Kurum Tarafından Yapılan Mal ve Hizmet Alım İhaleler ile İlgili Kabul ve Kontrol Faaliyetlerinde Eksikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Kurum Tarafından Yapılan Mal ve Hizmet Alım İhaleler ile İlgili Kabul ve Kontrol Faaliyetlerinde Eksikler Bulunması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

Kurum personeli tarafından kontrol/kabul faaliyetleri yürütülen/yürütülmüş mal/hizmet alım işlerinde gerekli kontrollerin yapılmadığı, ilgili işlerin kabulüne ve kontrolüne dair mevzuatın öngördüğü usul işlemlerine de uyulmadığı görülmüştür. Yapılan denetimlerde tespit edilen hususlar aşağıda sıralanmıştır:
– Kurumun mal alımlarında düzenlenen muayene ve kabul tutanaklarının/raporlarının idarece onaya tabi tutulmaması,
Kurumda yapılan 2022 yılı denetimlerinde Muayene ve Kabul Komisyonlarının sadece Muayene ve Kabul Tutanağı düzenlediği, söz konusu tutanaklarda idare yetkilisi olarak Harcama Yetkilisi’ne onay başlığı/kısmı açılmadığı, ilgili tutanakların/raporların idarece onaylandığına dair ayrıca bir belge de düzenlenmediği, söz konusu belgelerin sistem üzerinden Harcama Yetkilisince kabul veya onay kelimesi geçmeden doğrudan ödeme için ilgili birimlere havale edildiği görülmüştür.
Kurum tarafından düzenlenen Tip Sözleşmede ve ihale dokümanlarında Mal Alımları Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı’nın “idarece kabul/onay” aşamasına yer verilmemiştir. Söz konusu eksik düzenlemenin uygulamada yine aynı sözleşmelerin (4734 Sayılı Kanunun 3’üncü Maddesi (f) Bendi Kapsamında Yapılacak Mal Alımlarına Ait Tip Sözleşme) atfı gereği 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliği’nin “kabul” başlıklı 25’inci maddesinde yer alan hüküm ile tamamlanması gerekmektedir. İlgili hükümde aynen “Sözleşme konusu malların denetim, muayene ve testleri tamamlandığında, komisyonun olumlu raporu idarece kabul edilerek, ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesinde esas alınır.” Denilmektedir. Buna göre Tip Sözleşme ve onun atfı üzerine Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliği’nin “kabul” başlıklı 25’inci maddesi çerçevesinde teslime konu malları için öncelikle bir kabul tutanağı/raporu düzenlenmesi ve ardından ilgili tutanağın idarece kabul edildiğine/onaylandığına dair aynı belge üzerinde veya haricen düzenlenecek başka bir belge üzerinde kabul/onay kaydı bulunmalıdır.
Kamu ihale mevzuatımızda yüklenici ile idare arasındaki yazışmalarda asıl muhatap “kontrol teşkilatı/muayene ve kabul komisyonu” olmayıp bizzat “idarenin kendisidir”. Dolayısıyla sadece muayene ve kabul işlemleriyle görevli olan personelin kabul işlemlerinin “onaylanması” veya buna dair raporun “kabul edilmesinde” ve buna dair yükleniciyle olan yazışmalarda idareyi temsile ilişkin görev ve yetkisi bulunmamaktadır. Buradan hareketle Kurum tarafından yapılacak mal alımlarında kabul tutanağının idarece kabul/onay aşamasının atlanmamasının ve Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “kabul” başlıklı 25’inci maddesi çerçevesinde işlem tesis edilmesinin görev, yetki ve sorumluluk açısından daha uygun olacağı değerlendirilmektedir.
– Satın alınan mallar ile ilgili tablolarda alım konusu malın doğrudan temin onay tarihi, muayene ve kabul tarihi, fiili teslim tarihleri ve mali belgelerin tarihleri ile olması gereken tarihler arasında çelişkiler görülmesi,
Yapılan incelemede kurum personelinin satın alınan mallar ile ilgili fiili teslim tarihinin saptanması konusunda fatura tarihi-muayene kabul tarihi-irsaliye tarihi-taşınır işlem fişi arasındaki mevzuat açısından olması gereken uyumu gözetmeden tabloya hatalı veriler girdiği,
Tablolara girilen verilerden alım konusu malların fiili teslim tarihleri ile Mal Alım Muayene ve Kabul Komisyonu onay tarihlerinin mukayesesinde ise henüz mal teslim edilmeden muayene ve kabul işlemlerinin yapıldığı,
Görülmüştür. Yine ilgili tablolarda Kamu İhale Genel Tebliği’nin 22.1.1.4. maddesinde “Diğer taraftan 22 nci maddeye göre ihtiyaçların karşılanmasında onay belgesi düzenlenmesi, onayı takiben ihale yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılması ve buna ilişkin belgelerin dayanakları ile birlikte onay belgesine eklenmesi zorunludur…” ifadesi geçmesine rağmen henüz onay alınmadan ihtiyaçların doğrudan temin edildiği alımlara rastlanılmıştır.
