Maden Arama Kamplarında Kullanılmakta Olan Taşınırların Kayıt, Teslim ve Kullanımında Yönetmelik Uyumunun Sağlanması Adına Yeni Bir Sisteme Geçilmesinin Gerekmesi (Sayıştay)

BULGU: Maden Arama Kamplarında Kullanılmakta Olan Taşınırların Kayıt, Teslim ve Kullanımında Yönetmelik Uyumunun Sağlanması Adına Yeni Bir Sisteme Geçilmesinin Gerekmesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

Bölge Müdürlükleri sorumluluk alanlarında yer alan sondaj kamplarına gönderilen ve sahada kullanılmak üzere bekletilen kimyasal malzemelerin henüz tüketilmeden taşınır çıkış kaydının yapıldığı, çıkış kaydı yapılan malzemelerin uygun olmayan koşullarda muhafaza edilmeye çalışıldığı, yeterli depolama olanağı olmayan Bölge Müdürlükleri ve kamp şefliklerinin söz konusu malzemeleri sahada muhafaza etmesinin oldukça zor olduğu, henüz tüketilmeden çıkış yapılması neticesinde malzeme kullanımında suiistimal riskinin arttığı tespit edilmiştir.

Söz konusu tespit 2022 yılında da yapılmış ve ilgili yıl raporunda yer almıştır. Aradan geçen zamanda uygulamanın akıbeti izlemeye alınmış, daha fazla bölge müdürlüğü ve kamp bu süreçte denetime tabi tutulmuştur. Bu doğrultuda hatalı hususların devam ettiği, mevcut taşınır yönetim şekliyle de söz konusu sorunların çözüme kavuşturulamayacağı düşüncesi hasıl olmuştur.

Uygulamada; ülkenin her noktasında yer alabilen sondaj kamplarında kullanılmak üzere ilgili Bölge Müdürlüğü sorumluluk alanına girmesine rağmen birtakım yüksek değer ihtiva eden kimyasal malzeme merkezden toplu alım yapılarak gönderilmekte ve kamplarda tüketilmektedir. Dolayısıyla bu malzemenin giriş, çıkış, kayıt ve kullanım gibi durumlarına bölge müdürlüğünde görev yapan taşınır yetkililerinin bir dahli bulunmamaktadır. Merkezden çıkış yapılarak gönderilen kimyasal malzeme, doğal olarak günlük kullanım karşılığı olan miktarda değil, belli bir süre yeterli gelecek miktarda olmaktadır. Bu durum tüketim malzemesinin henüz kullanılmadan toplu bir şekilde çıkış yapılması sonucunu doğurmaktadır. Buna ek olarak; gönderilen malzeme herhangi bir “devir” niteliği taşımamakta, nitekim zaten hesaplardan “tüketim” olarak çıkmış bir malzeme olduğundan kamplarda malzemenin teslim/devir alındığına dair sorumluluğu üstlenen bir personel bulunmamakta, herhangi bir belge de düzenlenmemektedir. Kampa ulaşan malzemenin çıktığı miktarda ulaşıp ulaşmadığına delalet edecek sistem ve belge düzeni sağlanmadığından, malzeme miktarı her gönderim için büyük ölçüde risk barındırmaktadır. Ayrıca; bu malzemenin kamplarda muhafaza şekli de herhangi bir düzene dayanmamakta, her kampta farklı olan uygulamalar gözlemlenmektedir. Halihazırda bu malzemeler kamplara ulaştığı anda zaten tamamı kullanılmış olarak raporlanmış olarak gelmektedir, dolayısıyla tamamı tüketilmiş görünen malzeme için stok yönetimi yapmanın ve uygun fiziksel alan yaratmanın ilk andan itibaren anlamını yitirdiği değerlendirilmektedir.

Gelinen noktada belge düzeninde etkinlik sağlanması ve taşınır kullanımında sorumluluk üstlenilmesi adına sistem değişikliği elzem haline gelmiştir.

10.10.2024 tarih, 32688 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin (n) bendinde taşınır bilişim sistemi;

Bu Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak olan ve taşınır kayıt ve yönetim işlemleri çerçevesinde düzenlenmesi gereken kayıt, belge ve benzeri içeriklerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza edilmesi ile ibrazını sağlamak amacıyla ilgili idare tarafından; veri güvenliğini ve doğruluğunu temin eden, verilerin içerik, üst veri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, verilerin ilişkili olduğu fonksiyon veya işlemler için delil teşkil eden, ilgili süreçler arasında birlikte işlerlik standartlarını ve güvenlik politikalarını gözeten ve entegrasyona açık şekilde hazırlanan elektronik/yazılımsal sistem” olarak tanımlanmıştır.

