Kira Gelirlerinin Yardımcı Defterlerinde Kayıtlı Tahakkuk Servisi Kayıt Tutarları İle Muhasebe Yılsonu Kayıtlarında Yazılı Ertesi Yıla Devir Tutarların Farklı olması (Sayıştay)

BULGU: Kira Gelirlerinin Yardımcı Defterlerinde Kayıtlı Tahakkuk Servisi Kayıt Tutarları İle Muhasebe Yılsonu Kayıtlarında Yazılı Ertesi Yıla Devir Tutarların Farklı olması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Üniversitenin 2021 yılı mali tablolar ve eki belgelerinin incelenmesinde, kira gelirlerinin, yardımcı defterlerde gösterilen tahakkuk servisi ertesi yıla devir kayıtları tutarı ile 2021 mali yılı muhasebe cetvelleri ertesi yıla devir kayıtları arasında fark olduğu tespit edilmiştir
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel Muhasebe Kavramları ve İlkeleri” başlıklı ikinci bölümünde temel muhasebe ilkeleri sayılmıştır. İlgili bölümün Temel kavramlar başlıklı 5’inci maddesinde temel kavramlar tek tek sayılmış olup, maddenin (e) şıkkında “Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılır.” (g) şıkkında ise “Tam açıklama: Mali tablolar, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır şekilde düzenlenir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde:
“Bu Yönetmeliğin amacı; merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin, hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin ve işlemlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak, sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, malî tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen standartlara uygun, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmasına ve yayımlanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir” hükmü bulunmaktadır.
Ayrıca Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 6’ncı maddesi ç bendinde; yardımcı hesap defterlerinin hesap planını oluşturan hesaplara ait bilgilerin ayrıntı bazında kaydına mahsus olarak tutulan defterler olduğu belirtilmiştir.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin Gelirler hesabına ilişkin düzenlemeler getiren 393 ve 394’üncü maddelerinde 600 Gelirler hesabının Hesabın niteliği ve Hesabın işleyişi düzenlenmiştir. Aynı yönetmeliğin 800 Bütçe gelirleri hesabınının Hesabın işleyişini düzenleyen 413’üncü maddesinde
“(1) (Değişik:RG-24/2/2018-30342)(2) Bütçe gelirleri hesabına ilişkin alacak ve borç kayıtları aşağıda gösterilmiştir:
a) Alacak
1) Bütçe geliri olarak nakden veya mahsuben yapılan her türlü tahsilat bir taraftan 600- Gelirler Hesabı veya 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabı ya da ilgili diğer hesaplara alacak, 100-Kasa Hesabı veya 102-Banka Hesabı ya da ilgili diğer hesaplara borç; diğer taraftan bu hesaba alacak, 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç kaydedilir.”
denilerek 600 Gelirler Hesabına yapılan kayıtların karşılıklı olarak 800 Bütçe Gelirler Hesabı’na aktarılacağı belirtilmektedir.
Buna göre 600 Gelirler Hesabı kayıtları ile 800 Bütçe Gelirler Hesabı kayıtlarının yukarıda belirtilen muhasebe temel ilkeleri ve yönetmelik hükümleri uyarınca yardımcı defter kayıtlarına uygun olması gerekmektedir.
Kira gelirleri yardımcı defter kayıtlarında yer alan ertesi yıla devir tutarları toplamı olan alacak bakiyesi 3.477.270,69 -TL olarak kayıtlı iken geçici mizan cetvelinde karşılıklı çalışan 800 Bütçe Gelirleri Hesabı’na ait detay kod numaralı 800.03.06.01.99 taşınmaz kira gelirlerinde Alacak toplamı 17.266.785,09 -TL olarak kayıt altına alınmıştır. Bu iki kayda göre ertesi yıla devir tutarları aşağıdaki tabloda görüldüğü üzere 2.251.250,08-TL olmaktadır. Bu nedenle iki ertesi yıla devir toplamı arasında 3.477.270,69 -TL -2.251.250,08-TL = 1.226.020,61- TL fark bulunmaktadır.
Kamu idaresince; 2021 Yılı Kira gelirlerinde yapılan ertesi yıla devir farkının yardımcı defterlerde mükerrer kayıt yapılmasından kaynaklandığı ve yapılan mükerrer kayıtların mali yıl bitiminden sonra 2022 yılı muhasebe kayıtlarında düzeltildiği, mizan kayıtları ile yardımcı defter kayıtlarının tutarlı hale getirildiği anlaşılmıştır.
Sonuç olarak; mali tablolarda yer alan 600 Gelirler Hesabı ile bu hesap ile karşılıklı çalışan 800 Bütçe Gelirleri Hesabı kayıtları, ilgili hesabın dayanağını oluşturan yardımcı defter kayıtları yılı içersinde uyumlu olmalıdır. Yılı içersinde uyumlu olmama durumunun, tahakkuk esaslı muhasebe sistemine ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine aykırı olduğu değerlendirilmektedir.
Tablo 9: Diğer Kira Gelirleri Ertesi Yıla Devir Farkı