İhale dokümanında yemek menüsünün malzeme ve gramaj eksiklikleri aşırı düşük teklif değerlendirmesini nasıl etkiler (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında yemeklerin taşınması işinin kaç araç ile yapılacağı ile bu araçların tüketeceği yakıt miktarının belirtilmediği ve yakıt giderinin tevsikine yönelik olarak ilgili meslek mensubu ile firma tarafından kaşelenmiş proforma faturanın sunulmadığı, ihale konusu iş ile ilgili olarak anılan isteklinin yemekhanesinde tüketeceği elektrik, su ve doğalgaz giderlerinin, ihale konusu iş kapsamında çalıştırılacak olan personele verilecek maaş ile söz konusu personelin giyim giderinin maliyet cetveline yansıtılmadığı ve mevzuata uygun tevsik edilmediği gibi söz konusu personelin periyodik olarak sağlık bakımlarının yapılıp yapılmadığını gösteren bir proforma faturanın veya hastaneden alınmış bir belgenin olmadığı ve bahsi geçen giderin maliyet cetveline yansıtılmadığı, kullanılacak olan temizlik malzemelerinin, kuru gıda maddeleri ile sebze ve meyveler ile diğer yan ürünlerin miktarları ile fiyatlarını belirten ve ilgili meslek mensubu ile firma tarafından kaşelenmiş proforma faturaların sunulmadığı, anılan isteklinin demirbaşının olup olmadığını gösteren proforma faturaların olup olmadığı veya söz konusu demirbaşlara ilişkin ne kadar amortisman giderinin düşüldüğünün maliyet cetveline yansıtılmadığı, ihale konusu iş ile ilgili sözleşme karar pulu giderinin ve KİK payı giderinin ne kadar olduğu belirtilmeyerek bu giderin maliyete eklenmediği, bahsi geçen istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan bütün proforma faturalarda sadece ilgili firma kaşesi ile meslek mensubunun kendi kaşesinin olduğu ancak TÜRMOB kaşesinin yer almadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuruya konu ihaleye ilişkin İdari Şartname’nin 2.1.(a) maddesinde ihale konusu işin adının “2013-2014 Eğitim Öğretim Yılı Ortaöğretim (Lise) Taşımalı Eğitim Kapsamında Taşınacak Olan Öğrencilere Öğlen Yemeği Verilmesi İşi” olarak belirlendiği ve söz konusu ihaleye ait Sözleşme Tasarısı’nın “İşin süresi” başlıklı 9’uncu maddesinde işi süresinin işe başlama tarihinden 180 gün olarak belirlendiği görülmüştür.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde başvuruya konu ihaleye 3 teklif verildiği, teklifi idarece aşırı düşük olarak belirlenen Birtat Hayv. Gıda Ürün. Lok Hiz. İnş. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Fer-ah Yem. Tem. Nak. İnş. Taah. Turz. Yaz. Serv. Hiz. ve Tic. Ltd. Şti.ne gönderilen yazılar ile aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, Fer-ah Yem. Tem. Nak. İnş. Taah. Turz. Yaz. Serv. Hiz. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından aşırı düşük teklif açıklaması sunulmadığından anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, sunduğu açıklama uygun görülen Birtat Hayv. Gıda Ürün. Lok Hiz. İnş. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37’nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında teklif fiyata dâhil olacak giderler” başlıklı 78’inci maddesinde “78.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları; ağırlıklı olarak personel çalıştırılmasına dayanan, çalıştırılacak personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatlerinin tamamının idare için kullanıldığı hizmetlerdir.

…78.3. Malzeme dahil yemek hazırlama hizmeti veya malzeme dahil yemek hazırlama ve dağıtım hizmeti ya da makine ve ekipman ile araçlar ve/veya akaryakıtın yüklenici tarafından sağlanacağı çöp toplama ve nakline ilişkin hizmetler ile personel taşıma gibi hizmetler personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı olarak değerlendirilmeyecektir…” açıklaması yer almaktadır.

Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde uyulacak esaslar, anılan Tebliğ’in 79’uncu maddesinde açıklanmış ve bahsi geçen Tebliğin 79.4’üncü maddesinde “İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” açıklamasına yer verilmiştir.

Başvuruya konu ihalede idare tarafından teklifi aşırı düşük olduğu belirlenen isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama talep yazısı incelendiğinde, söz konusu yazıda 4734 sayılı Kanun’un yukarıda yer verilen 38’inci maddesinin ilk fıkrasında yer alan hükme aykırı olarak teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlere yönelik bir belirlemenin yapılmadığı, ayrıca bahsi geçen yazı veya ekinde aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında kullanılacak örnek bir menüye yer verilmediği, ancak ihale konusu işe ilişkin Teknik Şartname’nin 15’inci maddesinde,

Şeklinde iki haftalık yemek menüsüne yer verildiği tespit edilmiştir.

Diğer yandan anılan Şartname’nin “Yemeklerde kullanılacak gramajlar” başlıklı 16’ncı maddesinde “kuru fasulye, bezelye, sulu köfte, taze fasulye, sebzeli köfte, etli nohut, tavuk bezelye, tavuk haşlama, etli türlü, Bayburt tava ve kemalpaşa tatlısı” yemeklerinde kullanılacak malzemelere ve bunlara ilişkin gramajlara yer verildiği, bahsi geçen Şartname’nin 17’nci maddesinde ise her öğrenciye çeyrek ekmekten az olmamak kaydıyla yeterli ekmeğin verileceğinin düzenlendiği görülmüştür.

Teknik Şartname’nin yukarıda aktarılan 15’inci maddesinde yemek menüsü adı altında oluşturulan iki haftalık yemek listesine yer verildiği, ancak söz konusu yemek listesinin aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında isteklilerce yapılacak açıklama kapsamında kullanılacak olan örnek menü niteliğinde olmadığı, örneğin söz konusu yemek listesinde “çorba” olarak belirlenen yemek çeşidine ilişkin ayrıntılı bir belirleme yapılmadığı, bu durumun söz konusu yemek çeşidine ilişkin maliyetlerin açıklanmasında belirsizliğe sebebiyet vereceği, ayrıca söz konusu yemek listesinden belirli yemeklerin seçilerek örnek bir menü oluşturulabileceği ve bu menüye göre aşırı düşük teklif açıklaması istenilebileceği düşünülse de, anılan Şartname’nin “Yemeklerde kullanılacak gramajlar” başlıklı 16’ncı maddesinde bahsi geçen yemek listesinde yer alan yemek çeşitlerinden sadece “kuru fasulye, tavuk haşlama, Bayburt tava, nohut ve etli bezelye” yemeklerine ilişkin olarak kullanılacak malzemelere ve bu malzemelerin gramajlarına yer verildiği, anılan listede yer alan “pirinç pilavı, kıymalı patates, m.türlü, makarna, patates böreği, bulgur pilavı, köfte, tulumba tatlısı” yemeklerinde kullanılacak olan malzemelere ve bu malzemelerin gramajlarına yer verilmediği ve “ayran, çikolata, meyve suyu, meyve” gibi yiyecek/içeceklerin hangi miktarlarda verileceğinin belirlenmediği göz önüne alındığında gramaj listesinde yer alan sadece “kuru fasulye, bezelye, sulu köfte, taze fasulye, sebzeli köfte, etli nohut, tavuk bezelye, tavuk haşlama, etli türlü, Bayburt tava ve kemalpaşa tatlısı” yemekleri ile bir günlük yemek menüsü oluşturulması ve bu çerçevede isteklilerden sağlıklı bir aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi imkânının bulunmadığı görüldüğünden ve Teknik Şartname düzenlemelerindeki söz konusu eksikliklerin başvuruya konu ihaleye ilişkin aşırı düşük teklif açıklamasının sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine engel teşkil edeceği anlaşıldığından başvuruya konu ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.