|
ÖZET: 2021 yılı Sayıştay Denetim Raporları, yurtdışında gerçekleştirilen satın alımlar için açılan akreditiflerin bazı işlemlerinin tamamlanmasına rağmen muhasebe kayıtlarının yapılmadığını ortaya koymuştur. Bu durum, mali tablolar üzerinde hatalara yol açmakta ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 108. maddesine aykırılık teşkil etmektedir. İlgili düzenlemeye göre, yurtdışından yapılan alımların tamamlanmasının ardından, kanıtlayıcı belgelerin muhasebe birimine iletilmesi ve bu belgeler doğrultusunda gerekli muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Üniversite bünyesinde 2021 yılı itibarıyla yapılan akreditif işlemlerinin bir kısmı, harcama ve satın alma işlemleri tamamlanmasına rağmen muhasebe kayıtlarına yansıtılmamıştır. Bu durum, 164 Akreditifler Hesabı’nın kapatılmaması nedeniyle diğer hesapların da yanlış raporlanmasına yol açmaktadır. Ayrıca, akreditiflerin zamanında kapatılmaması, alınması planlanan cihazların teslimatında sorunlar yaratabilir ve hukuki anlaşmazlıklara neden olabilir. Bu bağlamda, akreditif hesaplarının kısa vadede kullanılarak mal ve hizmet alımlarının ardından kapatılması, muhasebe kayıtlarının doğru bir şekilde yapılması ve kur güncellemelerinin takip edilmesi büyük önem taşımaktadır. Bu süreç, mali tabloların güvenilirliğini artıracak ve olası hukuki sorunların önüne geçecektir. |
BULGU: İşlemleri Tamamlanan Akreditiflerin Mahsup İşlemlerinin
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi
Yapılmaması
Yurtdışı satın alımlarının gerçekleştirilmesi amacıyla açılan akreditiflerden bazılarının, 2021 yılı itibariyle bedelleri ödendiği ve teslim işlemleri yapıldığı halde, muhasebe işlemlerinin tamamlanmamasının mali tablo hatasına neden olduğu tespit edilmiştir.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 108’inci maddesinde; “…Akreditif karşılığı açtırılan kredilerden yapılan mahsuplar bir taraftan bu hesaba alacak, 630 Giderler Hesabı veya varlığa dönüştürülecek bir harcama unsuru ise ilgili varlık hesabına borç; diğer taraftan 835 Gider Yansıtma Hesabına alacak, 830-Bütçe Giderleri Hesabına borç kaydedilir.” düzenlemesi yapılmıştır.
Bu düzenlemeye göre; yurtdışından gerçekleştirilen satın almaların tamamlanmasının ardından, alıma ilişkin kanıtlayıcı belgelerin mahsup için muhasebe birimine gönderilmelidir. Muhasebe birimi de kendisine gönderilen mahsup belgelerine dayanarak; ilgili işlemi 164 Akreditifler hesabına alacak, 630 Giderler veya ilgili varlık hesabına borç kaydedecektir. Aynı zamanda bu tutarın, 830 ve 835 bütçe hesaplarına sırasıyla borç ve alacak olarak kaydının yapılması gerekmektedir.
Üniversitede 2021 yılı itibarıyla ilgili yıl ve önceki yıllarda yürütülen projeler kapsamında yapılan satın alımlar için açılmış aşağıda gösterilen akreditiflerden harcama ve satın almalar yapıldığı halde hem çıkış kayıtları ve yapılan alımların hem de kur güncellemelerinin 31.12.2021 tarihi itibarıyla mali tablolara yansıtılmadığı tespit edilmiştir.
Tablo 10: Mahsup İşlemi Yapılmayan Akreditifler
| Açıldığı Tarih |
Tutarı (TL) | Dövizin | Dövizin | Dövizin | Dövizin | TL Karşılığı |
| Açıldığı Tarih |
Tutarı (TL) | Toplam Akreditif Tutarı |
Toplam Ödeme | Kalan | Cinsi | TL Karşılığı |
| 31.12.2010 | 1.070.865,00 | 450.000,00 | 446.676,36 | 3.323,64 | GBP | 60.026,27 |
| 03.08.2012 | 9.566.448,70 | 5.319.880,00 | 5.162.863,30 | 157.016,70 | AVRO | 2.373.134,70 |
| 21.05.2014 | 2.783.328,00 | 5.319.880,00 | 5.162.863,30 | 157.016,70 | AVRO | 2.373.134,70 |
| 28.09.2012 | 8.984.371,55 | 4.655.459,09 | 4.490.492,65 | 164.966,44 | AVRO | 2.493.286,28 |
| 12.12.2014 | 200.000,00 | 4.655.459,09 | 4.490.492,65 | 164.966,44 | AVRO | 2.493.286,28 |
| 26.08.2015 | 2.350.000,00 | 4.655.459,09 | 4.490.492,65 | 164.966,44 | AVRO | 2.493.286,28 |
| 15.06.2017 | 65.256,15 | 16.608,00 | – | 16.608,00 | AVRO | 251.011,65 |
| 09.11.2017 | 1.469.941,92 | 337.699,81 | 112.951,03 | 224.748,78 | AVRO | 3.396.830,59 |
| 21.06.2021 | 125.000,00 | 337.699,81 | 112.951,03 | 224.748,78 | AVRO | 3.396.830,59 |
| 26.06.2019 | 1.369.413,30 | 235.000,00 | 231.503,41 | 3.496,59 | USD | 46.689,97 |
| 24.11.2020 | 500.000,00 | 53.338,96 | 16.392,53 | 36.946,43 | AVRO | 558.404,65 |
| 18.12.2020 | 7.524.205,37 | 790.000,00 | 695.296,08 | 94.703,92 | AVRO | 1.431.345,58 |
| 15.02.2021 | 800.000,00 | 82.312,15 | – | 82.312,15 | GBP | 1.486.590,35 |
| TOPLAM | 36.808.829,99 | 12.097.320,04 | ||||
| 24.03.2021 | 47.000,00 | 4.961,62 | 5.243,28 | -281,66 | AVRO | -4.256,98 |
(Not: Tablodaki 24.03.2021 tarihli işlem ek akreditif açılarak kapatılması gerektiğinden toplama dahil edilmemiştir.)
Sarf malzemesi, duran varlık ve hizmet alımlarının tamamlanmasına rağmen 164 Akreditifler Hesabının kapatılmaması; 150 Stoklar Hesabının, 25 Duran Varlık Hesap Grubunun ve 630 Giderler Hesabının kapatılmayan akreditif kadar eksik, 164 Akreditifler Hesabının ise bu tutarlar kadar fazla raporlanmasına neden olmaktadır.
Bununla birlikte söz konusu akreditiflerin kısa vadede kapatılarak alımların zamanında tamamlanmaması halinde, teknik şartnamede özellikleri belirtilen ve teslim alınması kararlaştırılan cihazların teslim veya kesin kabulün yapıldığı tarihte İdarenin ihtiyacını karşılamaması, mevcut cihazlarla entegre olamaması, yazılımların güncel olmaması gibi karşılaşılması muhtemel hususlar, hukuki anlaşmazlıklara sebep olup İdareyi ilave külfet ve zaman kaybına uğratmaktadır.
Akreditif hesabının kısa vadeli kullanılarak mal ve hizmet alımlarının teslimini takiben kapatılması, yapılan alımların ilgili varlık, stok, gider hesabı ile ilişkilendirilerek muhasebe kayıtlarına aktarılması, kur güncellemelerinin akreditif hesabına yansıtılarak takip edilmesi gerekmektedir.