|
ÖZET: İdarenin taşınır yönetimi, 2024 yılı Sayıştay denetim raporlarına göre mevzuata uygun bir şekilde yürütülmemektedir. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde, harcama yetkilileri taşınırların edinimi, kullanımı ve kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulmasından sorumludur. Ancak, Iğdır Belediyesi’nin taşınır işlemleri incelendiğinde, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin belirlenmesinde eksiklikler olduğu, taşınırların kaydedilmesi ve kontrol edilmesi süreçlerinin sistematik bir şekilde yürütülmediği tespit edilmiştir.
Ayrıca, bazı dayanıklı taşınırların sicil numaralarının eksik olduğu ve dayanıklı taşınırlar listelerinin düzenlenmediği görülmüştür. Ortak kullanım alanlarına tahsis edilen taşınırların yönetimi için gerekli sorumluların atanmadığı da raporda yer almaktadır. Taşınır sayımlarının düzenli yapılmaması, idarenin taşınır mal yönetiminde zafiyetlere yol açmakta ve dönem sonu mali tablolarında tutarsızlıklara neden olmaktadır. Sonuç olarak, taşınırların etkili ve verimli bir şekilde yönetilmesi için mevzuat gerekliliklerine uygun olarak taşınır sayımlarının düzenli aralıklarla gerçekleştirilmesi ve sorumlulukların net bir şekilde belirlenmesi gerekmektedir. Bu durum, taşınırların kayıtlı durumu ile fiili durumunun uyumlu hale getirilmesi açısından büyük önem taşımaktadır. |
BULGU: İdarenin Taşınır Yönetiminin Mevzuata Uygun Şekilde Yürütülmemesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi
Taşınır işlemleri ile ilgili olarak mevzuatında belirtilen bazı yükümlülüklerin İdare tarafından yerine getirilmediği görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin 1’inci fıkrasında; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu ve taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği belirtilmiştir.
Aynı maddenin 5’inci fıkrasında; taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya gerekli özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanacağı ifade edilmiştir.
Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları belirtilmiş olup taşınırların ambar veya sahada muhafazası, kontrolü ve harcama yetkilisine hesap verme gibi başlıca görev ve sorumluluklar sayılmıştır.
Bu çerçevede, Iğdır Belediyesi taşınır mal yönetimi ve kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
Taşınır Kayıt Yetkilileri ve Taşınır Kontrol Yetkililerinin Belirlenmesinde Eksikliklerin Bulunması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirileceği, kamu idarelerince ihtiyaç duyulması hâlinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından da yürütülebileceği ifade edilmiştir.
Taşınır kontrol yetkililerinin, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu ve gerektiğinde yapılan diğer kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirileceği belirtilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Taşınır konsolide görevlileri” başlıklı 7’nci maddesinde kamu idaresinin taşınır hesaplarını birleştirmek ve üst yönetici adına İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelini hazırlamak üzere merkezde mali hizmetler birimi yöneticisine bağlı konsolide görevlisi belirleneceği belirtilmiştir.
Belediyede yapılan incelemede söz konusu görevlere ilişkin olarak görevlendirme yazıları talep edilmiş olup tarafımıza sadece taşınır kayıt yetkilisi olarak bir personelin atandığını gösterir 2023 tarihli yazı sunulmuş olup, ilgili yazıda kayıt yetkilisi olarak atanan kişinin hangi harcama birimlerinin taşınırlarından sorumlu olduğu konusunda net bir açıklamanın yer almadığı görülmüştür. Taşınır kontrol yetkilisi ve taşınır konsolide görevlileri belirleme konusunda ise tarafımıza herhangi bir evrak sunulamamıştır. Belediyenin taşınır yönetimi bir bütün olarak ele alındığında taşınırların kaydedilmesi, kontrol edilmesi, konsolide edilmesi konusunda sistematik işleyen bir sürecinin olmadığı tespit edilmiştir.
Sonuç olarak Yönetmelik’te belirtilen görevlere ilişkin uygun kişilerin görevlendirmesinin yapılması, sorumluluklarının net bir şekilde belirlenmesi suretiyle taşınırların yönetimi konusunda hesap verebilir bir sistemin kurulmasının sağlanması gerekmektedir.
Bazı Dayanıklı Taşınırlar Üzerinde Taşınır Sicil Numaralarının Yer Almaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği ifade edilmiştir.
Aynı maddenin devamında; sicil numarasının üç grup rakamdan oluşacağı, birinci grup rakamın, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakamın, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakamın ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşacağı belirtilmiştir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; eski Belediye binasından kalma bazı dayanıklı taşınırlarda sicil numaralarının yer aldığı ancak özellikle yeni hizmet binasına geçildiğinde alınan dayanıklı taşınırların üzerinde sicil numaralarının yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle kalıcı olacak şekilde yer almadığı tespit edilmiştir.