173 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde “Numune üzerine veya tecrübe ve muayene şartıyla satım yapılmak üzere mal sevkiyatı yapılması halinde sevk edilen mallar için sevk irsaliyesi düzenlenmesi zorunludur. Bu tür sevkiyatlarda, malı satıcı taşıyor veya taşıtıyorsa irsaliye satıcı tarafından, alıcı taşıyor veya taşıtıyorsa irsaliye alıcı tarafından düzenlenecektir. Ancak, kabule bağlı olan ve bunun için yazılı bir sözleşme bulunan bu tür satışlarda, fatura düzenlenmesindeki on günlük (son düzenlemelerden sonra 7 gün) sürenin kabul tarihinden itibaren başlayacağı tabiidir.” İfadesi bulunmaktadır. Buna göre; kabule bağlı olan ve bunun için yazılı bir sözleşme bulunan mal alımlarında fatura düzenlenmesindeki 7 günlük süre teslim tarihinden değil kabul tarihinden itibaren başlayacaktır. Yapılan denetimlerde 254 adet mal alımı işinde henüz muayene kabul yapılmadan fatura düzenlendiği tespit edilmiştir.
– Taşıt kiralamasına ilişkin hizmet alımlarında ihale dokümanı ve Karayolu Taşıma Yönetmeliği uyarınca yaptırılması gereken zorunlu sigortaların varlığına ilişkin belgelerin kontrolünün yapılmaması,
Yapılan incelemede hizmet alımı yoluyla kiralık olarak kullanılan binek otomobillerin bazılarında Zorunlu Koltuk Ferdi Kaza Sigortasının süresinin bittiği ve buna bağlı olarak A1 yetki belgesinin geçersiz hale geldiği görülmüştür.
İhale dokümanında Zorunlu Koltuk Ferdi Kaza Sigortası ve binek otomobillerde A1 yetki belgesinin bulunması gerektiği belirtilmiştir. Denetim esnasında binek otomobillerden bazılarının Zorunlu Koltuk Ferdi Kaza Sigortalarının 08.02.2022 tarihinde sona erdiği, bu nedenle de A1 yetki belgesinin Ulaştırma Bakanlığınca re’sen düşürüldüğü görülmüştür. Sonuçta, kiralamaya konu binek araçlar bu durumun tespit edildiği 01.11.2022 tarihine kadar sigorta ve A1 yetki belgesinden yoksun olarak çalıştırılmıştır. Dolayısıyla hizmet alımına ilişkin hakedişler düzenlendiği sırada ihale dokümanında belirtilen belgelerin kontrolü tam olarak yapılmadığından, 08.02.2022-01.11.2022 tarihleri arasında, bazı taşıtlar sözleşmeye ve Karayolu Taşıma Yönetmeliği’ne aykırı olarak çalıştırılmıştır.
– Genel Müdürlükçe ihalesi yapılan ve Bölge Müdürlüklerini de kapsayan binek-arazi aracı kiralama işinde ikili yapıdaki kontrol faaliyetlerinde pek çok eksiklikler bulunması,
Sahada ve dosya üzerinden yapılan incelemelerde,
-Söz konusu işe ilişkin temin edilen araçlarda araç takip sistemlerinin bulunmadığı,
-Araçların görev sırasında personelin göreve gidiş-dönüş km bilgilerini içeren tutanak ve belgelerin bulunmadığı,
-Araçlardan bozulan-servise giden-muayeneye giden araçların yerine Teknik Şartname hükümlerine rağmen firma tarafından yedek araç temin edilmediği, buna dair tutanak tutulmadığı,
– Bozulan-servise ihtiyacı olan-muayenesi gelen araçların ilgili yerlerine firma personeli yerine Kurum personeli tarafından götürülüp yine Kurum personeli tarafından teslim alındığı, böylece görev mahallinden servis-muayene mahalline kadar kaza gibi durumlarda Kurum personelinin karşılaşabileceği tüm olumsuz durumlar için risklerin Kurum tarafından üstlenildiği,
-Araçların puantaj formlarının taşradaki kamp şefleri tarafından tutulduğu, söz konusu formların tutulmasında standart uygulamaların olmadığı, Bölge Müdürlükleri ve kamp şefleri arasında farklı uygulamalar olduğu, tutulan puantaj formlarının Genel Müdürlüğe gönderilmesi sırasında ilgili Daire Başkanlığına mail yoluyla gönderildiği, e-belge üzerinden veya başkaca resmi bir ortamda gönderilmediği,
-İlgili işte ikili bir kontrol faaliyeti söz konusu olup aslında gerçek anlamda kontrol faaliyeti yapan taşra birimleri iken bu birimlerde görevli olanlara ihale dokümanlarının paylaşılmadığı, dolayısıyla yapmış oldukları puantajın dışında başkaca hangi hususların ihale dokümanı çerçevesinde önemli olduğu konusunda bilgi sahibi olmayan taşrada görevli personelin etkin bir kontrol yapmasının da mümkün olamayacağı, özellikle cezai müeyyide gerektiren uygulamalar konusunda ilk kontrolü yapanların bilgilendirilmesi, gerekirse bu konuda görevli personel ile iş ve işlem sürecini içeren yazılı iletişim kurulması ihtiyacının bulunduğu,
Tespit edilmiştir.
