İdareye Ait Akaryakıt İstasyonunda Otomasyon Sisteminin Bulunmaması (Sayıştay)

BULGU: İdareye Ait Akaryakıt İstasyonunda Otomasyon Sisteminin Bulunmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

İdarenin, tasarrufundaki araçlara yakıt vermek için kullandığı akaryakıt istasyonunda merkezi otomasyon sisteminin bulunmadığı görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu belirtilmiştir.
Aynı Kanun’un “İç kontrol” başlıklı 55’inci maddesi uyarınca ise iç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler şeklinde tanımlanmış olup, iç kontrol sistemi ile mali iş ve işlemlerin kontrol sürecinden geçirilip riskin en aza indirilmesi amaçlanmaktadır.
Yapılan inceleme neticesinde, İdarenin tasarrufundaki araçların akaryakıt ihtiyacının şantiyesinde bulunan akaryakıt tankından temin edildiği, bu istasyonda araçlara verilen akaryakıtların takibine ilişkin herhangi bir otomasyon sisteminin bu zamana kadar kurulmadığı, akaryakıt takibinin personel marifetiyle tutulan kayıtlar ile yerine getirildiği görülmüştür. Söz konusu eksikliğin giderilmesi için gerekli çalışmalara başlanılmış olsa da henüz tamamlanmamıştır. Akaryakıt temin ve kullanım işleminin profesyonel bir sistem tarafından takip edilmemesi, İdare açısından iç kontrol zafiyeti oluşturmakta, hata yapma riskini artırmakta, kaynak ve zaman kaybına yol açmaktadır.
Ayrıca otomasyon sistemi olmadığı için bazı alanlara ilişkin anlık veriler (akaryakıt tankının anlık yakıt durumu vs.) temin edilememekte ve bu verilere ilişkin ihtiyaca uygun raporlama yapılamamaktadır.
Kamu İdaresi cevabında, Belediye akaryakıt istasyonunda akaryakıtın verildiği tarih ve saat, verilen akaryakıtın tipi yakıtın litresi yakıt verilen aracın plakası aracın fiili kullanımlarına ilişkin bilgiler gibi verileri içeren ve ihtiyaca uygun rapor sunacak bir otomasyon sisteminin kurulması için çalışmalara başlanıldığı belirtilmiş ancak henüz kurulmamıştır.
Sonuç olarak akaryakıt istasyonunda; satışın yapıldığı tarih ve saat, verilen yakıt tipi, yakıtın litresi, yakıt verilen aracın plakası, aracın fiili kullanımlarına ilişkin bilgiler vs. gibi verileri içerecek ve ihtiyaca uygun rapor sunacak bir otomasyon sisteminin kurulması gerekmektedir. Böylece hata yapma riski en aza indirilecek, görevli personelin iş yükü azaltılacak ve iç kontrol zafiyetlerinin önüne geçilecektir.
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU