İhale Süreçlerinde Eksik Uygulamalar Bulunması (Sayıştay)

BULGU: İhale Süreçlerinde Eksik Uygulamalar Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

Kurumun “Bilgi İşlem Bakım, Onarım, Yazılım Geliştirme ve Destek Hizmeti İşi” ihalesi ile ilgili olarak, yeterlik kriterine ilişkin bazı belgelerin alt yükleniciye ait olduğu, yüklenicinin alt yüklenici ile sözleşme imzalamadan Kurum ile sözleşme imzaladığı ve yüklenici tarafından Kuruma bildirilmesi gereken personel bildirimlerinin yapılmadığı görülmüştür.
Tekliflerin Değerlendirilmesinde Yeterlik Kriteri Olarak Belirlenen Belgelerden Bazılarının Alt Yükleniciye Ait Olması
Kurumca ihalesi yapılan “Bilgi İşlem Bakım, Onarım, Yazılım Geliştirme ve Destek Hizmeti İşi”ne ait İdari Şartname gereği tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınması gereken mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgelerden bazılarının alt yükleniciye ait olduğu görülmüştür.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde; ihaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak istenebilecek bilgi ve belgelerle ilgili düzenleme bulunmaktadır. Anılan maddenin (b) fıkrasının sekizinci bendinde mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesinde istenebilecek belgeler arasında ihale konusu işin ihale dokümanında belirtilen standartlara uygunluğunu gösteren, uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar sayılmıştır.
İşe ilişkin İdari Şartname’de aynen;
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7’nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:
Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi ISO 20000-1:2018 belgesi,
TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi,
Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi ISO 10002:2018
İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi ISO 45001:2018 belgesi
TS EN ISO/IEC 27001 belgesi
7.5.5 Bu Şartnamenin 7’nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.” denmektedir.
Yukarıda yer verilen Şartname hükümlerinden anlaşılacağı üzere; 7’nci maddede sayılan belgeler yeterlik kriteri olarak belirlenmiştir.
İhale dosyası incelendiğinde yüklenici firmanın alt yüklenicilere ait olan kalite belgelerini sunarak ihaleye katıldığı tespit edilmiştir. Oysaki İdari Şartname’nin 7.5.4.’üncü maddesinde sayılan belgeler de yeterlik kriteri olarak değerlendirileceğinden firmanın bu belgelere sahip olması ve bunları sunması gereklidir.
Kamu İdaresi söz konusu belgelerin hizmetin gerçekleştirilmesi sürecinde aksaklık yaşanmaması adına gerekli belgeler olduğu ve Teknik Şartname hazırlayan ekibin talebinin işi yürütecek firmanın (yüklenici veya işi yapacak firma alt yüklenici ise alt yüklenicinin) bu belgelere sahip olması olduğu ve idari şartname hazırlanırken EKAP sisteminde alt yükleniciden belge istenemediğinden İdari Şartname’ye mevcut şekilde ilgili maddelerin eklendiği belirtilmişse de Şartname’nin 7’nci maddesinde sayılan belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınan ve ihalelere katılmak isteyenlerin yeterliğini ve yetkinliğini gösteren belgelerdir. Bu nedenle yüklenici firmanın alt yüklenicilere ait olan kalite belgelerini sunarak ihaleye katılması mümkün değildir.
İhaleye katılacak isteklilerin mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin istenebilecek belgelerin neler olduğu ve bu belgelerin nasıl değerlendirileceği ile ilgili düzenlemelerin amacı, işin en uygun maliyetle ve daha etkin yürütülmesinin sağlanması olup Kurumun mevzuata uygun olarak ihale sürecini yürütmesi gerekmektedir.
Yüklenicinin Alt Yüklenici ile Sözleşme İmzalamadan Kurum ile Sözleşme İmzalaması
Söz konusu işte yüklenicinin Teknik Şartname’ye aykırı olarak alt yüklenici ile sözleşme imzalamadan Kurum ile sözleşme imzaladığı görülmüştür.
Teknik Şartname’nin 11.8. maddesinde; alt işveren çalıştırılması durumunda, ihale konusu iş uhdesinde kalan yüklenicinin sözleşme tarihinden önce alt yüklenici ile imzaladığı sözleşmeyi idareye sunması gerektiği belirtilmektedir.
