Mal Alımı İhalelerinde Teslimat Programına Uyulmaması ve Hukuki Olmayan Gerekçelerle Süre Uzatımı Verilmesi (Sayıştay)

BULGU: Mal Alımı İhalelerinde Teslimat Programına Uyulmaması ve Hukuki Olmayan Gerekçelerle Süre Uzatımı Verilmesi

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Mal alımı ihalelerinde, teslimat programına uyulmaması durumunda yükleniciye ihtar yapılarak cezai müeyyide uygulanmadığı, süre uzatımı verilebilecek haller haricindeki gerekçelerle süre uzatımı kararı verildiği ve mal alımı işlemlerine ait belgelerin düzenlenmesinde eksiklik olduğu görülmüştür.
Mal Alımlarına Ait Tip Sözleşme’nin 10.3’üncü maddesinin dipnotunda, alım konusu malın veya malların teslim şartları ile teslim tarihleri “Teslim programı ve teslim tarihi” başlıklı 10.3’üncü maddesinde belirtileceği, “Teslim programında değişiklik” başlıklı 10.4’üncü maddesinde yüklenicinin, idarece onaylanmış teslim programına uymak zorunda olduğu ancak zorunlu hallerde İdarenin uygun görüşü ile teslim programında değişiklik yapılabileceği, İdarece onaylanan bir süre uzatımı bulunduğu takdirde, yüklenici bu hususun kendisine tebliği tarihinden başlamak üzere beş iş günü içinde yeni duruma göre bir teslim programı düzenlemek zorunda olduğu, “Yüklenicinin genel yükümlülükleri” başlıklı 16’ncı maddesinde, yüklenicinin, sözleşme konusu malı/işi, sözleşme ve ihale dokümanlarına göre belirlenen süre, miktar ve bedel dahilinde gerçekleştirmeyi ve oluşabilecek kusurları sözleşme hükümlerine uygun olarak gidermeyi kabul ve taahhüt ettiğini, 34’üncü maddesinde İdare tarafından, sözleşmede belirtilen süre uzatımı halleri hariç, yüklenicinin, sözleşmeye uygun olarak malı veya malları süresinde teslim etmemesi halinde en az 10 gün süreli yazılı ihtar yapılarak gecikme cezası uygulanacağı belirtilmiştir.
Tip Sözleşme’nin 28’inci maddesinde, İdare ve yüklenici arasında sözleşmenin uygulanmasına yönelik her türlü işlemin yazılı yapılacağı, sözleşmeye göre taraflardan birinin işin yürütülmesi ve malın teslim edilmesine ilişkin bir izin, onay, belge, olur vermesi veya tespit yapması, ihbar, çağrı veya davette bulunması gerektiğinde bu işlemlerin taraflar arasında yazılı olarak yapılacağı belirtilmektedir.
Mal Alımlarına Ait Tip Sözleşme’nin 25’inci maddesinde süre uzatımı verilebilecek haller ve şartlarına yer verilmiştir. Buna göre mücbir sebep ve idareden kaynaklanan nedenlerle süre uzatımı verilebilecektir. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun 10’uncu maddesi ve Tip Sözleşme’nin 25’inci maddesinde mücbir sebepler nedeniyle verilebilecek süre uzatım halleri doğal afetler, kanuni grev, genel salgın hastalık, kısmi veya genel seferberlik ilanı ve gerektiğinde Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenecek benzeri diğer haller olarak sayılmıştır. Mezkur hallerin mücbir sebep olarak kabul edilmesi ve yükleniciye süre uzatımı verilebilmesi için, mücbir sebep olarak kabul edilecek durumun; yüklenicinin kusurundan kaynaklanmamış olması, taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması, yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemesi, mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen yirmi gün içinde yüklenicinin İdareye yazılı olarak bildirimde bulunması ve yetkili merciler tarafından belgelendirilmesi zorunludur. Bu koşulların tamamının birlikte sağlanıyor olması gereklidir. İdareden kaynaklanan nedenlerle süre uzatımı verilecek hallerin ise, İdarenin sözleşmenin ifasına ilişkin yükümlülüklerini yüklenicinin kusuru olmaksızın, öngörülen süreler içinde yerine getirmemesi ve bu sebeple sorumluluğu yükleniciye ait olmayan gecikmelerin meydana gelmesi, bu durumun taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması ve yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş olması halinde, işi engelleyici sebeplere ve yapılacak işin niteliğine göre, işin bir kısmına veya tamamına ait süre en az gecikilen süre kadar uzatılabileceği koşullarının sağlanması halinde gerçekleşebilecektir.
İdare tarafından gerçekleştirilen mal alımı işlerinde, ihale dokümanında belirtilen teslimat sürelerine yüklenici tarafından uyulmadığı hallerde, süresinde teslim edilmeyen mallar belgelendirilerek kayıt altına alınmamakta, yükleniciye yazılı ihtar yapılmamakta, cezai müeyyideler uygulanmamakta veya ihtar yapılmakla birlikte cezai müeyyide uygulanılacağına dair bir bildirimde bulunulmamaktadır. Malların idareye hangi tarihte teslim edildiğinin tespitinin yapılmasına yönelik kanıtlayıcı belgelerde eksiklik bulunmakta, muayene ve kabul işlemlerine ait belgelerde tarih bilgisine yer verilmemektedir. İdarenin uygun görüşü üzerine teslimat programını değiştirmeksizin sözleşme süresini aşmayacak şekilde süre uzatımı verilmekte ve idareden kaynaklanan nedenler ile 4735 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesinde sayılan mücbir sebep halleri dışında idarenin deposunda yer olmaması, stok gün süresinin aşılması, döviz kurunda gerçekleşen değişimler, hammadde temini ve lojistikte yaşanan problemler gibi gerekçelerle süre uzatımları verilmekte ve bu hallerin belgelendirilmesinde eksiklikler bulunmaktadır.
Bu itibarla, mal alım ihalelerinde belge düzenine uyulması, teslimat programında belirtilen sürelerde malların teslim edilmemesi halinde yükleniciye ihtar yapılarak cezai müeyyidelerin uygulanması, 4735 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesinde sayılan mücbir sebep halleri ve idareden kaynaklanan nedenler haricindeki gerekçelerle süre uzatımı kararı verilmemesi ve belirtilen şartlara uygun hareket edilmesi gerekmektedir.