Kişilerden Alacaklara Esas Bilgi ve Belgelerin Eksik Olması ve İlgili Hesabın Tam ve Doğruluğunun Teyit Edilememesi (Sayıştay)

BULGU: Kişilerden Alacaklara Esas Bilgi ve Belgelerin Eksik Olması ve İlgili Hesabın Tam ve Doğruluğunun Teyit Edilememesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

140 Kişilerden Alacaklar Hesabı’nın kişiler bazında Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği (MYMY)’nde belirtilen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmediği görülmüştür.
140 Kişilerden Alacaklar Hesabı’nın niteliği ve hesaba ilişkin işlemler MYMY’nin 81, 82 ve 83’üncü maddelerinde düzenlenmiş;
“Diğer alacaklar hesap grubu, faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan alacakların izlenmesi için kullanılır. Diğer alacaklar, niteliğine göre bu grup içinde açılacak 140 Kişilerden Alacaklar Hesabından oluşur. Kişilerden alacaklar hesabı, kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar ile diğer alacakların izlenmesi için kullanılır. Kişilerden alacaklar hesabına alınarak takibi gereken alacaklar; kontrol, denetim, inceleme, kesin hükme bağlama veya yargılama sonucunda ortaya çıkar.” denilmiştir.
MYMY’nin “Borçlular Defteri” başlıklı 540’ıncı maddesinde;
“Borçlular Defteri” (Örnek:47), memur aylıklarından veya diğer istihkak sahiplerinin alacaklarından kesilmek üzere, icra ve diğer dairelerden gelen haciz kararları ve yazılarla takibi muhasebe birimine bildirilen alacakların takip ve tahsili için tutulur. Defterin her sayfasına borç ve tahsilata ait bilgiler sütun başlıklarına göre kaydedilir.” denilmek suretiyle muhasebe birimlerinde tutulacak diğer defterler arasında sayılmıştır.
Diğer bir ifadeyle, takibi için muhasebe birimine bildirilen söz konusu alacakların takip ve tahsili için ayrıntılı bilgi sunan borçlular defterinin (MYMY Örnek:47) düzenlenmesi ve tutulması mevzuat gereği olup, söz konusu defterin sunacağı ayrıntılı bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır.
Tarım ve Orman Bakanlığı 2021 yılı kesin mizanında 140 Kişilerden Alacaklar Hesabında 62.554.548,94 TL asıl alacak, 107.604,21 TL faiz tutarı olmak üzere toplam 62.662.153,15 TL alacak bulunmaktadır.
Söz konusu, 140 Kişilerden Alacaklar Hesabının tam ve doğru şekilde kayıtlara alınıp takip ve tahsilatlarının yapılıp yapılmadığının teyidi amacıyla Strateji Geliştirme Başkanlığından 31.12.2021 tarihli kesin mizana esas yardımcı defter kayıtlarından çıkarılacak kişilerden alacaklar listesi istenilmesine rağmen temin edilememiştir. Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemine Entegre Yönetim Bilgi Sistemi vasıtasıyla sunulan 07.03.2022 tarihli “Kişilerden Alacaklar Takip Raporu” nun ise, 31.12.2021 tarihli kesin mizan tutarlarıyla mutabakat sağlamaya ve alacak tutarlarını doğrulamaya elverişli olmadığı görülmüştür.
Nitekim Bakanlığın 31.12.2021 tarihli kesin mizan kayıtlarında 140 Kişilerden Alacaklar Hesabının yılsonu bakiyesi 62.662.153,15 TL iken, Kişilerden Alacak Takip Raporunda yer alan 2021 yılsonu toplam alacak tutarından, tahsil edilen tutarların tenzilinden sonra alacaklar toplamının 44.298.292,20 TL olduğu görülmüştür. Ayrıca, söz konusu rapordaki 2021 yılsonu iller bazında alacaklar toplamı ile Yönetim Bilgi Sisteminden alınan 31.12.2021 tarihli muhasebe birimi il bazlı kesin mizanlarındaki 140 No.lu hesap bakiyelerinin de mutabık olmadığı anlaşılmıştır.
Yukarıda bahsedilen sorunlara ilişkin olarak Tarım ve Orman Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının, Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğüne hitaplı 11.03.2022 tarihli ve 4839500 sayılı yazısına, Muhasebat Genel Müdürlüğünün 5.4.2022 tarih ve 1074510 sayılı cevabi yazısında özetle;
“Bütünleşik Mali Yönetim Bilişim Sisteminde (BKMYBS) emanet, alacak ve teminat mektupları ile ilgili modülde yer alan bilgilerin cari ve geçmiş yıllardaki tüm işlemleri kapsadığı; mizanda ise ilgili yıla ait hesapların, bir önceki yıldan devreden bakiyeyi ve yılı içindeki hesap hareketlerini kapsadığı; gelirlerden alacaklar ve diğer alacaklara ilişkin muhasebe kayıtları e-tahsilat sürecinden gelenler için otomatik olarak oluşturulduğu; ancak Tarım ve Orman Bakanlığı, e-tahsilat entegrasyonuna dahil olmadığı için kayıtların alacak dosyaları ile bağlantılı oluşmadığı ve muhasebe birimlerince manuel kayıtlar yapıldığından mizan ile bahse konu YBS raporları arasında farkların oluşabildiği; ayrıca, dosya bazında takibi yapılan kişilerden alacaklara, başka birimler adına izlenen alacaklara ilişkin tahakkuk, tahsilat, iptal ve terkin işlemleri ile teminat mektuplarının teyidi, kabulü ve tazmini işlemleri BKMYBS’deki ilgili menüler aracılığı ile yapılıp muhasebe kayıtlarının otomatik oluştuğu; Sonuç olarak, BKMYBS’de tüm hesaplara ait yevmiye defterindeki kayıtların, ilgili hesapların yardımcı defterlerine olduğu gibi aktarıldığından yardımcı defterler ile mizan verisi dolayısıyla bilanço tutarlarının birbirini teyit ettiği; modülde yer alan bilgilerin cari ve geçmiş yılları kapsaması ve YBS’ye bu şekilde yansıması, e-tahsilat kapsamında olmayan alacak tutarlarının raporlara yansımaması gibi nedenlerle bilanço verisi ile YBS raporları arasında farkların oluşabildiği” belirtilmekte olup, Tarım ve Orman Bakanlığının e-tahsilat entegrasyonu yapılmadığı için kayıtların alacak dosyalarıyla bağlantısı kurulamamakta mizan ile Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) raporları arasında izah edilemeyen farkların önceki yıllardan bu yana devam ettiği görülmektedir.
140 Kişilerden Alacaklar hesabında kayıtlı alacakların takip ve tahsil süreçlerine ilişkin iş ve işlemlerin zamanında ve doğru bir şekilde yapılması, mali tabloların doğru ve güvenilir bilgi sunması amacıyla;
-Bakanlığın e-tahsilat entegrasyonuna dâhil edilmek suretiyle kayıtların alacak dosyaları bağlantısının oluşturularak, mizan ile Yönetim Bilgi Sistemi raporları arasında yılsonu mutabakatının sağlanması,
-alacakların kişiler bazında takip ve tahsili için gerekli ayrıntıları içerecek ve mali raporlarla sunulan bilgileri teyit edecek şekilde kayıtlarının tutulması,
-defter bilgilerinin dönem sonu raporlarının hazırlanmasında, ilgili harcama birimleri ve Strateji Geliştirme Başkanlığınca temin edilmesi, muhasebe birimlerinde kayıtlı alacak tutarlarına ilişkin gerçek ve uygun bilgi içermeyenlerin eksiklerinin tamamlatılması, varsa zamanaşımına uğramış olanların tespitinin yapılarak sorumluluğu bulunanlar hakkında işlem tesis edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.