BULGU: İdareye Ait Hurda Ambarı Bulunmaması ve Hurdaya Ayrılan Taşınırların İlgili Muhasebe Hesaplarında İzlenmemesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi
Hurdaya ayrılan taşınırların depolanması ve korunması amacıyla kullanılmak üzere İdareye ait bir hurda ambarının bulunmadığı ve hurdaya dönüştürülen taşınırlarının kayıtlı değerlerinin ve amortisman tutarlarının, ilgili varlık ve amortisman hesaplarından çıkarılarak, hurda varlıklara ve bunların amortisman tutarlarına ilişkin hesaplara aktarılmadan satıldığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde hurda malların, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan ya da tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçalar olduğu ifade edilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Kayıt Zamanı, Kayıt Değeri ve Değer Tespit Komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde; taşınırların çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde kayıtlardan çıkış işlemine tabi tutulacağı ifade edilmiş olup aynı Yönetmelik’in “Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde hurdaya ayırma işleminin nasıl yürütüleceği açıklanmıştır. İlgili maddede ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırların, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği, komisyonda hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenleneceği hüküm altına alınmıştır.
Söz konusu hurda taşınırların muhasebeleştirilmesine ilişkin olarak, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 294-Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının işleyişini açıklayan 225’inci maddesinde; çeşitli nedenlerle kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların ilgili hesaplardan çıkarılarak kayıtlı değerleri üzerinden bu hesaba borç ve söz konusu varlıkların ayrılmış olan amortisman tutarı da 299-Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak kaydedileceği belirtilmiştir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerine göre; ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiğine karar verilen taşınırların hurdaya ayırma işlemlerinin yapılması ve akabinde 294 No.lu Hesap’ta izlenmeye devam edilmesi gerekmektedir. Ayrıca söz konusu hurdaya ilişkin amortisman tutarları da 299 No.lu Hesap’ta takip edilmeli, hurdaya ayırma ve satış için ilgili birime teslim işlemlerinde de yine aynı hesaba gerekli kayıtlar yapılmalıdır.
Yapılan incelemede, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiğine karar verilen taşınırla, hurdaya ayırma işlemi yapıldıktan sonra ilgili muhasebe hesaplarına aktarılmadan doğrudan ilgili varlık hesabından çıkış kaydı yapılarak satışının gerçekleştirildiği görülmüştür.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; İdareye ait hurda ambarı bulunduğu, hurdaya ayrılan veya ekonomik ömrünü tamamlayan araçların satıldığında muhasebe hesaplarında demirbaş kayıtlarından düşülerek amortisman hesaplarına aktarılıp gerekli işlemin yapıldığı ifade edilmiştir. İdare tarafından her ne kadar hurda ambarı bulunduğu ifade edilmişse de yerinde denetim sürecinde gerek ilgili personelden alınan bilgiler gerekse yapılan incelemelerde hurda ambarı olmadığı tespit edilmiştir. Nitekim raporlama sürecinde ilgililerle tekrar iletişime geçilerek hurda ambarının olmadığı, cevabın sehven yazıldığı anlaşılmıştır. Ayrıca hurda yönetim sürecinin tek bir araç satışının demirbaş kayıtlarından düşülmesinden ibaret olmadığı açıktır. Bulguda da ifade edildiği üzere ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiğine karar verilen taşınırların hurdaya ayırma işlemlerinin yapılması ve akabinde 294 No.lu Hesap’ta izlenmeye devam edilmesi gerekmektedir. Ancak İdare tarafından hurda yönetim sürecinin tam olarak işletilmediği, hurda ambarının kurulmadığı, 294-Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının da kullanılmadığı tespit edilmiştir.
Sonuç olarak, İdarenin ekonomik ömrünü tamamlayan ve kullanım amacını yitiren taşınır mallarının takibi ve korunması ile satışından elde edilen gelirlerin takibi amacıyla etkin bir hurda yönetim sisteminin oluşturulması ve mevzuat hükümleri gereğince bu kapsamdaki taşınırların ilgili muhasebe hesaplarında izlenmesi gerekmektedir.