İdare Taşınırlarının Etkin Bir Şekilde Takibine Yönelik Taşınır Mal Yönetmeliğinde Belirlenen Gerekliliklerin Yerine Getirilmemesi (Sayıştay)

BULGU: İdare Taşınırlarının Etkin Bir Şekilde Takibine Yönelik Taşınır Mal Yönetmeliğinde Belirlenen Gerekliliklerin Yerine Getirilmemesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

İdare tarafından taşınırların muhafazası için düzenli ve ihtiyaca cevap verebilecek nitelikte ambar/ambarlar oluşturulmadığı, taşınır mal yönetmeliğinde belirlenen gerekliliklerin tam olarak yerine getirilmediği ve bu hususlara bağlı olarak taşınırlarının etkin bir şekilde takibine yönelik sistemin oluşturulmadığı görülmüştür.

Belediyenin de içinde olduğu genel yönetim kapsamındaki idarelerin taşınır işlemleri, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44’üncü maddesindeki hükme dayanılarak yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında yürütülmektedir.

Bilindiği üzere son olarak 2024 yılı içinde, 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmış,

tarih ve 32688 sayılı Resmî Gazete’de yeni Taşınır Mal Yönetmeliği yayımlanmıştır. Yeni Yönetmelikte birtakım değişiklikler olmakla birlikte taşınırlarının etkin bir şekilde takibine yönelik sistemin oluşturulması açısından bir değişiklik olmadığından yeni Yönetmelik’in ilgili maddeleri bulgumuzda yer almıştır.

tarih ve 32688 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde;

“a) Ambar: Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yeri,

ö) Taşınır kayıt yetkilisi: Taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri,

ş) Taşınır kontrol yetkilisi: Taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu konularda harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri,”

İfade edilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasında; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu; harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği belirtilmiştir.

Mezkûr Yönetmelik’in “Muhasebe yetkililerinin taşınır hesabına ilişkin görev ve sorumlulukları” başlıklı 8’inci maddesinde;

“(1) Taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtları, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine dayanılarak çıkarılmış ilgili muhasebe düzenlemeleri ve bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde muhasebe yetkilileri tarafından yapılır.

Muhasebe yetkilileri, harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelinde gösterilen tutarların muhasebe kayıtlarıyla uygunluğunu kontrol ederek onayladıktan sonra, harcama yetkilisine göndermekle görevli ve sorumludurlar.

Muhasebe yetkililerinin bu Yönetmelikteki görevleriyle ilgili sorumlulukları, taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarının, dayanağı belgelere uygunluğu ile harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvellerini inceleyip onaylayarak harcama yetkilisine vermekle sınırlıdır.”

“Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde;

“(1) Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır.

(2) Bu çerçevede;

Önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar,

Taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmalar,

Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalar,

miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir.”

“Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” 32’nci maddesinde;

“(1) Kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.

(2) Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır.

Denilmiştir.

Yine Anılan Yönetmelik’in “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde; Taşınır mal yönetim hesabının, 5018 sayılı Kanunun kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğunun kontrol edilerek imzalanacağı; Taşınır mal yönetim hesabında önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yıl sonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği; Taşınır mal yönetim hesabının “a) Yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı. b) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli. c) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli; müze ve kütüphane olarak faaliyet gösteren harcama birimlerinde Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli. ç) Yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Varlık İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak.” oluşacağı ifade edilmiştir.

Ayrıca, Yönetmelik’in ilgili bölümlerinde taşınırların edinilmesi, kayıt işlemleri, muhafazası ve hurdaya ayırmaya kadar tüm süreçte yapılması gerekenler ayrıntılı olarak ele alınmıştır.

Yapılan incelemede,

-Belediyenin mevcut taşınırların tamamının tespitinin ve kaydının yapılmadığı,

-Taşınırların muhafazası için düzenli ve ihtiyaca cevap verebilecek nitelikte ambar/ambarlar oluşturulmadığı,

-Taşınır kayıt yetkilisi ile taşınır kontrol yetkilisi görevlendirmelerinin aynı kişide birleştiği ve herhangi bir çalışmasının olmadığı,

-Taşınırların kaydıyla ilgili işlemlerin fiilen Mali Hizmetler Müdürünün uhdesinde yürütüldüğü,

-Taşınır giriş kaydı ile birlikte çıkış kaydının eş zamanlı olarak yapıldığı, yıl sonu sayım işlemlerinin yapılmayarak taşınırların fiili ve kayıtlı durumlarına ilişkin mutabakatın sağlanmadığı ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı tespit edilmiştir.

Tespit edilen bu hususlara bağlı olarak güvenilir bir Taşınır Mal Yönetim Hesabı oluşturulamadığı ve taşınırların takibinin dijital ortamdaki sayılardan ibaret olarak sağlıksız bir şekilde takip edildiği anlaşılmıştır.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; Belediye taşınırlarının etkin bir şekilde takibine yönelik olarak mevzuatında öngörülen sistemin oluşturulması için gerekli çalışmaların yapılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, Taşınır Mal Yönetim Hesabının oluşturulması ve taşınırlarının etkin bir şekilde takibinin sağlanmasına yönelik olarak Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerinin tam olarak yerine getirilmesi gerekmektedir.