– Sondaj hizmet alımlarında kontrol faaliyetlerini tevsik edici belgelerde eksikler bulunması,
Yapılan denetimlerde,
Sondaj başlama ve sondaj yer teslim tutanaklarının bazı işlerde yüklenicilere imzalatılmadan işlere devam edildiği,
-Sondaj hizmet alımlarına dair mali belgelerin Bölge Müdürlüğü arşivlerinde muhafaza edilmek yerine kamp şefleri tarafından kullanılan ve üçüncü kişilerden kiralanan depo veya otellerde muhafaza edildiği,
-Günlük puantajların yüklenici tarafından doldurulan belgeler üzerinden yapıldığı,
Tespit edilmiştir.
– Bölge Müdürlükleri Mahalli İşçilik Hizmet Alımlarında İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) eğitimlerinin verilmemesine rağmen gerekli işlemlerin tesis edilmemesi,
Bölge Müdürlükleri Mahalli İşçilik Hizmet Alımına dair sözleşmelerin 7’nci maddesi 1 No.lu bendinde;
“7.1. Taahhüdün (ilave işler nedeniyle meydana gelebilecek artışlar dahil) yerine getirilmesine ilişkin sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım, nakliye, her türlü sigorta, vergi, resim ve harç giderleri, işin süresi ve personel sayası dikkate alınarak ilgili mevzuatına göre hesaplanacak işçilik ücreti, çalıştırılacak işçilerin işe haşladıktan sonra, mesleki eğilim belgesi olmayanlara yüklenici tarafından iş sağlığı ve iş gür enliği eğitimi (24 saat) .iş sağlığı ve iş güvenliği uzmanlarınca verdirilmesi gideri, sözleşme bedeline dahildir” Denilmektedir.
Ayrıca sözleşme içerisinde bulunan ‘Birim Fiyat Teklif Cetvellerinde; “ Çalıştırılacak işçilere mesleki eğitim belgesi olmayanlara yüklenici tarafından iş sağlığı ve iş güvenliği eğitimi (24 saat) iş sağlığı ve güvenliği uzmanlarınca verilecektir. 6332 Sayılı iş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu gereği iş yerinde işçi başına aylık 20dk. İş güvenliği uzmanı ve 10.dk. İş Yeri Hekimi çalıştırma ile ilgili sorumluluk yüklenicidedir” denilmektedir.
Yukarıdaki sözleşme hükümlerine göre teklif fiyata dahil eğitimleri vermeyen yüklenicilere sözleşme 16.1.1 maddesi gereğince yerine getirilmeyen yükümlülüklerle ilgili cezai müeyyide uygulanmalı ve hakedişten düşülmesi gerekmektedir. Yapılan denetimlerde sözleşme kapsamında teklif fiyata dahil İSG eğitimlerinin verilip verilmediğine dair kontroller yapılmadığı, verilmeyen durumlarda cezai işlem tesis edilmediği,
Mahalli işçilerin özellikle sondaj mahallerinde son derece riskli ortamlarda çalıştığı göz önünde bulundurulduğunda İSG eğitim noksanlıklarından mütevellit iş kazası yaşanabileceği,
Tespit edilmiştir.
Yukarıda yer alan eksik ve hataların sorumlusu birim ve personelin ivedilikle uyarılması ve söz konusu uygulamalara son verilmesinin hukuki sorumluluk açısından uygun olacağı değerlendirilmektedir.