Sonuç olarak; dayanıklı taşınırlar defterinde kayıtlı olan ve harcama birimi taşınır yönetim hesabında yer alan bütün dayanıklı taşınırların sicil numaralarının, taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
Bazı Birimlerde Dayanıklı Taşınırlar Listesinin Düzenlenmemesi ve Ortak Kullanım Alanı Sorumlusunun Görevlendirilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinin 5’inci fıkrasının (ç) bendinde; “Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8): Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Liste, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır.” denilmektedir.
Söz konusu Yönetmelik’in 23’üncü maddesinin 5’inci fıkrasında ise taşınırların; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verileceği ifade edilmektedir.
Öte yandan aynı Yönetmelik’in 32’nci maddesinin 5’inci fıkrasında; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılacağı belirtilmektedir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; idarenin ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen Dayanıklı Taşınırlar Listesinin oluşturulmadığı ve ortak kullanım alanı sorumlusunun görevlendirilmediği görülmüştür.
Sonuç olarak; İdare taşınırlarının bulunduğu mahallin ve hangi taşınırdan hangi birimin sorumlu olduğunun kolayca tespitinin sağlanması, taşınır sayım işlemlerinin mevzuata uygun olarak sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenmesi ve ortak kullanım alanı sorumlularının belirlenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
Taşınır Sayımlarının Düzenli Yapılmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde;
“(1) Kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.
(2) Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır.(…)
Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi hâlinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Varlık İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi hâlinde ise Varlık İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.
Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir.
Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturur.”
hükümleri yer almaktadır.
Aynı Yönetmelik’in “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde taşınır mal yönetim hesabının, 5018 sayılı Kanunun kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanacağı, taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yıl sonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği ifade edilmiştir.
Diğer yandan, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Dönem sonu işlemleri” başlıklı 480’inci maddesinin üçüncü fıkrasında; her faaliyet döneminin sonunda, muhasebe yetkililerinin dönem sonu işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin mizanı çıkaracakları, hazırlanan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesapların yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas teşkil edeceği ifade edilmektedir.
Yukarıda yer alan hükümler uyarınca; yıl içerisinde harcama yetkilisinin gerek duyması halinde taşınırların sayımı yapılabilmekte ve her halükârda dönem sonlarında ambarda ve ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların sayımının yapılması gerekmekte, yıl sonu sayım çalışmaları kapsamında fiilen ambarda ve ortak kullanım alanlarında olan taşınırların sayımı ve dökümü yapılarak taşınırların fiili miktarının tespit edilmesi gerekmektedir. Bunların defter değeri ile karşılaştırılıp, defter değeri ile fiili değer arasında fark olması halinde bunun nedeni araştırıldıktan sonra tespit edilen duruma bağlı olarak düzenlenen giriş veya çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilerek, kayıtlı durum fiili duruma uygun hale getirilmelidir. Tüm bunlara dayanılarak İdarenin dönem sonu temel mali tablolarının hazırlanmasına esas teşkil eden kesin mizan cetveli çıkartılacaktır.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi sonucunda; İdarenin önceki yıllarda edindiği çok sayıda dayanıklı taşınırın değerinin bilinmediği ve bunlara ilişkin olarak herhangi bir envanter çalışmasının yapılmadığı, taşınır sayımlarının düzenli yapılmadığı, bu durumun taşınır mal yönetiminde zafiyetler oluşturabileceği, özellikle dönem sonu sayımlarının yapılmamasından dolayı idarenin dönem sonu temel mali tablolarında yer alan 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 253-Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ve 255- Demirbaşlar Hesabında kayıtlı tutarların gerçeğe uygun bilgi sunamayacağı değerlendirilmiştir. Nitekim, yapılan incelemede Belediye’nin “Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli”nde yer alan tutarlar ile muhasebe kayıtlarında yer alan tutarların birbirleri ile uyumsuz olduğu görülmüştür.
Aşağıdaki tabloda “Taşınırı Mal Yönetim Hesabı Cetveli”nde yer alan yüksek tutarlı kayıtlar ile “2024 yılı Birleştirilmiş Veriler Defteri”nde yer alan veriler örnek olması açısından karşılaştırılmıştır;
Tablo 15: Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli ve Muhasebe Kayıtlarını Gösterir İcmal
| Hesap Kodu | Taşınır İcmal Cetvelindeki Tutar (TL) | 2024 Yılı Muhasebe Kayıtları (TL) |
| 254.01.05 | 17.341.839,60 | 20.641.114,04 |
| 254.01.02 | 16.860.963,30 | 28.709.147,43 |
| 254.01.03 | 10.246.660,93 | 35.013.343,65 |
| 255.03.01 | 7.120.299,18 | 17.490.342,93 |
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; tahakkuk kaydının yapılmasına dikkat edileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; İdare taşınırlarının etkili, ekonomik, verimli şekilde kullanılması; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların tespitinin sağlanması, taşınırların kayıtlı durumu ile fiili durumunun uyumlu hale getirilebilmesi için taşınır sayımlarının mevzuatında öngörüldüğü şekilde ve düzenli aralıklarla yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.