Aynı maddenin (ö) bendinde taşınır kayıt yetkilisi;

“Taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevliler” olarak tanımlanmıştır. Mezkûr Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’nci maddesinin 1’inci fıkrasında; taşınır kayıt yetkililerinin “harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın”, görevlendirilebileceği ve taşınır işlemleri yoğun harcama birimleri için bu görevin birden fazla kişiye de verilebileceği düzenlenmiştir. 6’ıncı maddenin 4’üncü fıkrası ise taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumluluğuna ilişkindir. Buna göre; “Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, giriş kayıtlarını yapmak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.”, “Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi hâlinde konsolide görevlisine göndermek.”, “Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.” ve “Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek.” bahse konu yetkililerin görev ve sorumlulukları arasında sayılmıştır.

Uygulamada her kamp için bağlı bulunan harcama biriminin harcama yetkilisince birer taşınır kayıt yetkilisinin memur ya da diğer görevliler arasından görevlendirilmesi, kamplarda kimyasal malzeme için ambar hüviyeti gösteren korunaklı alanlar oluşturulması ve görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin bu ambarın sorumluluğunu üstlenmesi gerekmektedir. Merkezde görev yapan taşınır kayıt yetkilisince toplu bir şekilde alınarak kampın belli bir süre ihtiyacını karşılayacak miktarda tüketim malzemesini gönderirken çıkış yapmaması; varlık işlem fişi düzenleyerek “ambarlar arası devir” suretiyle göndermesi ve kampta yer alan ve kendi sorumluluğu altında taşınır bilişim sisteminde tanımlı bir “ambar” bulunan taşınır kayıt yetkilisince de sisteme devredilme kaydı düşülen ve gönderilen tüketim malzemesini varlık işlem fişi düzenleyerek teslim alması ve ambarda muhafaza etmesi, ihtiyaca binaen, kamp şefi tarafından düzenlenecek olan “Taşınır İstek Belgesi” karşılığında tüketime vermesi, tüketilen malzemenin günlük olarak mezkur Yönetmelik’in “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde düzenlenen “Tüketim Malzemeleri Defteri” üzerine Yönetmelik eki örnek- 1 doğrultusunda günlük olarak işlemesi gerekmektedir. Yapılan tüketimin her seferinde muhasebeye bildirilmesi zorunlu değildir. Nitekim aynı Yönetmelik’in “Devir alınan taşınırların girişi” başlıklı 19’uncu maddesinde “Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde düzenlenen Varlık İşlem Fişi muhasebe birimine gönderilmez.” hükmü yer almaktadır. Bu doğrultuda tüketim malzemeleri defterine dayanılarak oluşan tüketim miktarlarının 30’uncu maddenin 3’üncü fıkrasında belirtilen sürelere göre muhasebeye bildirilmesi gerekmektedir.

Yukarıda anlatılan sistemde, MTA gibi personeli zorlu saha şartlarında görev yapan bir kurum için belge düzeni oluşturmanın oldukça zor olduğu ortadadır. Nitekim Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Kamu idarelerince yapılabilecek düzenlemeler ile defter, belge ve cetvellerin elektronik ortamda tutulması” başlıklı 11’inci maddesinde; kapsamda yer alan her bir işlem ve düzenlenen her bir belgenin elektronik ortamda düzenlenmesi esası benimsenmiş ve hüküm altına alınmıştır. Bu kapsamda başta sistemi uygulanabilir kılmak, sonraki aşamalarda da etkinliği artırmak doğrultusunda; sistemde sıklıkla kullanılacak olan “Varlık İşlem Fişi”, “Taşınır İstek Belgesi” ve “Tüketim Malzemeleri Defteri” gibi belgelerin tablet vb. elektronik araçlar üzerinden düzenlenmesi ve bu araçların ambarlar arası devir yapan merkez ve kamplardaki taşınır kayıt yetkilileri ile malzemeleri kullanan kamp şeflerinin kullanımına sunulması gerekmektedir. Elektronik araçlarda kullanılacak yazılımın, kurum taşınır bilişim sistemine entegre edilerek sistemdeki belgeleri düzenlemeye imkân tanıyacak şekilde geliştirilmesi, bu araçların sorumluluk alacak personelin ilgili belgelere kolaylıkla elektronik imza atabilecek şekilde olması da bir diğer önemli gerekliliktir.

Yer verilen mevzuat hükümleri ve yapılan açıklamalar doğrultusunda, maden arama kamplarında tüketilen kimyasal malzemelerde nakliye ve kullanımların taşıdığı riski ortadan kaldırmak, bu süreçte görev yapan personel arasından malzemeyi gönderen, teslim alan ve muhafaza eden ile kullananların bu işlemlerini mevzuata uygun hale getirmek ve bu doğrultuda sorumluluk almasını sağlamak adına, önerilen sistemin ivedilikle kurulmasının kritik düzeyde önem arz ettiği değerlendirilmektedir.