|
ÖZET: 2023 yılı Sayıştay Denetim Raporları, üniversite ve döner sermaye işletmesinin mali tablolarındaki stok kayıtlarının, kurumun taşınır kayıt sistemiyle uyumsuz olduğunu ortaya koymuştur. Özellikle, üniversite hastanesinde kullanılan ilaçlar, medikal malzemeler ve diğer taşınırların takibi Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) üzerinden yapılmakta; ancak bu sistemdeki verilerin, muhasebe kayıtlarıyla tutarsızlık gösterdiği belirlenmiştir. Yılsonu itibarıyla HBYS’den alınan veriler, 190.914.849,73 TL değerinde malzeme kaydederken, muhasebe sisteminde bu rakam 171.001.224,61 TL olarak görünmektedir. Aradaki fark, 19.913.625,12 TL tutarında malzemenin kurum mali tablolarında yer almadığını göstermektedir.
Kurumun taşınır kayıtlarının, gerçek durumu yansıtmadığı ve mali tabloların hatalı olduğu değerlendirilmiştir. 5018 sayılı Kanun’un “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı maddesi gereği, kamu kaynaklarının etkin ve doğru bir şekilde muhasebeleştirilmesi ve raporlanması sorumluluğu bulunmaktadır. Kamu İdaresi, HBYS’nin DMİS ile entegrasyonunun olmaması nedeniyle gerekli eşleştirmelerin yapılamadığını belirtmiş ve bu durumun, stok kayıtlarının karşılaştırılmasıyla çözülebileceğini ifade etmiştir. Stok hareketlerinin doğru bir şekilde izlenebilmesi için, mali tabloların taşınır işlemleriyle uyumlu hale getirilmesi ve dönem sonu envanter çalışmalarının yapılması önerilmektedir. |
BULGU: Kurum Mali Tablolarındaki Stok Kayıtlarının Taşınır Kayıt Sistemindeki Kayıtlarla Uyumlu Olmaması
2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi
Döner Sermaye İşletmesi mali tablolarındaki stok kayıtlarının, kurumun fiilen kullandığı taşınır kayıt sistemindeki kayıtlarla birbirini tutmadığı tespit edilmiştir.
Üniversite Hastanesinde sağlık hizmetlerinde kullanılan ilaç ve farmakolojik ürünler başta olmak üzere, medikal malzemeler ve diğer tüm taşınır hareketleri Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) üzerinden izlenmekte, tüm depolardaki taşınırlar bu sistemde görülmekte, malzemelerin fiyat ve miktarlarıyla, ihtiyaç ve stok fazlası miktarlarına ulaşılabilmektedir. Hastanede stok hareketleri ve taşınır işlem fişlerinin kesilmesi fiilen, hastane bilgi yönetim sistemlerinin stok hareketlerine ilişkin modülleri üzerinden yürütülmekle beraber, muhasebe kayıtları DMİS sisteminde oluşturulup kurum mali tabloları bu sistemden çıkması sebebiyle, muhasebe kayıtlarının hastane bilgi yönetim sistemi verileri ile uyumlu olması, gerek dönem içinde gerekse dönem sonunda hastane kayıtlarıyla saymanlık kayıtlarının birbirini teyit etmesi gerekmektedir.
Kurumun taşınır kayıtları incelenmesinde; 31.12.2023 tarihi itibariyle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden alınan devir listesine bakıldığında yılsonu itibariyle 190.914.849,73 TL tutarında 150 grubu malzeme olduğu anlaşılmıştır. Ancak Döner Sermaye İşletmesi muhasebe sisteminde Hastaneye ait 150 no’lu hesaba bakıldığında 171.001.224,61 TL tutarında malzeme olduğu görülmektedir. Dolayısıyla, 150 no’lu İlk Madde ve Malzeme hesap kodlarında izlenen taşınırların, mali tablo ve hastane bilgi sisteminde kayıtlı tutarları birbirini tutmamaktadır. Hastane Bilgi Sisteminde kayıtlı olan ancak kurum mali tablolarında görünmeyen toplamda 19.913.625,12 TL tutarında malzeme olduğu görülmektedir. Kurumun stok hareketlerinin takip edildiği verilerinin gerçek-fiili durumu yansıtması beklendiğinden, kurum varlıklarının mali tablolarda hatalı gösterildiği değerlendirilmektedir.
5018 sayılı Kanun’un “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesi uyarınca, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların; kaynakların etkili, ekonomik, kullanımından sorumlulukları olduğu gibi bunların tam ve doğru şekilde muhasebeleştirilmesinden ve raporlanmasından dolayı da sorumlulukları bulunmaktadır.
Kamu İdaresi cevabında, Üniversite Hastanesinin taşınır işlemlerini Hastane Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden yürütmesi ve söz konusu sistemin DMİS ile herhangi bir entegrasyonunun olmaması nedeniyle taşınır kayıtlarına ilişkin sistemsel olarak gerekli eşleştirmelerin yapılamadığı, Hastane Bilgi Yönetim Sisteminden alınan taşınır stok kayıtları ile Saymanlık Müdürlüğü kayıtlarının karşılaştırması yapılarak denkliğinin sağlanacağı ifade edilmiştir.
Stok hareketlerine ilişkin hesap verme sorumluluğunun sağlanabilmesi için kurum mali tablolarındaki stok kayıtlarının, taşınır işlemlerinin kayıt ve takibinin yapıldığı, taşınır kesin hesabının çıktığı kayıtların bir birini teyit etmesi ve dönem sonu envanter çalışmalarının yapılmasının uygun olacağı düşünülmektedir.