Kit Karşılığı Tıbbi Cihaz Alımı İhalelerinde Muayene Kabul İşlemlerinin Mevzuata Uygun Olarak Yapılmaması (Sayıştay)

BULGU: Kit Karşılığı Tıbbi Cihaz Alımı İhalelerinde Muayene Kabul İşlemlerinin Mevzuata Uygun Olarak Yapılmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Kit karşılığı tıbbi cihaz alımları kapsamında temin edilen kitlerin ihale dokümanına uygunluğunun muayene kabul komisyonu tarafından kontrol edilmediği tespit edilmiştir.
4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun 11’inci maddesinde denetim, muayene ve kabul işlemleri düzenlenmiş olup teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemlerinin, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılacağı ifade edilmiştir.
19.12.2002 tarih ve 24968 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin 6’ncı maddesinde mal alımında muayene ve kabul işlemleri için yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulacağı belirtilmiştir.
Aynı Yönetmeliğin 7’nci maddesinde ise komisyonun görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir. Buna göre komisyon, yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler, kısa sürede bozulabilen maddelerin muayenesine öncelik verir ve ihale dokümanında belirlenen şekilde kabul işlemlerinde esas alınacak işlemleri yürütür. 13’üncü maddesinde muayenede aranacak hususların ihale dokümanında yazılı şartlar olduğu, 20’nci maddesinde muayene raporlarına, ihale dokümanında yazılı niteliklerle, muayenede bulunan niteliklerin ayrı ayrı yazılacağı, bunların karşılaştırılacağı ve buna göre de sonucun “niteliklerine uygundur” veya “niteliklerine uygun değildir” şeklinde kesin olarak belirtilerek komisyon üyeleri tarafından imza edileceği hükme bağlanmıştır. 25’inci maddesinde de sözleşme konusu malların denetim, muayene ve testleri tamamlandığında, komisyonun olumlu raporu idarece kabul edilerek, ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesinde esas alınacağı belirtilmiştir.
Bahse konu Yönetmeliğin 27’nci maddesinde sorumluluklar düzenlenmiştir. Buna göre muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri ile ihtiyacın karşılanma sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır. Ayrıca, fiil veya davranışlarının özelliğine göre haklarında ceza kovuşturması da yapılır ve hükmolunacak ceza ile birlikte tarafların uğradıkları zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine tazmin ettirilir.
Mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere mal alımlarında yüklenici tarafından mal teslim edildiğinde malın, muayene ve kabul komisyonu tarafından ihale dokümanında yer alan şartları taşıyıp taşımadığı kontrol edilecek ve buna istinaden hazırlanan rapor üzerine ödeme belgesi düzenlenecektir.
2023 yılı mal alımlarının incelenmesinde aşağıda yer alan tespitlerde bulunulmuştur.
a. Kit karşılığı tıbbi cihaz alımlarında alınan kitlerin Ürün Takip Sistemi (ÜTS) ve marka kontrollerinin yapılmaması
Kit karşılığı tıbbi cihaz alımlarında idari şartnamenin 7’nci maddesinde ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri arasında alımı yapılacak ürünlerin ÜTS’de tedarikçi firma altında Sağlık Bakanlığı tarafından kayıt veya bildirim işleminin tamamlanmış olması şartı aranacağı ve ürünlere ait bu bilgilerin ihale dosyasında liste halinde sunulması gerektiği düzenlenmiştir. Yine teknik şartnamelerde de ürünlerin özellikleri belirtilirken ÜTS kaydının olması gerektiği özellikle belirtilmiştir.
Yine idari şartnamenin 47’nci maddesinde ise isteklilerin birim fiyat teklif cetvelinde teklif ettiği malzemelerin marka, ambalaj içeriği ve ÜTS barkodlarını belirtmesi gerektiği ifade edilmiştir.
ÜTS kontrollerinin kolaylıkla yapılabilmesi için Sağlık Bakanlığı internet sitesinden ilgili tıbbi malzemenin barkodu girilerek ya da ÜTS mobil uygulaması ile malzemenin barkodu okutularak sistemde kayıtlı olup olmadığı kontrol edilebilmektedir.
