Kullanılan Muhasebe Sisteminin Mevzuatın Gerekliliklerini Karşılamaması (Sayıştay)

BULGU: Kullanılan Muhasebe Sisteminin Mevzuatın Gerekliliklerini Karşılamaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi

İdare tarafından muhasebe ve mali işlemlerin yürütülmesinde kullanılan e-İçişleri sisteminin bazı yönleriyle Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde yer alan gereklilikleri karşılamadığı görülmüştür.
a) Amortisman işlemlerine ilişkin kayıtların sistem üzerinden hesaplanarak yapılamaması
İl Özel İdarelerince kullanılan e-İçişleri sisteminin hurdaya ayrılanlar dışında amortismana tabi varlıklar için amortisman ayrılması işlemlerinin sistem üzerinde yapılamadığı görülmüştür.
Dönem sonunda Kamu Hesapları Bilgi Sistemine mali verilerin yüklenmesi sırasında amortismanların sistem üzerinden değil elle hesaplandığı ve verilerin bu şekilde girildiği görülmüştür. Söz konusu amortisman hesaplarının elle yapılması amortismanların takibini ve hesap hatalarının yapılma riskini arttırmakta olup bu işlemlerin sistem üzerinden yürütülmesi gerektiği düşünülmektedir.
b) Tahakkuku Tahsiline Bağlı İdare Gelirlerinin Mevzuata Aykırı Olarak Gelirlerden Alacaklar Hesabında Muhasebeleştirilmesi
İdarenin, tahakkuku tahsiline bağlı gelirlerin tahsilat kayıtlarında 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabını aynı yevmiye kaydında borç ve alacak çalıştırdığı görülmüştür.
İdarece peşin olarak tahsil edilen harçlar, gelirler ve teminatlar tahakkuku tahsiline bağlı gelirlerdir. Mahalli idareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı” başlıklı 87’nci maddesinde; nitelikleri itibarıyla tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak yapılan tahsilatların bu hesapla ilişkilendirilmeyeceği belirtilmiştir.
Yukarıda belirtilen mevzuat hükmü uyarınca nitelikleri itibariyle tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak yapılan tahsilatların 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile ilişkilendirilmemesi, tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarların 100 Kasa Hesabı ya da 102 Banka Hesabına borç, 600 Gelirler Hesabına alacak; diğer taraftan 800 Bütçe Gelirleri Hesabına alacak, 805 Gelir Yansıtma Hesabına borç kaydedilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede, İdare tarafından tahakkuku tahsiline bağlı gelirler tahsil edildiğinde, tahsilatların muhasebeleştirildiği muhasebe işlem fişlerinde aynı gelir için yersiz şekilde tahakkuk kayıtları yapıldığı ve 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabına ilk önce borçlandırıldığı sonra da tekrar alacaklandırılarak hesabın kapatıldığı görülmüştür.
Sorunun İl Özel İdarelerinin kullanması amacıyla İçişleri Bakanlığı tarafından hazırlanan e-İçişleri sistemi Bütçe ve Muhasebe Modülünden kaynaklandığı, İdarenin bu tahsilatlarla ilgili doğru kayıtları ancak elle tahsilat girişi yapıldığında gerçekleştirebildiği ve sistemdeki hesapların işleyişiyle ilgili tasarruf yetkisinin bulunmaması göz önüne alındığında bu hesabın kullanımına ilişkin işlemlerin İçişleri Bakanlığınca düzeltilmesi gerektiği düşünülmektedir.
Kamu idaresi cevabında, E-içişleri modüllerindeki ilgili eksikliklerin tamamlanması için İçişleri Bakanlığı Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğüne bildirim yapılacağını belirtmiştir.
Sonuç olarak, İdare tarafından gerçekleştirilecek gelir tahakkuk kayıtlarında gerekli kontroller yapılarak Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak gelir türlerinin tasnifi yapılıp peşin olarak tahsil ettiği çeşitli gelirlerin muhasebe kayıtlarının mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmesiyle ilgili gerekli sistemsel düzeltmelerin yapılmasının sağlanması gerekmektedir.