İhale dosyası incelendiğinde; yüklenicinin Kurum ile 19.12.2022 tarihinde sözleşme imzaladığı, ancak çalıştıracağı alt yüklenicilerle bu tarihten sonra alt yüklenici sözleşmesi imzaladığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından firmaya 13.12.2022 tarihinde sözleşmeye davet yazısının gönderildiği, 10 günlük imza süresine binaen yüklenicinin sözleşmeye ilişkin yükümlülükleri yerine getirmek için çalışmalara başladığı, iş programında sözleşmeyi imzalamayı planladığı tarihi esas alarak alt yüklenicileri ile sözleşmeleri imzaladığı ancak zorunlu nedenlerle yüklenicinin planlanan tarihten daha önce sözleşme imzalamaya 19.12.2022 tarihinde geldiği, yüklenici ile alt yükleniciler arasında imzalanan sözleşmelerin, Kurum tarafından sözleşme imzalama aşamasında görüldüğü belirtilse de yapılan incelemelerde yüklenici ile alt yüklenicilerin yapmış oldukları sözleşmelerin tarihlerinin sözleşme tarihi olan 19.12.2022 tarihinden sonra olduğu görülmüştür. Bu durumda yüklenici alt yüklenicilerle sözleşme imzalamayı Kurum ile sözleşme imzalama sonrasına bırakmıştır.
Teknik Şartname’ye göre firmanın Kurum ile sözleşme imzalamadan önce alt yüklenici sözleşmelerini Kuruma sunması gerekmektedir.
İşin Uygulama Aşamasında Yüklenici Tarafından Bulundurulması Gereken Personel Bildiriminin Yapılmaması
Söz konusu işte yüklenici tarafından Kuruma bildirilmesi gereken personel bildirimlerinin yapılmadığı görülmüştür.
İdareler, sözleşme konusu işin sözleşme hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak için yüklenici firmadan işin niteliğine uygun personeli iş başında bulundurmasını isteyebilirler. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Personel Durumuna İlişkin Belgeler” başlıklı 40’ıncı maddesinde; ihale konusu işin niteliği esas alınarak, çalıştırılması öngörülen personelin sayısının ve niteliklerinin dokümanda belirtileceği, çalıştırılacak personelin nitelikleri ve deneyim süresi ile bunları tevsik edecek belgelere ilişkin düzenlemenin teknik şartnamede yapılacağı, personelin niteliğini ve deneyim süresini gösteren belgelerin sözleşmenin imzalanmasının ardından işe başlanmadan önce yüklenici tarafından idareye sunulacağı düzenlemesi yer almaktadır.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere idare ihale konusu işte çalıştırılması öngörülen personelin nitelik ve sayısını teknik şartnamede belirtecek, yüklenici ise çalıştıracağı personelin idarece öngörülen nitelik ve sayıda olduğuna dair diploma, meslek odası kayıt belgesi gibi belgeleri süresi içerisinde idareye sunacaktır.
Söz konusu ihale dosyasında çalıştırılan personele ilişkin belgeler ile alt yüklenicilerin çalıştırdığı personele ilişkin SGK kayıtları incelendiğinde, çalıştırılan personelin bir kısmına ilişkin idareye personel bildiriminin hiç yapılmadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi her ne kadar ihale kapsamında çalıştırılan tüm personelin bildirimlerinin alındığını, evraklarının kontrol edildiğini, teknik şartname gereksinimlerini karşıladıklarının görüldüğü ve personel değişimleri sırasında giriş-çıkış bildirimleri alındığını belirtmişse de söz konusu ihale dokümanının incelenmesinde; iki personel için işe giriş bildiriminin yapılmadığı alt yüklenicilerin çalıştırdığı personele ilişkin SGK kayıtları incelendiğinde görülmüştür.
Bu itibarla Kurumun yükleniciden teknik şartnameye uygun personelin işin başında bulundurması ve personele ilişkin mevzuatta yer alan belgelerin zamanında ve eksiksiz olarak teminine yönelik kontrol mekanizmaları tesis etmesi gerekmektedir.