BULGU: İdarenin Taşınır Yönetiminde Eksiklikler Bulunması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB
İdarenin taşınır işlemleri yürütülürken ilgili mevzuatında belirtilen bazı işlemlerin yerine getirilmediği görülmüştür.
Bazı Taşınırlara Sicil Numarası Verilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği ifade edilmiştir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; envanterde yer alan bazı dayanıklı taşınırlara Yönetmelik’te belirtilen şekilde sicil numarası verilmediği görülmüştür.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden idare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş; dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmesi ve taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde yapıştırılması işlemlerine başlanıldığı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; dayanıklı taşınırlar defterinde kayıtlı olan ve harcama birimi taşınır yönetim hesabında yer alan bütün dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilerek, taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
Bazı Birimlerde Dayanıklı Taşınırlar Listesinin Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinin 5’inci fıkrasının (ç) bendinde; taşınır kod listesinde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj, servis, bahçe gibi ortak kullanım alanlarına tahsis edilenler için dayanıklı taşınırlar listesi düzenleneceği, bunlar için taşınır teslim belgesi düzenlenmeyeceği, dayanıklı taşınırlar listesinin, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı belirtilmiştir.
Anılan Yönetmelik’in 23’üncü maddesinin 6’ncı fıkrasında ise taşınırların; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına dayanıklı taşınırlar listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verileceği ifade edilmektedir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen Dayanıklı Taşınırlar Listesinin oluşturulmadığı görülmüştür.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden idare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş; dayanıklı taşınırlar listesinin hazırlanmasına ilişkin gerekli çalışmanın başlatıldığı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, İdare taşınırlarının bulunduğu mahallin ve hangi taşınırdan hangi birimin sorumlu olduğunun tespitinin sağlanması için dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmesi gerekmektedir.
Taşınır Sayımlarının Düzenli Yapılmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 32’nci maddesinde; kamu idarelerine ait taşınırların sayımının, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda, harcama yetkilisi veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında, taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılacağı ifade edilmiştir.
Yönetmelik’in aynı maddesinde ayrıca; taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi hâlinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve varlık işlem fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi hâlinde ise varlık işlem fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı, düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneğinin, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderileceği, kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından taşınır sayım ve döküm cetveli düzenleneceği belirtilmiştir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere; dönem sonlarında ambarda ve ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların sayımının, mevzuatta belirtildiği şekliyle yapılması ve taşınır sayım ve döküm cetvelinin hazırlanması gerekmektedir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; taşınır sayımlarının düzenli olarak gerçekleştirilmediği; kırılan, bozulan, kaybolan veya kullanım ömrünü tamamlayan taşınırların tespitinin yapılmadığı görülmüştür.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden idare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş; taşınır sayımlarının düzenli olarak yapılamamasının İdarenin personel eksikliğinden kaynaklandığı, takip eden süreçte gerekli çalışmanın başlatılmış olduğu ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; İdarenin taşınır yönetiminin etkin ve sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi, kırılan, bozulan, kaybolan veya ekonomik ömrünü tamamlayan taşınırların zamanında ve doğru şekilde tespit edilebilmesi, envanter kayıtları ve muhasebe kayıtları arasında tam uyumun sağlanabilmesi açısından dönem sonu sayımlarının düzenli olarak gerçekleştirilmesi büyük önem arz etmektedir. Bu kapsamda, söz konusu süreçlerin aksamadan yürütülebilmesi için personel istihdamının sağlanması da dahil olmak üzere ihtiyaç duyulan tedbirlerin alınması gerektiği değerlendirilmektedir.
Dayanıklı Taşınırların Kullanıma Verilmesinde Taşınır Teslim Belgesi Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 23’üncü maddesinde; tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırların Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği, talep edilen dayanıklı taşınırların ilgisine uygun taşınır teslim belgesi düzenlenerek kullanıma verileceği hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in 10’uncu maddesinde; demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde taşınır teslim belgesi düzenleneceği ifade edilmiştir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar, tablet bilgisayar ve diğer elektronik alet niteliğindeki demirbaşların ilgili personelin kullanımına verilirken taşınır teslim belgesi düzenlenmediği, personelin kullanımında olan bazı demirbaşların İdare kayıtlarına göre ambarda göründüğü tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden idare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş; dayanıklı taşınırların ilgili personelin kullanımına verilmesinde “Taşınır Teslim Belgesi” düzenlenmesi ve ambar kayıtlarının fiili duruma uygun olarak güncellenmesi işlemlerine başlanıldığı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların tespiti ve sorumlularının belirlenmesini sağlamak amacıyla; dayanıklı taşınırların ilgili personelin kullanımına verilmesinde “Taşınır Teslim Belgesi” düzenlenmesi ve ambar kayıtlarının fiili duruma uygun olarak güncellenmesi gerekmektedir.