Dolayısıyla ihale aşamasında hem firmaların hem de alınacak tıbbi cihazların ÜTS belgeleri istekli tarafından idareye sunulacaktır. İhale sonrasında ise yüklenici tarafından malın teslimi aşamasında da muayene ve kabul komisyonu tarafından teslim alınan kitlerin ve cihazların ihale dokümanında yer alan şartları taşıyıp taşımadığı kontrol edilerek tıbbi malzemelerin marka ve ÜTS kontrolleri yapılacaktır.
Ancak yapılan fiziki denetimde ihaleler kapsamında temin edilen kitlerin ve bunların analiz edildiği cihazların yüklenicinin teklifinde sunduğu markalardan farklı olduğu ve ÜTS mobil uygulamasından okutulan barkodların ÜTS’de kaydının olmadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında kit karşılığı cihaz temini ihalelerinde teknik şartnamede cihazın özelliklerinin detaylı bir şekilde belirlendiği, gerekli görülen durumlarda demo yapılarak teknik şartnameye uygunluğu, test sonuçlarında istenileni verip vermediği kontrol edilip, uygun olmayanların tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, diğer taraftan yüklenicinin teslim etmiş olduğu cihazda kitlerle uyumlu çiplerin bulunduğu, başka marka kitlerin bu cihazda çalışmadığı, firmanın cihazda hangi kitlerin kullanıldığını takip edebildiği, cihaz kurulumu ve çalışması aşamalarında birim sorumluları tarafından gerekli kontrollerin yapıldığı ifade edilmiştir.
Her ne kadar İdarece hem cihazların hem de kullanılan kitlerin teknik şartnameye uygunluk denetimin yapıldığı ifade edilse de bulgu metninde belirtildiği üzere yapılan denetimde temin edilen kitlerin ve bu kitlerin analiz edildiği cihazların tesliminde marka ve model kontrollerinin yapılmadığı, ÜTS sistemi kayıtlarının sorgulanmadığı dolayısıyla bulgu konusu hususların İdare cevabında karşılanmadığı görülmüştür.
Sonuç olarak, muayene ve kabul komisyonunun söz konusu ihalelerde görevlerini mevzuata uygun bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir.
b. Puan Usulü Yapılan Kit Karşılığı Tıbbi Cihaz Alımı İhalelerinde Alınan Kitlerin Muayene ve Kontrolünün Yapılmaması
Puan usulü yapılan kit karşılığı cihaz alımı ihalelerinde hakedişlerin sonuçlanan test sayısı esas alınarak düzenlenmesi gerekçesiyle idareye teslimi sırasında kitlere ilişkin herhangi bir muayene ve kontrol yapılmadığı görülmüştür.
Anılan ihalelerin idari şartnamesinin 7 ve 47’nci maddelerinde firmaların teklif mektuplarında kitlerin marka ve ÜTS barkodlarını belirteceği ifade edilmiştir.
Dolayısıyla kitlerin yüklenici tarafından idareye teslim edildiğinde muayene ve kabul komisyonu tarafından kitlerin ihale dokümanına uygun olup olmadığı, marka ve ÜTS kodlarının sistemde kayıtlı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Aksi durumda ürünlerin değişimi talep edilmeli ve uygun mallar teslim edilene kadar ödeme belgeleri düzenlenmemelidir.
Puan usulü kit karşılığı tıbbi cihaz alımı ihaleleri mal alımı ihaleleri olduğundan her ne kadar kitlerden alınan sonuçlar esas alınarak puan üzerinden ödeme yapılsa da teslim alınan kitler için muayene ve kabul komisyonu oluşturularak marka ve ÜTS kontrollerinin yapılması gerekmektedir.
Ancak puan usulü kit karşılığı cihaz alımı ihalelerinde yüklenici tarafından kitlerin tesliminde muayene ve kabul işlemlerinin yapılmadığı, kitlerin idareye tesliminden sonra kullanılıp sonuç alınması üzerine sonuçlanan test sayısı üzerinden ödeme yapıldığı dolayısıyla teslim alınan kitlerin marka ve ÜTS kontrollerinin yapılmadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında puan karşılığı yapılan kit karşılığı tıbbi cihaz alımlarında bulgu konusu aksaklıklara sebep olan muayene kabul işlemlerindeki sorunların giderilmesi için gerekli önlemlerin alındığı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak ihale sonucu idareye bir mal teslimi söz konusu olduğundan kitlerin teslimi aşamasında muayene ve kabul işlemleri yapılmak suretiyle marka ve ÜTS kontrollerinin yapılması gerekmektedir.