|
ÖZET: İş yeri açma ve çalışma ruhsatı düzenlenmesine ilişkin itfaiye raporlarının doğrulanmaması, 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları’nda önemli bir bulgu olarak öne çıkmaktadır. Balıkesir Büyükşehir Belediyesi tarafından güvenli elektronik imza ile düzenlenen itfaiye uygunluk raporlarının bazı fiziksel çıktılarında içerik değişiklikleri tespit edilmiştir. Bu belgelerin doğrulama işlemleri yapılmadan ruhsat düzenlenmesi, idarelerin belge yönetim süreçlerinde eksiklikler olduğunu göstermektedir.
İdareler, belgeleri elektronik ortamda hazırlamakta ve saklamaktadır. Ancak, 10.06.2022 tarihli Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik gereğince, belgelerin güvenli elektronik imza ile imzalanması ve doğrulama işlemlerinin e-Devlet üzerinden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Yapılan incelemeler, iş yeri açma ruhsatı için sunulan itfaiye uygunluk raporlarının doğrulama işlemlerinin yapılmadığını ve bazı belgelerin isim/unvan kısımlarının değiştirilerek sunulduğunu ortaya koymuştur. Bu durum, belge doğrulama sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi gerektiğini vurgulamaktadır. Elektronik ortamda düzenlenen belgelerin doğrulama kodu ve karekod ile e-Devlet üzerinden kontrol edilmesi, aidiyet zincirinin korunması açısından büyük önem taşımaktadır. İlgili idarelerin, belgelerin doğruluğunu sağlamak için Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanarak gerekli önlemleri alması gerekmektedir. |
BULGU: İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı Düzenlenmesine Esas İtfaiye Raporlarının Doğrulanmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
Balıkesir Büyükşehir Belediyesi tarafından verilen ve güvenli elektronik imza kullanılarak düzenlenen itfaiye uygunluk raporlarının fiziksel ortamda İdareye sunulan çıktılarından bazılarının içeriğinin değiştirildiği ve bunların doğrulaması yapılmadan İdarece işyeri açma ve çalışma ruhsatı düzenlendiği görülmüştür.
İdareler faaliyetlerini yerine getirirken delil olabilecek bazı belgeleri elektronik ortamda hazırlamakta, kayıt altına almakta, saklamakta ve göndermektedir.
Bu belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerinin korunduğu, ait oldukları fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimlerinin sağlandığı sistem Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’dir.
10.06.2022 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in 3’üncü maddesinde belge; “herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgi” olarak tanımlanmıştır.
Yönetmelik’in “İmza” başlıklı 17’nci maddesinde; “Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza atmaya yetkili makam belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar.”,
“Belgenin çoğaltılması” başlıklı 29’uncu maddesinde; “güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltılması, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilir. Çoğaltılan güvenli elektronik imzalı belgenin doğrulama işlemi, 23’üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde yapılır.”,
denilmektedir.
“Belge doğrulama bilgileri” başlıklı 23’üncü maddesinde; elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde, belge doğrulama bilgilerini içeren belge doğrulama kodunun yer alacağı ve belge doğrulama işleminin, doğrulama kodu ve karekod ile e-Devlet üzerinden sağlanacağı belirtilmiştir.
Yapılan incelemede; işyeri açma ve çalışma ruhsatı verilmesi amacıyla yapılan başvurularda aranan ve ruhsat talep edenlerce İdareye sunulan “itfaiye uygunluk raporu” belgelerinin fiziksel çıktılarında İdare tarafından belge doğrulama işlemi yapılmadığı görülmüştür.
Bazı işyeri açma ve çalışma ruhsatına esas belgelerin incelemesinde; Balıkesir Büyükşehir Belediyesi İtfaiye Dairesi Başkanlığınca elektronik imza ile imzalanan itfaiye uygunluk raporlarının kağıt ortamındaki çıktılarının karekod ile e-Devlet üzerinden yapılan doğrulamasında, farklı kişiler için düzenlenen belgelerin isim/unvan kısımlarının değiştirilerek İdareye sunulduğu, bu kapsamda 9 belgenin gerçeği yansıtmadığı tespit edilmiştir.
Elektronik ortamda düzenlenerek elektronik imza ile imzalandığı halde İdareye kağıt ortamda çıktı olarak sunulan fiziksel belgelerin doğrulama kodu ve karekod ile e-Devlet üzerinden doğrulama işleminin yapılması ve gerekli hallerde belgelerin ilgili idarelerden EBYS ile teminin sağlanması suretiyle aidiyet zincirinin muhafazası gerekmektedir.