İdare Tarafından Yılsonu Ambar Sayımlarının Yapılmaması ve İlk Madde Malzeme Hesabından Yapılan Çıkış İşlemlerinin Gerçek Durumu Yansıtmaması (Sayıştay)

İdare tarafından yılsonu ambar sayımlarının yapılmaması nedeniyle 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında kayıtlı olup tüketilmiş olan mal ve malzemeler gerçek durumu yansıtacak biçimde giderleştirilmemiş, bu nedenle mali tablolarda söz konusu hesabın olması gerekenden daha fazla görünmesine sebebiyet verilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 114’üncü maddesinin (4) numaralı fıkrası ile paralel olarak düzenlenen Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde; genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir. 

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde ise, kamu idarelerine ait taşınırların, yılsonlarında sayımı yapılacağı ifade edilmiştir.

Ayrıca söz konusu maddede, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlarından eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı ve düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneğinin, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderileceği hüküm altına alınmıştır.

İdarenin hesap ve işlemlerinin incelenmesi neticesinde; İdare tarafından ilk madde ve malzemelere ilişkin yılsonu ambar sayımları yapılmadığı için söz konusu hesaptan yapılan çıkışların tahmini tutarlara dayandığı tespit edilmiştir.

Örneklem olarak seçilen Temizlik İşleri Müdürlüğü ambarında 28.01.2019 tarihinde yapılan sayım sonucunda ulaşılan miktarlar ile kayıtlara göre olması gereken miktarlara aşağıdaki tabloda karşılaştırılmalı olarak yer verilmiştir.

Tablo 7: Taşınırların Fiili Sayım Miktarları ile Muhasebedeki Kayıtlı Miktarlarını Gösterir Tablo

Yukarıda yer verilen tablodan görüleceği üzere örneklem olarak seçilen tek bir müdürlük ambarında yapılan sayım sonucunda toplam 465.258,37 TL’lik malzemenin tüketildiği halde giderleştirilmediği görülmüştür. Kamu İdaresinin tüm ambarlarında söz konusu sayım işleminin gerçekleştirilerek ve fiili durum ile kayıtlardaki durumun birbirleri ile uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.

Yine İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli’ne göre 2019 yılından 2020 yılına 72.489,40 Litre sıvı yakıt devretmiştir. Ancak İdarenin sıvı yakıtları muhafaza edebilecek herhangi bir deposu bulunmamaktadır. Akaryakıtlar binek araçların depolarına ilgili bayilerden doğrundan doldurulmaktadır. Yine arazide çalışan araçlara ise gerektiğinde tanker ile akaryakıt nakliyesi sağlanmaktadır. Söz konusu husus nedeni ile devretmiş gibi görünen bu 72.489,40 litre ve 472.052,95 TL akaryakıt fiili durumu yansıtmamaktadır. 

Bahse konu durum araç depolarına doğrudan doldurulan akaryakıtların giderleştirilmeyerek 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmesi neticesinde oluşmaktadır. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinde doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar taşınır işlem fişi düzenlenmeyecek haller arasında sayılmıştır. Yani söz konusu durumda akaryakıtların doğrudan giderleştirilmesi taşınır kayıtlarına girmemesi gerekmektedir. Ancak Kamu İdaresince araç depolarına doğrudan doldurulan akaryakıtlar 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmekte ve tam anlamıyla giderleştirilmediğinden 150.04.02 Sıvı Yakıtlar 2020 yılına 72.489,40 litre devretmiş gibi görünmektedir. 

İdare tarafından, taşınırların fiili miktarları ile kayıtlı miktarları karşılaştırabilmesi ve söz konusu ilk madde ve malzeme hesabının gerçek durumu yansıtabilmesi için gerekli olan yılsonu sayım işlemi gerçekleştirilmelidir. 

Ayrıca araçların depolarına doğrudan konulan akaryakıtlar taşınır kaydına alınmamalı, doğrudan giderleştirilmelidir.

Yukarıda yer alan denetim tespitine binaen, İdare tarafından; 2020 yılında yapılan akaryakıt ihalesi kapsamında, doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt alımları için taşınır işlem fişinin düzenlenmediği ve doğrudan giderleştirme yapıldığı, konu hakkında tüm harcama birimlerinin gereken dikkat ve özeni göstermeleri noktasında uyarıldığı ve konu hakkında gereken hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, yukarıda yer verilen tespitler itibariyle, 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı olması gereken tutardan fazla görünmektedir.