Kit Alımı ile Birlikte Kit Karşılığı Geçici olarak Tıbbi Cihaz Temini İhalelerinde İdari Şartname Hükümlerine Uyulmaması ve Sözleşme Hükümlerinde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Kit Alımı ile Birlikte Kit Karşılığı Geçici olarak Tıbbi Cihaz Temini İhalelerinde İdari Şartname Hükümlerine Uyulmaması ve Sözleşme Hükümlerinde Eksiklikler Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Kit karşılığı tıbbi cihaz alımı ihalelerinde idari şartnamade belirtilen tekliflerin alınması usulüne uyulmadığı ve kitlerle birlikte temin edilen cihazların ne kadar süre idarede kalacağının sözleşmede belirlenmediği görülmüştür.
A) İdari Şartname Hükümlerine Uyulmaması
Kit karşılığı tıbbi cihaz alımı ihalelerinde ihale sürecinde tekliflerin alınma usulüne yönelik yapılan düzenlemelere uyulmadığı ve tekliflerin doğru şekilde incelenip, doğru şekilde değerlendirilmediği tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kanun’un dördüncü bölümünde ihale komisyonunca tekliflerin değerlendirilme süreci düzenlenmiştir. Kanun’un 36’ncı maddesine göre isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir.
4734 sayılı Kanun’un 36 ila 40 ‘ıncı maddeleri arasında tekliflerin değerlendirilme süreci detaylı bir şekilde düzenlenmiştir. Buna göre ihale komisyonu tarafından zarfların teslimi ve açılışı sonrası öncelikle isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı değerlendirilecek ve usulüne uygun olmayanlar değerlendirme dışı bırakılacaktır. Sonrasında belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilecektir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
Dolayısıyla mevzuat hükmünden anlaşıldığı üzere ihale dokümanında belirlenen şartları taşımayan teklifler ihale komisyonunca değerlendirme dışı bırakılacaktır.
Kit karşılığı tıbbi cihaz temini ihalelerinde, idari şartnamelerde tekliflerin ne şekilde verileceği ve tekliflerde yer alacak hususların düzenlendiği ancak istekliler tarafından bu düzenlemelere uyulmadığı ve buna rağmen ihale komisyonunca bu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmadığı görülmüştür.
2022/331160 kayıt numaralı 24 Aylık 2 Kısım Doku Tipleme ve Flow Sitometri Testleri İhalesi, 2022/917558 kayıt numaralı 2 Yıllık Doku Tipleme Testleri Alımı ile 2022/229844 kayıt numaralı 24 Aylık 6 Kalem Puan Karşılığı Laboratuvar Kitleri ihalelerinin idari şartnamesinin 47’nci maddesinde “İstekliler tekliflerini Sağlık Uygulama Tebliği (SUT)’da 1 puan karşılığı olarak belirlenmiş olan 0,593 TL üzerinden indirim yapmak suretiyle 1 puan karşılığı TL bedeli olarak vereceklerdir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır. İhale komisyonu kararları incelendiğinde isteklilerin tekliflerini belirlenen tutarın üzerinde sundukları ancak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmadığı görülmüştür. Ayrıca ihale üzerine bırakılan isteklinin de teklifinin bu tutarın üzerinde olduğu anlaşılmıştır.
27.04.2022 tarihinde Sağlık Bakanlığı tarafından çıkarılan Tıbbi Cihazlarla İlgili Mal ve Hizmet Alımı İşlemlerine Dair 2022/2 sayılı Genelgenin 4.8’inci maddesinde tüm sağlık kurum ve kuruluşlarında kit veya sarf karşılığı cihaz kullanılması amacıyla ihaleye çıkmak için; SUT’da belirtilen fiyatlar ve toplam poliklinik ile test ve analiz sayıları kullanılarak maliyet- etkililik ve fayda kıstaslarının uygulanacağı belirtilmiştir.
Dolayısıyla kit karşılığı cihaz alımlarında ihaleye çıkılmasında SUT fiyatlarının aşılmaması zorunluluğunun olmadığı anlaşılmaktadır. İdari şartnamelerde isteklilerce verilecek olan teklifler için bu kıstasın belirlendiği ancak tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu kıstas dikkate alınmaksızın ihalelerin sonuçlandırıldığı tespit edilmiştir.
Diğer taraftan idari şartnamenin yine aynı maddesinde, firmanın teklif ettiği malzemelerin marka, ambalaj içeriği ve UBB (Ulusal Bilgi Bankası) barkodlarını belirtmesi gerektiği düzenlenmiştir. İhalelere sunulan tekliflerin incelenmesi neticesinde tekliflerde fiyat harici bir bilgiye yer verilmediği görülmüştür.
Kamu İdaresi cevabında ihale dokümanında belirlenen 0,593 rakamının SGK tarafından belirlenen ve yıllar itibarıyla güncellenmeyen sabit katsayı olduğu, idari şartnameye isteklilerin bu tutarın altında teklif vermesini sağlamak için tavan fiyat olarak konulduğu ancak piyasa şartlarının bu rakamın altında teklif verilmesine elverişli olmadığı bu yüzden de bu rakamın üzerindeki tekliflerin ihale komisyonunca kabul edildiği ifade edilmiştir.
