Kasa Hesabıyla İlgili İş ve İşlemlerde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Kasa Hesabıyla İlgili İş ve İşlemlerde Eksiklikler Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Düzce Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezinde elden tahsilat yapan vezne bulunmasına rağmen kasa defterinin tutulmadığı, veznece tahsil edilen tutarların 100 Kasa hesabıyla ilişkilendirilmediği, bir gün içinde tahsil edilen paraların gün sonlarında bankaya yatırılmadığı, veznede bulunan gün sonu paralarının kasada tutulduğu ancak bu paraların müşterek muhafaza altına alınmadığı görülmüştür.
A- Kasa defterinin tutulmaması ve mali tablolarda kasa hesabının bulunmaması
01.05.2007 tarih ve 26509 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kullanılacak defterler” başlıklı 58’inci maddesi 1’inci fıkrası (ç) bendinde kasa defterinin işletmenin kasa ile ilgili işlemlerinin günü gününe kaydedildiği defter olduğu, bu defterde, diğer defterlerde yer alan bilgilere ilaveten, günlük kasa sayımına ilişkin bilgiler ile muhasebe yetkilisi ve veznedar tarafından durumun tespitine ilişkin açıklamaları ihtiva edecek şekilde düzenleneceği, “Defterlerin onayı” başlıklı
Anılan Yönetmelik’in “Defterlerde kayıt süresi” başlıklı 62’nci maddesinde ise, işlemlerin kasa defteri ile yevmiye defterine günlük olarak kayıt edileceği, işlemlerin bu defterlere kaydının hiçbir sebeple geciktirilemeyeceği,
Düzenlemesi yapılmıştır.
Mezkûr Yönetmelik’in 100 Kasa hesabı “Hesabın niteliği” başlıklı 66’ncı maddesinde, kasa hesabının muhasebe birimi veznelerince, kanunî dolaşım niteliğine sahip ulusal paraların alınması, verilmesi ve saklanmasına ilişkin işlemlerin izlenmesi için kullanılacağı, “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 67’nci maddesinde muhasebe birimlerince nakden veya çekle yapılan her türlü tahsilat karşılığında “Alındı Belgesi” kullanılacağı, tahsilat ve ödemelere ait belgelerin günlük olarak, muhasebe yetkilisi tarafından tespit olunan sürelerde veznedarca muhasebe servisine verileceği, “Hesabın işleyişi” başlıklı 68’inci maddesinde ise, kasaya yatırılan tutarların bu hesaba borç, ilgili hesaplara alacak kaydedileceği,
Hüküm altına alınmıştır.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, işletmenin kasa ile ilgili işlemlerinin günü gününe kasa defterine kayıt edileceği, işlemlerin kasa defteri ile yevmiye defterine günlük olarak kayıt edileceği, veznedarlar tarafından günlük olarak yapılan işlemlere ait belgelerin muhasebe servisine verileceği, kasaya yatırılan tutarların da 100 Kasa hesabına borç kayıt edileceği anlaşılmaktadır.
Yapılan denetimlerde, Düzce Üniversitesi Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkezi bünyesinde faaliyet gösteren veznelerde 2023 yılı içerisinde toplam 27.089.751,47 TL’lik nakit tahsilat yapılmasına rağmen bu tahsilatlara yönelik kasa defterinin tutulmadığı ve bu işlemlerin 100 Kasa hesabına kayıt edilmediği tespit edilmiştir. Söz konusu hata sebebiyle İdarenin mali tabloları tam ve doğruyu yansıtmamaktadır.
Kamu idaresi cevabında Düzce Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Döner Sermaye İşletmesinin veznesi bulunmadığı, tahsilatların yetkilendirilmiş muhasebe yetkilisi mutemetlerince gerçekleştirildiği, bu tahsilatlar için muhasebe yetkilisi mutemetleri tarafından hastane bilgi yönetim sisteminde Muhasebe Yetkilisi Mutemetleri Kasa Defterinin tutulduğu ifade edilmektedir.
Her ne kadar İdare tarafından Düzce Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Döner Sermaye İşletmesinin veznesi bulunmadığı ve gerçekleştirilen tahsilatların muhasebe birimince değil de yetkilendirilmiş muhasebe yetkilisi mutemetlerince gerçekleştirildiği ve bu tahsilatlar için muhasebe yetkilisi mutemetleri tarafından hastane bilgi yönetim sisteminde Muhasebe Yetkilisi Mutemetleri Kasa Defterinin tutulduğu ifade edilse de İdare tarafından 16.05.2016 tarihinde yayımlanan görev tanım kartlarından ve gerçekleştirilen tahsilatlara ilişkin düzenlenen alındı belgelerinden muhasebe birimine bağlı olarak
yetkilendirilmiş mutemetlerce para tahsilatı yapıldığı ve bu tahsilatın yapıldığı birimin vezne olduğunun açık olduğu, 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in yetki ve sorumluluk” başlıklı 7’nci maddesindeki muhasebe yetkilisi mutemetlerinin, muhasebe yetkilisi adına ve hesabına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almaya, vermeye ve göndermeye yetkili oldukları, bu işlemlerinden dolayı doğrudan bağlı oldukları muhasebe yetkilisine karşı sorumlu oldukları, muhasebe biriminde görev yapan muhasebe yetkilisi mutemetlerinin, her ne adla olursa olsun tahsil ettikleri paraları ve kendilerine teslim edilen değerleri muhasebe biriminin veznesi ve ambarında muhafaza etmek zorunda oldukları ve kayıplardan sorumlu oldukları hükmü göz önüne alındığında söz konusu tahsilatların muhasebe biriminin veznesine yatırılması gerektiği halde mutemetlerce muhasebe biriminin veznesine yatırılmadığı, söz konusu paraların bir kısmının doğrudan bankaya gönderildiği, bir kısmının ise ertesi gün saat 15.00’a kadar kasada bekletildiği, dolayısıyla muhasebe birimince kasa defterinin tutulmadığı ve söz konusu tahsilatların 100 Kasa hesabıyla ilişkilendirilmediği anlaşıldığından yapılan açıklamalar bulgu konusu iş için geçerli değildir.
Bu itibarla, meri mevzuat hükümleri dikkate alınarak veznedarlar tarafından yapılan tahsilat işlemlerinin muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.
B- Tahsil edilen paraların gün sonlarında bankaya yatırılmaması ve kasadaki paraların müşterek muhafaza altına alınmaması
Düzce Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi bünyesinde faaliyet gösteren veznelerde bir gün içinde tahsil edilen paraların gün sonlarında bankaya yatırılmadığı, veznede bulunan gün sonu paralarının kasada tutulduğu ancak bu paraların müşterek muhafaza altına alınmadığı görülmüştür.
01.05.2007 tarih ve 26509 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 100 Kasa hesabı “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 67’nci maddesinin birinci fıkrası “kasa tahsilatının bankaya yatırılması” başlıklı (c) bendinde, muhasebe birimlerince bir gün içinde tahsil edilen paralardan, ertesi gün kasadan yapılacak ödemeler için Bakanlıkça tespit edilerek duyurulan tutarların üç katı alıkonularak fazlası, düzenlenecek “Teslimat Müzekkeresi” (Örnek:9) ile bankaya yatırılacağı, maddenin devamında ise, çeşitli nedenlerle aynı gün paranın bankaya yatırılmasının mümkün olmaması veya banka gişelerinin kapanmasından sonra yapılan tahsilat dolayısıyla kasada biriken paranın, ertesi gün kasa fazlası bankaya yatırılmak üzere, muhasebe yetkilisi ve sorumlu veznedar tarafından müşterek muhafaza altına alınacağı, müşterek muhafaza işleminin, Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılacağı,
Hüküm altına alınmıştır.
Parasal Sınırlar ve Oranlar hakkında Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanarak 09.03.2023 tarih ve 32127 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nin “Kasa işlemleri” başlıklı 3’üncü maddesinin 2’nci fıkrasında Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 12’nci ve 27’nci maddeleri gereğince, ertesi gün yapılacak ödemeleri karşılamak üzere ve kişi malı emanet dövizlerden kasada bulundurulacak miktarlar ile T.C. Ziraat Bankası şubesi bulunmayan ilçelerde gerekli güvenlik önlemleri alınmak şartıyla veznede bulundurulacak azami miktarların Tablo I/A’nın Kasa İşlemleri kısmında gösterildiği,
Şeklinde düzenlenmiştir.
Tebliğ ekinde yer alan Tablo I/A Kasa İşlemleri başlıklı 1.2’nci kısmında Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 12’nci ve 27’nci maddeleri gereğince, ertesi gün yapılacak ödemeleri karşılamak üzere ve kişi malı emanet dövizlerden kasada bulundurulacak miktarlar ile T.C. Ziraat Bankası şubesi bulunmayan ilçelerde gerekli güvenlik önlemleri alınmak şartıyla veznede bulundurulacak azami TL tutarının vergi daireleri hariç diğer muhasebe birimlerinde 40.000 TL olduğu belirlenmiştir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde Üniversiteye bağlı Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi bünyesinde faaliyet gösteren veznelerde bir gün içinde tahsil edilen paralardan, ertesi gün kasadan yapılacak ödemeler için Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 67’nci maddesi gereğince 2023 yılı içerisinde kasada en fazla 120.000 TL tutulabileceği ve bu tutarı aşan tahsilatların Teslimat Müzekkeresi ile bankaya yatırılması gerektiği ancak bu tahsilatların yalnızca ertesi gün kasadan ödeme yapılması halinde tutulabileceği aksi halde kasada gün sonlarında para tutulamayacağı ayrıca çeşitli nedenlerle aynı gün paranın bankaya yatırılmasının mümkün olmaması veya banka gişelerinin kapanmasından sonra yapılan tahsilat dolayısıyla kasada biriken paranın, kasa fazlası ertesi gün bankaya yatırılmak üzere, muhasebe yetkilisi ve sorumlu veznedar tarafından müşterek muhafaza altına alınacağı anlaşılmaktadır.
Yapılan denetimlerde, Üniversiteye bağlı Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi bünyesinde faaliyet gösteren veznede 2023 yılı içerisinde toplam 27.089.751,47 TL’lik nakit tahsilat gerçekleştirilmesine ve ertesi gün kasadan yapılacak herhangi bir ödeme bulunmamasına rağmen gün sonlarında kasa mevcudunun bankaya yatırılmadığı, gün sonlarında kasa mevcudunun ne kadar olduğunun kayıt altına alınmadığı ve bankaya yatırılmayan tutarların muhasebe yetkilisi ve sorumlu veznedar tarafından müşterek muhafaza altına alınmadığı tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında mesai içi tahsilatların 08.00 – 16.00 saatleri arasında yapıldığı ve muhasebe yetkilisi mutemetlerince söz konusu tahsilatların günlük banka yatırma limitlerinin altında kalması ve Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezinin (Hastane) şehir merkezine uzak olması nedenleriyle, kurumumuz hesaplarının bulunduğu Halk Bankası Para gurup tarafından ertesi gün teslim alındığı, mesai dışı tahsilatların ise 15.00 – 19.00 saatleri arasında yapıldığı için Halk Bankası Para gurup tarafından ertesi gün alındığı, yapılan bu tahsilatların bankaya yatırıldığı gün mutemetler tarafından tutulan günlük muhasebe yetkilisi mutemetleri kasa defteri ile kontrol ve imza aşamasından sonra, 102 Banka hesabına Borç, ilgili hesaplara alacak kaydı yapılarak muhasebeleştirildiği, gerekli kontrollerin Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Döner Sermaye İşletmesi ve Saymanlık Müdürlüğü tarafından yönetmelik hükümlerine göre yapıldığı ifade edilmektedir.
Her ne kadar İdare tarafından söz konusu tahsilatların günlük banka yatırma limitlerinin altında kalması ve mesai dışı tahsilatların ise 15.00 – 19.00 saatleri arasında yapılmasından ötürü Halk Bankası Para gurup tarafından ertesi gün teslim edildiği ifade edilmişse de Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 100 Kasa hesabı “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 67’nci maddesinin birinci fıkrası “kasa tahsilatının bankaya yatırılması” başlıklı (c) bendindeki muhasebe birimlerince bir gün içinde tahsil edilen paralardan ertesi gün kasadan yapılacak ödemeler için kullanılacak kısmı haricindekilerin bankaya yatırılmasının zorunlu olduğu hükmü ve çeşitli nedenlerle aynı gün paranın bankaya yatırılmasının mümkün olmaması veya banka gişelerinin kapanmasından sonra yapılan tahsilat dolayısıyla kasada biriken paranın, ertesi gün kasa fazlası bankaya yatırılmak üzere, muhasebe yetkilisi ve sorumlu veznedar tarafından müşterek muhafaza altına alınması gerektiği hükmüne aykırı olarak ertesi gün kasadan yapılacak herhangi bir ödeme olmamasına rağmen kasadaki paraların bankaya yatırılmadığı ve bankaya yatırılmayıp kasada tutulan paranın müşterek muhafaza altına alınmadığı tespit edildiğinden yapılan açıklamalar bulgu konusu iş için geçerli değildir.
Bu itibarla, gerek mevzuata uygun iş ve işlem tesis edilmesinin sağlanması gerekse de İdarenin paralarının banka hesabına zamanında aktarılarak nemalandırılmasının sağlanması amacıyla muhasebe biriminin bizzat tahsilatları zamanında bankaya göndermesi gerekmektedir.