Kurum Bünyesinde Mevcut Bilgi Teknolojileri (BT) Sistemleri Hususunda Eksikliklerin Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Kurum Bünyesinde Mevcut Bilgi Teknolojileri (BT) Sistemleri Hususunda Eksikliklerin Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

Erzurum Büyükşehir Belediyesi’nin bilgi teknolojileri sistemine yönelik alt yapı ve kablolama işlerinin önceki yıllarda kurulduğu, geçen süre zarfında sisteme yönelik köklü çözümlere gidilmediği, alt yapı ve network sisteminde kullanılan bazı donanımların dijital kullanım sürelerinin dolduğu, değiştirilmesi gerektiği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kanunun beşinci kısmında “İç Kontrol Sistemi” düzenlenmiş, Kanunun 55’inci maddesinde iç kontrolün tanımı yapılmış, 56’ncı maddesinde de iç kontrolün amaçları belirlenmiştir. Kanuna dayalı olarak 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” yayımlanarak “Kamu İç Kontrol Standartları” belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında,

izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.

Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde iç kontrolün; Kontrol ortamı standartları, Risk değerlendirmesi standartları, Kontrol faaliyetleri standartları, Bilgi ve iletişim standartları, İzleme bileşenleri standartları esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere düzenlenmiştir.

İdareler tarafından uygulanmak durumunda bulunulan sözkonusu standartlardan “Bilgi ve iletişim Standartları”; gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsamaktadır.

Bu çervevede; “Bilgi ve iletişim” Standardı kapsamında idareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. “Raporlama” Standardı kapsamında idarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. “Kayıt ve dosyalama sistemi” Standardı kapsamında idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

Tebliğde, “Bilgi ve iletişim”, “Raporlama”, “Kayıt ve dosyalama sistemi” Standardları çerçevesinde idarelerin, kapsamlı ve güncel bir sisteme yani bilişim teknolojileri yönetim yapısına sahip olması gerektiği belirtilmektedir. Bir kurumda bilişim teknolojileri yönetim yapısının kurulmasıyla; kurumun stratejik hedeflerine ulaşması, paydaşların ihtiyaçlarına uygun verilerin ortaya çıkarılması, BT ile ilgili risklerin yönetilmesi, kaynakların daha etkin kullanılması, bilgi güvenliği gereklerine ve yasal mevzuata uygun çalışılması sağlanmaktadır.

Yapılan incelemelerde; Erzurum Büyükşehir Belediye Başkanlığının bilişim teknolojileri sistemine yönelik alt yapı ve network işlerinin yıllar önce kurulduğu, o yıllardan beri sayısı artan bilgisayar ve çevre birimleri ihtiyacından dolayı, mevcut bilgi işlem sistem odasında kullanılan sunucularda yavaşlama olduğu belirlenmiş, sistem odasında bulunan fiziksel sunucuların depolama alanları (Harddisk) ve hafızalarında (RAM) iyileştirme yapılması gerektiği tespit edilmiştir.

Geçmişten günümüze yaşanılan altyapı problemleri neticesinde, altyapısal donanım ve kablolamanın önceki yılların gereksinimlerine göre planlanarak yapılması, 2024 yılsonu itibari ile değiştirilmesini ve günün ihtiyaçlarına cevap verebilecek bir alt yapının kurulmasını zorunlu kılmaktadır. Buna bağlı olarak, Kurum ihtiyaçlarını karşılayacak yazılımların da gözden geçirilerek etkin ve verimli kullanımının sağlanması gerekmektedir.

İdare tarafından verilen cevapta; Erzurum Büyükşehir Belediyesi’nin bilgi teknolojileri altyapısı ve ağ sisteminin güçlendirilmesi amacıyla, ihtiyaç duyulan malzeme ve donanımlar 10.02.2025 tarihinde Devlet Malzeme Ofisi’nden temin edildiği, bu malzemeler, mevcut altyapının daha verimli ve sürdürülebilir bir şekilde çalışmasını sağlamak üzere kullanılacağı, alınan donanımların kurulumu ve gerekli değişiklikler, sistemin performansını artırmak ve olası teknik aksaklıkları en aza indirmek için altyapı güncellemelerinin tamamlanacağı, belediye hizmetlerinin hızlı ve güvenli bir şekilde yapılmasının sağlanacağı belirtilmiştir.

Sonuç olarak; İdare tarafından atılan adımlar doğrultusunda, 5018 sayılı Kanuna dayalı olarak 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” ve “Kamu İç Kontrol Standartları” doğrultusunda kapsamlı ve güncel bir bilgi iletişim sisteminin sağlanması için;

Erzurum Büyükşehir Belediyesi’nin bilişim teknolojileri sistemine yönelik alt yapı ve kablolama işleri ile ilgili incelemeler yapılarak ileriye dönük çözümlerin üretilmesinin,

Başkanlığa bağlı tüm birimler arasında kurumsal kimlik yapısına uygun olarak hazırlanacak digital altyapı ile kurumsal bir bütünlük sağlanmasının,

Başkanlık tarafından kullanılan donanımların ve yazılımların daha etkin ve verimli kullanılabileceği, sürdürülebilirliğin sağlanacağı, yedeklemenin yapılacağı ortamın oluşturulmasının,

Kritik verilerin mutabık kalınan bir Felaket Kurtarma Merkezine yedeklenmesinin ve yedekten geri dönüş senaryolarının gözden geçirilmesinin,

Gerekli olduğu değerlendirilmektedir.