İhale İle Alınması Gereken Akaryakıt ve Yağların Doğrudan Temin ile Alınması ve Ödeme Emri Belgelerine Kanıtlayıcı Belgeler Eklenmeden Ödemede Bulunulması (Sayıştay)

BULGU: İhale İle Alınması Gereken Akaryakıt ve Yağların Doğrudan Temin ile Alınması ve Ödeme Emri Belgelerine Kanıtlayıcı Belgeler Eklenmeden Ödemede Bulunulması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

Yapılan incelemede;

a) İdarenin ihale ile karşılaması gereken akaryakıt ve yağ ihtiyacını kısımlara bölerek doğrudan temin ile karşıladığı; doğrudan temin ile alımlarda piyasada fiyat araştırması yapılmadan ve herhangi bir indirim uygulanmadan alım tarihinde geçerli olan pompa fiyatları üzerinden ödemede bulunulduğu görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” kenar başlıklı 5’inci maddesinin üçüncü fıkrasında, “Eşik değerlerin altında kalmak amacıyla mal veya hizmet alımları ile yapım işleri kısımlara bölünemez.” kuralına yer verilmiş; dördüncü fıkrasında ihalelerde açık ihale usulü ile belli istekliler arasında ihale usulünün temel ihale usulleri olduğu belirtilmiş; 21’inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde, açık ihale usulüyle veya belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelere istekli çıkmaması durumunda ihtiyacın pazarlık usulüyle karşılanabileceğine yer verilmiş; 22’nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinde, büyükşehir belediyesi sınırları içindeki idarelere ve diğer idarelere göre belirlenen parasal sınırları aşmayan ihtiyaçların, ilan yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın, ihale komisyonu kurulması ve yeterlik kuralları aranmaksızın ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak temin edilebileceği hüküm altına alınmış; 62’nci maddesinin birinci fıkrasının (ı) bendinde ise 4734 sayılı Kanunun 21 ve 22’nci maddelerindeki parasal limitler dahilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamının, idarelerin bütçelerine bu amaçla konulacak ödeneklerin %10’unu Kamu İhale Kurulunun uygun görüşü olmadıkça aşamayacağı kuralına yer verilmiştir.

Öte yandan, Kamu İhale Kurumunun 24.01.2024 tarihli ve 32439 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 2024/1 nolu Kamu İhale Tebliği’nin 3’üncü maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinde, 4734 sayılı Kanunun 22’nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle karşılanacak ihtiyaçların sınırı, büyükşehir belediye sınırları içinde olan idareler için 622.756,00TL, diğer idareler için 207.453,00 TL olarak belirlenmiştir.

Bu kurallara göre İdare, ihale ile karşılaması gereken akaryakıt ve yağ alımı ihtiyaçlarını, kısımlara bölmemek ve 2024 yılı Bütçesine konulan mal alımları ödeneğinin %10’unu aşmamak şartıyla 207.453,00 TL’ye kadar, ilan yapmaksızın, teminat almaksızın, ihale komisyonu kurmaksızın ve yeterlik şartı aramaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişilerce piyasada fiyat araştırması yapılarak doğrudan temin edebilecektir.

Buna karşın İdare, akaryakıt ve yağ alımlarını kısımlara bölüp her ay dört veya beş farklı zamanda ve %10 sınırını aşarak almanın yanında, hiçbir fiyat araştırması yapmaksızın ve pompa satış fiyatları üzerinden hiçbir indirim uygulatmaksızın alım tarihinde geçerli olan pompa satış fiyatları üzerinden almış bulunmaktadır.

İdarenin akaryakıt ve yağ ihtiyacını, 4734 sayılı Kanunun 19’uncu maddesi uyarınca açık ihale usulüyle, ihaleye istekli çıkmaması durumunda 21/a maddesine göre pazarlık usulüyle, pazarlık usulü ile de karşılayamaması durumunda 22/d maddesine göre doğrudan temin ile piyasada fiyat araştırması yaparak en uygun fiyat üzerinden, temin etmesi gerektiği değerlendirilmektedir.

b) İdarenin 2024 yılında yaptığı akaryakıt ve yağ alımları için 767.750,74 TL, üretime yönelik mal ve malzeme alımları için 242.737,65 TL, tüketime yönelik mal ve malzeme alımları için 975.766,91 TL, menkul mal bakım ve onarım giderleri için 489.076,60 TL, gayrimenkul mal bakım ve onarım giderleri için 196.888,16 TL harcamalara ilişkin ödeme emri belgelerine, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile Taşınır Mal Yönetmeliğinde öngörülen belgeleri eklemeden ve hatta elektrik enerjisi tüketim bedellerinin ödenmesinde faturaları dahi eklemeden ödemede bulunduğu görülmüştür.

Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği (RG: 15.08.2007/26614)’nin 38’inci maddesinin birinci fıkrasında, her türlü tüketim mal ve malzemeleri ile demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde, (a) taahhüt dosyası, (b) fatura, (c) muayene ve kabul komisyonu tutanağı ve (ç) taşınır işlem fişinin; 49’uncu maddesinde ise 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22’nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödenmesinde; (a) onay belgesi, (b) piyasa fiyat araştırması tutanağı veya ihale komisyonu kararı, (c) düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme, (ç) fatura, (d) muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, (e) mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişinin; ödeme belgesine ekleneceği hüküm altına alınmıştır.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin (RG: 19.12.2002/24968) 5’inci maddesinde, satın alınan mal yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemlerinin yapılmayacağı; 6’ncı maddesinde, yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulacağı; 7’nci maddesinde, komisyonun yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceleyeceği ve komisyon üyelerinin her muayene de hazır bulunup, kısa sürede bozulabilen maddelerin muayenesine öncelik verecekleri; 13’üncü maddesinde muayenede ihale dokümanında yazılı şartların aranacağı ve malın önce bütünü incelenerek gerek görülür ise yeter sayıda mühürlü durumda numunesinin alınacağı; 15’inci maddesinde, muayenede önce fiziksel niteliklerin kontrol edileceği, sonuç olumlu ise laboratuvar muayenelerine geçileceği; 20’nci maddesinde, muayene raporlarına, ihale dokümanında yazılı nitelikler ile muayenede bulunan niteliklerin ayrı ayrı yazılıp karşılaştırılacağı ve sonucun “niteliklerine uygundur” veya “niteliklerine uygun değildir” şeklinde kesin olarak belirtilerek komisyon üyeleri tarafından imzalanacağı; 21’inci maddesinde ise komisyonun eksiksiz toplanıp, kararlarını çoğunlukla alacağı, kararda çekimser kalınamayacağı ve karara karşı olanların karşı olma gerekçelerini kararın altına yazıp imzalayacakları kurallarına yer verilmiştir.

2006/11545 sayılı BKK ile yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği (RG: 18.01.2006/26407)’nin 11’inci maddesinin birinci fıkrasında, taşınırların edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağış yapıldığı veya hibe edildiğinde, hurdaya ayırma, yıpranma, kırılma, bozulma nedeniyle kullanılamaz hale geldiğinde veya kaybolma, çalınma ya da canlı demirbaşın ölümü hallerinde çıkış kaydedileceği; ikinci fıkrasında, giriş ve çıkış kayıtlarının Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılacağı; 12’nci maddesinin birinci fıkrasında, satın alma suretiyle edinilen taşınırların maliyet bedeliyle kayıtlara alınacağı; ikinci fıkrasında, satın alınan taşınırların mevzuatı gereğince muayene ve kabul işlemi yapılarak teslim alındıktan sonra Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla ayrı ayrı üç nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenleneceği ve Fişin birinci nüshasının ödeme belgesinin Sayıştaya gönderilecek nüshasına, ikinci nüshasının ödeme belgesinin dairesinde kalan nüshasına bağlanacağı, üçüncü nüshasının ise sıralı olarak dosyalanacağı; 20’nci maddesinin birinci fıkrasında, tüketim malzemelerinin, istenilen malzemenin cinsini, miktarını, kaydedildiği III üncü ve sonraki düzey detay kodunu gösteren ve ihtiyaç sahibi birim yetkilisinin onayını taşıyan 7 örnek numaralı Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılmayacağı; ikinci fıkrasında, tüketim malzemelerinin çıkış kayıtlarının, ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak “ilk giren-ilk çıkar” esasına göre ve giriş bedelleri üzerinden yapılacağı; 27’nci maddesinin birinci fıkrasında, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan; satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderileceği; ikinci fıkrasında, muhasebe kayıtlarında 150-İlk madde ve malzemeler hesabında izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunun yerine, Bakanlıkça belirlenecek dönemler itibarıyla kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği; 23’üncü maddesinin birinci fıkrasında, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırların Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği ve talep edilen dayanıklı taşınırların 6/A örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenerek kullanıma verileceği; dördüncü fıkrasında, Zimmet Fişine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtların yapılacağı ve Fişin birinci nüshasının dosyasında saklanıp, ikinci nüshasının zimmetle taşınır teslim edilen görevlilere verileceği; beşinci fıkrasında oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği ve taşınırların ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edileceği; 36’ncı maddesinin birinci fıkrasında ise giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği belirtilmiştir. Aynı hükümler, 2006/11545 sayılı BKK ile yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’ni yürürlükten kaldıran 9.10.2024 tarihli ve 9014 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği (RG: 10.10.2024/32688)’nde de yer almıştır.

Bu düzenlemelere göre, İdarenin satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edindiği ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek mallar ile demirbaş veya dayanıklı taşınırları için ihale ile alınacak ise ihale işlem dosyası, doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan Onay belgesi düzenlenmesi; Onay belgesine dayalı olarak doğrudan temin yöntemiyle alımlarda piyasada fiyat araştırması yapılıp alımın Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağına bağlanması; mal alındıktan sonra Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik hükümlerine göre muayenesinin yapılıp bir kararla muayene ve kabul komisyonu tutanağına bağlanması; bu tutanağa dayalı olarak teslim alındıktan sonra Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla ayrı ayrı üç nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi, Fişin birinci nüshasının ödeme belgesinin Sayıştaya gönderilecek nüshasına, ikinci nüshasının ödeme belgesinin dairesinde kalan nüshasına bağlanması ve üçüncü nüshasının ise sıralı olarak dosyalanması; giriş kaydı yapılan demirbaşlara/dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi; demirbaşların/dayanıklı taşınırların birimlerce Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilmesi ve talep edilen dayanıklı taşınırların 6/A örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenerek kullanıma verilip, Zimmet Fişine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtların yapılması; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmesi ve taşınırların ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilmesi; Onay belgesi, Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı, Fatura, Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi ekli olarak tahakkuk ettirilen ödeme emri belgesinin muhasebe birimine gönderilmesi ve muhasebe birimince muhasebe kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

İdarenin cevabında, ihale ile alınması gereken akaryakıt ve yağların ihale ile alınmasının ve ödeme emri belgelerine kanıtlayıcı belgeler eklenerek ödemede bulunulmasının sağlanacağı ifade edilmektedir.

Yukarıda açıklandığı üzere, akaryakıt ve yağ alımlarının 4734 sayılı Kanuna uygun yapılması ve ödeme emri belgelerine Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile Taşınır Mal Yönetmeliğinde öngörülen kanıtlayıcı belgelerin eklenerek ödemede bulunulması gerektiği değerlendirilmektedir.