Her ne kadar İdare cevabında idari şartnamede yer alan 0,593 rakamının ihale dokümanında bulunma sebebinin firmaların fiyat verirken bu rakamın altında teklif vermelerini sağlamak olduğu ancak piyasa koşullarının buna elverişsiz olduğu ifade edilmişse de bulgu metninde ifade edildiği üzere Sağlık Bakanlığı Genelgesinde kit karşılığı tıbbi cihaz alımlarında SUT puanlarının aşılmaması gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Bulguda eleştiri konusu yapılan husus bu rakamın üzerinde tekliflerin kabul edilmesi olmayıp ihale dokümanında tekliflerin 0,593 TL üzerinden indirim yapılmak üzere sunulacağı yönünde düzenleme yapılmasına rağmen bu hükme uyulmamasıdır.
Ayrıca İdarece birim fiyat teklif cetvellerinin EKAP tarafından standart formatta hazırlandığı ve bu formda UBB, marka ve ambalaj içeriği sütunlarının bulunmadığı, isteklilerin marka, ambalaj içeriği ve UBB barkod bilgilerini kendi hazırladıkları formatlarla aynı ihale teklif dosyası içinde idareye sundukları ifade edilse de teklif dosyalarında cihazların fiyatı haricinde bir bilgi bulunmadığı görülmüştür.
Sonuç olarak, İdarece tekliflerin idari şartname hükümlerine göre değerlendirilmesi ve şartları taşımayan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.
B) Sözleşmelerde Cihazın İdarede Kalacağı Sürenin Belirlenmemesi
Kit Alımı ile birlikte kit karşılığı geçici olarak tıbbi cihaz temini ihalelerinde ihale dokümanında kitlerin analiz edildiği cihazlara ilişkin sürelerin belirlenmediği görülmüştür.
22.08.2009 tarih ve 27327 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliği’nin 60’ıncı maddesinde kit alımı ile birlikte kit karşılığı geçici olarak cihaz temini ihalesi, kitlerin teslim programına uygun olarak idareye teslim edilmesi ile bu kitlerin tahlil edildiği cihazların sözleşmede belirtilen süre boyunca idarenin laboratuvarında kurulu bulundurulması ve yüklenicinin sözleşmede öngörülen diğer yükümlülükleri yerine getirmesi olarak tanımlanmıştır.
Anılan maddenin devamında bu ihalelerde kitlerin, ihale dokümanında belirtilen teslim sürelerine uygun olarak idareye teslim edilmelerine karşın cihazların idarede çalıştırılacağı süreye ilişkin açık bir düzenleme yapılmadığının, cihazların idarede kullanılacağı sürenin belirsizliğinin isteklilerce kit fiyatlarına yansıtıldığının gözlemlendiği belirtilmiştir. Kamu kaynaklarının verimli kullanılması ve hukuki sorunların yaşanmaması için ihale dokümanında kitlerin tahlil edileceği cihazların idarece kullanılacağı süreye ve yüklenicinin diğer yükümlülüklerine ilişkin açık bir düzenleme yapılması gerektiği ifade edilmiştir.
Kit karşılığı cihaz alımı ihalelerinin incelenmesi neticesinde; teknik şartname ve sözleşmeye kitlerin sözleşme süresince İdarece gönderilen sipariş yazılarına istinaden belirlenen sürede kısımlar halinde idareye teslim edileceği hüküm altına alınırken kitlerin analiz edildiği cihazların sürelerine ilişkin bir belirleme yapılmadığı tespit edilmiştir.
Bu durum ihale dokümanında belirlenen toplam kit sayısının sözleşme süresi bitmeden İdarece talep edilmesi halinde yüklenicinin cihazı sözleşme süresinden önce İdareden teslim alması yönünde hukuki ihtilafa yol açabilecektir. Ayrıca ihale aşamasında cihaz süresinin belirsizliğinin isteklilerce kit fiyatlarına yansıtılması söz konusu olacaktır.
Kamu İdaresi cevabında kit karşılığı tıbbi cihaz ihalelerinde cihazların özellikleri, kurulum ve bakım şartları ile cihazın Kurumda kalma süresinin ayrıntılı olarak teknik şartnamede belirlendiği bu nedenle de cihazların teslim ve kurulum sürelerinde herhangi bir belirsizlik bulunmadığı ifade edilmiştir.
Her ne kadar İdarece cihazın Kurumda kalma süresinin belirlendiği ifade edilse de incelenen teknik şartnamelerde cihazların süresine ilişkin olarak sadece “Yüklenici firma, sözleşmenin imzalanmasından itibaren 30 gün içinde teknik şartnamede özellikleri belirtilen cihazları çalışır vaziyette laboratuvara kuracaktır.” ibaresine yer verildiği dolayısıyla cihazların İdarede kalacağı sürenin belirlenmediği görülmüştür.
Sonuç olarak hem kamu kaynaklarının etkin kullanımının sağlanması hem de ileride oluşabilecek hukuki ihtilafların önüne geçilmesi amacıyla kitlerin analiz edildiği cihazların İdare de kalacağı sürenin ihale dokümanında belirlenmesi gerekmektedir.