Kişilerden Alacaklara Esas Bilgi ve Belgelerin Eksik Olması ve İlgili Hesabın Tam ve Doğruluğunun Teyit Edilememesi (Sayıştay)

BULGU: Kişilerden Alacaklara Esas Bilgi ve Belgelerin Eksik Olması ve İlgili Hesabın Tam ve Doğruluğunun Teyit Edilememesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

140 Kişilerden Alacaklar Hesabının kişiler bazında Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği (MYMY)’nde belirtilen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmediği görülmüştür.
MYMY’nin 140 Kişilerden Alacaklar Hesabının niteliği ve hesaba ilişkin işlemler başlıklı 81., 82., 83., ve 84’üncü maddelerinde;
“Diğer alacaklar hesap grubu, faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan alacakların izlenmesi için kullanılır. Diğer alacaklar, niteliğine göre bu grup içinde açılacak 140 Kişilerden Alacaklar Hesabından oluşur. Kişilerden alacaklar hesabı, kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar ile diğer alacakların izlenmesi için kullanılır. Kişilerden alacaklar hesabına alınarak takibi gereken alacaklar; kontrol, denetim, inceleme, kesin hükme bağlama veya yargılama sonucunda ortaya çıkar.” denilmiş.
MYMY’nin “Borçlular Defteri” başlıklı 540’ıncı maddesinde ise;
“Borçlular Defteri” (Örnek:47), memur aylıklarından veya diğer istihkak sahiplerinin alacaklarından kesilmek üzere, icra ve diğer dairelerden gelen haciz kararları ve yazılarla takibi muhasebe birimine bildirilen alacakların takip ve tahsili için tutulur. Defterin her sayfasına borç ve tahsilata ait bilgiler sütun başlıklarına göre kaydedilir.” denilmek suretiyle muhasebe birimlerinde tutulacak diğer defterler arasında sayılmıştır.
Muhasebe birimlerine bildirilen söz konusu alacakların takip ve tahsili için ayrıntılı bilgi sunan borçlular defterinin (MYMY Örnek:47) düzenlenmesi ve tutulması mevzuat gereği olup, söz konusu defterin sunacağı ayrıntılı bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır.
Tarım ve Orman Bakanlığı 2023 yılı kesin mizanında 140 Kişilerden Alacaklar Hesabında 43.692.326,62 TL asıl alacak, 106.439,65 TL faiz tutarı olmak üzere toplam 43.798.766,27 TL alacak kayıtlıdır.
Strateji Geliştirme Başkanlığında 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına ilişkin 31.12.2023 tarihli kesin mizana esas yardımcı defter kayıtlarında kişilerden alacaklar listesi bulunmadığı, Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemine Entegre Yönetim Bilgi Sistemi vasıtasıyla sunulan 29.02.2024 tarihli “Kişilerden Alacaklar Takip Raporu” nun ise, 31.12.2023 tarihli kesin mizan tutarlarıyla mutabakat sağlamaya ve alacak tutarlarını doğrulamaya elverişli olmadığı; Kişilerden Alacaklar Takip Raporunun 31.12.2023 tarihli bilanço gününe ilişkin alacak bakiyeleri hakkında dönemsel bilgi vermediği, bütünleşik biçimde 2024 yılı tahakkuk ve tahsilatlarını da içerdiği, ayrıca söz konusu alacaklar listesinde kayıtlı bazı alacaklarda, borçlunun ad / soyad, TC kimlik numarası bilgilerinin de yer almadığı görülmüştür.
Söz konusu tespitler önceki yıllar Sayıştay Denetim Raporlarında bulgu konusu yapılmış olmakla birlikte henüz çözüme kavuşturulamamıştır.
İdare tarafından bu soruna çözüm bulmak için Hazine ve Maliye Bakanlığı e-tahsilat sistemine geçiş yapılması gerektiğinden bahisle Tarım ve Orman Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının, Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğüne muhatap 09.03.2022 tarihli, 4810447 sayılı ve 16.05.2022 tarihli, 5616181 sayılı yazılarıyla Sayıştayın 2021 yılı denetim raporunda yer alan bulgulara ilişkin Muhasebat Genel Müdürlüğünün görüşü istenmiş; anılan Genel Müdürlüğün 08.11.2022 tarih ve E-1596957 sayılı cevabi yazısında özetle:
“Entegrasyona açık, süreç yaklaşımını esas alan ve elektronik belge altyapısına uygun tasarlanan Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi (DMBS) kapsamında borçlu bilgileri, tahakkuk bilgileri esas alınarak Sistem tarafından tutulduğu, kullanıcılar tarafından görüntülenebildiği; Yine DMBS üzerinden “Rapor işlemleri” ile “Alacak Dosyası Raporları”, “Kalan Bakiye Raporları” görüntülenebildiği; DMBS geçiş süreci ile birlikte mevcut muhasebe bazlı kontrol prensibinden idare bazlı kontrol prensibine geçilmiş olduğu; verilerin kamu idaresi bazında takibinin hedeflendiği; Eylül 2020 dönemi itibarıyla DMBS’ ye harcama birimi bazında veri kontrollerinin sağlandığı; Diğer taraftan “Alacak İşlemleri Modülünden” takibi yapılmayan veya e-tahsilat kapsamında tahakkuk ve tahsilatı takip edilmeyen, sadece muhasebe kaydı yapılmış kayıtların mevcut olması nedeniyle tutarsızlıklar yaşanabileceği” belirtilmiştir.
Tarım ve Orman Bakanlığının e-tahsilat entegrasyonu yapılmadığı için kayıtların alacak dosyalarıyla bağlantısı kurulamamakta, mizan ile Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) raporları arasında izah edilemeyen farkların önceki yıllardan bu yana devam ettiği görülmektedir.
140 Kişilerden Alacaklar Hesabında kayıtlı alacakların takip ve tahsil süreçlerine ilişkin iş ve işlemlerin zamanında ve doğru bir şekilde yapılması, mali tabloların doğru ve güvenilir bilgi sunması amacıyla;
-Bakanlığın e-tahsilat entegrasyonuna dâhil edilmek suretiyle kayıtların alacak dosyaları bağlantısının oluşturularak, mizan ile Yönetim Bilgi Sistemi raporları arasında yıl sonu mutabakatının sağlanması,
-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nde belirtilen ve kişilerden alacakların takip ve tahsiline ilişkin ayrıntılı bilgiler sunan borçlular defterinde (MYMY Örnek:47) yer alması gereken bilgilere Devlet Muhasebesi Bilgi Sistemi (DMBS) ve Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) üzerinden ulaşılmasının sağlanması, böylece alacakların kişiler bazında takip ve tahsili için gerekli ayrıntıları içerecek ve mali raporlarla sunulan bilgileri teyit edecek şekilde kayıtlarının tutulması,
-Defter bilgilerinin dönem sonu raporlarının hazırlanmasında, ilgili harcama birimleri ve Strateji Geliştirme Başkanlığınca temin edilmesi, muhasebe birimlerinde kayıtlı alacak tutarlarına ilişkin gerçek ve uygun bilgi içermeyenlerin eksiklerinin tamamlatılması, varsa zamanaşımına uğramış olanların tespitinin yapılarak sorumluluğu bulunanlar hakkında işlem tesis edilmesi,
gerekmektedir.