrıca, birimlerin iş tanımları yapılmış, ancak risklerin ve sorumlu birimlerin belirlenmesi gibi kritik adımlar atılmamıştır. Sonuç olarak, DOBGM’nin iç kontrol sisteminin yapılandırılması konusunda önemli eksiklikleri bulunmaktadır. Bu eksikliklerin giderilmesi, idarenin hedeflerine ulaşabilmesi için büyük önem taşımaktadır. Kurumun, etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak amacıyla gerekli adımları atması gerekmektedir. |
BULGU: İdare Tarafından 2011 Yılında Başlatılan İç Kontrol Sistemi Yapılandırılma Çalışmalarının Tamamlanmaması
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare
Devlet Opera ve Balesi Genel Müdürlüğü (DOBGM) tarafından, iç kontrol sistemi yapılandırma çalışmalarının tamamlanmadığı tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 11’inci maddesi, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesi ile Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde belirtildiği üzere üst yöneticiler; mali yönetim ve kontrol sisteminin kurulması, işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanun’da belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu olup bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve içdenetçiler aracılığıyla yerine getirmektedirler. İç kontrol sisteminin yapılandırılması ve işleyişi konusunda sorumluluk üst yöneticiye aittir.
Bu kapsamda, DOBGM tarafından önceki yıllarda bu yönde bir çalışma başlatılmış olup, bu doğrultuda, “İç Kontrol Sistemi Kapsamında ‘Kontrol Ortamı’, ‘Kontrol Faaliyetleri’ ve ‘Bilgi ve İletişim’ Bileşenlerine Ait Standartların Oluşturulması Konulu Danışmanlık Hizmet Alımı” sözleşmesi, DOBGM ile Fast Strateji Danışmanlık Proje Eğitim Ltd. Şti. arasında 03.08.2011 tarihinde imzalanarak yürürlüğe girmiştir. Şirket tarafından 22.11.2011 tarihi itibariyle, “İç Kontrol Sisteminin Kontrol Ortamı, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi ve İletişim Standartlarına Ait Bileşenlerin Oluşturulması Projesi” hazırlanarak Kuruma teslim edilmiştir. Söz konusu proje doğrultusunda DOBGM tarafından çalışmalara başlanılarak bir taslak eylem planı meydana getirilmiş, ancak kurumsal farkındalık oluşmaması, organizasyonel yapının gözden geçirilmesi aşamasında gereken desteğin sağlanamaması. gibi nedenlerle nihai bir eylem planı hazırlanamamıştır.
Genel Müdürlük Makamının 19.03.2018 tarih ve E.011660 sayılı Olur’ları ile İç Denetim Biriminin hazırladığı “İç Kontrol Sisteminin Kurulması Hazırlık Çalışması” konulu danışmanlık raporunun onaylanması sonrası, 2019-2020 yıllarını kapsayacak Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmalarının yeniden başlatılması; Genel Müdürlük Makamının 30.04.2018 tarihli Olur’u ile kabul edilmiştir. Genel Müdürlük Makamının Olur’una rağmen, dünya genelinde yaşanan Pandemi nedeniyle yapılan çalışmalar müteakip dönemlerde güncellenemediğinden 2018 yılıyla sınırlı kalmıştır.
İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmaları strateji müdürlüğünün koordinasyonu, iç denetim biriminin rehberliği, harcama birimlerinin katılımıyla sürdürülmeye çalışıldığı, ancak İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında yer alan faaliyetlerden özellikle;
“İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu” ve “Kamu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu” oluşturulmasına rağmen, idarenin tüm birimleri iç kontrol sisteminin yılda en az bir kez değerlendirilmediği ve bu Kurula raporlanmadığı, bu raporların değerlendirilerek üst yöneticinin onayına sunulmadığı, yeniden bir İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun oluşturulmadığı,
Yayımlanan eylem planı doğrultusunda İç Kontrol Projesinde görevlendirilen proje yürütücüsü, proje sorumluları ve proje koordinatörlerine; iç kontrol, iş süreçleri, risk, etik, stratejik plan ve iş analizlerinin yapılması konularında eğitim verildiği, ancak eğitimlerin uygulamaya dönüşmediği,
İç Kontrol Sistemi kapsamında “Kontrol Ortamı”, “Kontrol Faaliyetleri” ve “Bilgi ve İletişim” bileşenlerine ait standartların oluşturulması 22.11.2011 tarihinde tamamlandığı, Risk Değerlendirme ve İzleme Standartları çalışmalarının henüz yapılmadığı,
Her birimde odak gruplarında risklerin belirlenerek analiz edilmesi ve değerlendirilmesi, risklerin önceliklendirilmesi ve kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi eylemleri gibi iç kontrol sisteminin temel çalışmalarının henüz tamamlanmadığı,
İdarenin amaç ve hedeflerine ulaşılması için öngörülen faaliyetlerin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tespit edilerek analiz edilmesine yönelik periyodik dönemleri kapsayan ve katılımcı yöntemlerle yapılması gereken risk değerlendirme çalışmalarının yapılmadığı, bunun sonucunda öngörülen Risk Analizi ve Değerlendirme Raporunun hazırlanmadığı,
Birimlerin iş tanımlarının yapıldığı, iş süreçleri/iş akış şemalarının hazırlandığı, ancak hassas görevlerin tanımlanmadığı, risklerin ve risklere ilişkin sorumlu birimlerin belirlenmediği,
İç kontrol sistemi yapılandırma çalışmalarında danışmalık görevi olan İç Denetim Biriminde bir iç denetçi görev yapmakta olduğu, idarede 3 adet iç denetçi kadrosunun olduğu, boş olan kadroların henüz doldurulmadığı,
18.05.2010 tarihli makam onayı ile Genel Müdürlük İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında “Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Koordinasyon Ekibi” kurulduğu, ancak faaliyette bulunmadığı,
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde, “Bilgi ve iletişim”, “Raporlama”, “Kayıt ve dosyalama sistemi” Standartları çerçevesinde idarelerin, kapsamlı ve güncel bir sisteme yani bilişim teknolojileri yönetim yapısına sahip olması gerektiğinin belirtildiği, idarenin bu konuda eksikliklerinin olduğu,
“Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” ve “Kamu İç Kontrol Standartları” (standart 13.5) doğrultusunda; kurum bünyesinde bir “Yönetim Bilgi Sistemi”nin oluşturulmadığı, daire başkanlıklarının ve diğer birimlerin kendi ihtiyaçlarını karşılayan yazılımlarla işlemleri sürdürdükleri, elde edilen dataların bir “Yönetim Bilgi Sistemi” tarafından bütünleştirilmediği, bu çerçevede işlenerek üst yönetime aktarılamadığı, bu tür ihtiyaçların mevcut imkânlarla üst yönetime sunulduğu, karar mekanizması olan üst yönetici tarafından kararlar alınırken teknolojiden yeterince faydalanılamadığı,
anlaşılmıştır.
Kamu idaresinde iç kontrol sisteminin henüz yapılandırılamadığı değerlendirildiğinden yukarıda belirtilen eksikliklerin giderilmesi gerekmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr