Mal alımlarında teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu hangi aşamada kontrol edilir (KİK)

18.06.2009 tarih ve III.H.12.10.G030/2009-25E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü tarafından 21.05.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Resmi Gazetenin Arşiv Hizmeti Donanım Alımı” ihalesine ilişkin olarak İ-sistem Bilgi Teknolojileri San. ve Tic. A.Ş.’nin 01.06.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 04.06.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 10.06.2009 tarih ve 13523 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.06.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihale komisyonuna sunulan numunelerin teknik şartnameye uygunluğuna ancak muayene ve kabul işlemleri aşamasında bakılabileceği, teklif zarfında sundukları numunenin teknik şartnamenin 3.11 inci maddesine aykırı olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılma işleminin yerinde olmadığı, ihalenin firmalarına verilmesi halinde işin teknik şartnameye uygun olarak yapılacağı ve teknik şartnamenin 3.11 inci maddesinde şartnamenin diğer maddelerine atıfta bulunulmadığı için, numunelerde firmalarının değerlendirme dışı bırakılmasına dayanak teşkil eden teknik şartnamenin 2.2, 2.3, 3.7, 3.8 ve 7.5 inci maddelerine uygunluk şartının aranamayacağı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Kamu İhale Kanunun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10 uncu maddesinde;

“İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.” hükmü yer almaktadır.

Anılan Kanunun “Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler” başlıklı 30 uncu maddesinde;

           (1) Ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler teknik şartnamede yer alır. Bu düzenlemelerde, işin niteliği ile bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri esas alınır. Bu yükümlülüklere ilişkin olarak yüklenici tarafından hangi belgelerin idareye sunulması gerektiğinin teknik şartnamede açıkça düzenlenmesi zorunludur.

          (2) Bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri uyarınca idarelerce belirlenmesi zorunlu olan mesleki ve teknik yeterlik kriterlerine ve bu kapsamda istenecek belgelere teknik şartnamede yer verilemez.”  hükmü yer almaktadır.

4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat tekliflerin numuneler üzerinden değerlendirilmesine imkân vermektedir. Ancak, numunelerin değerlendirilirken mevzuata uygun olan kriterlerin kullanılması gerekmektedir.

İhale ilanının “Diğer Hususlar” başlıklı maddesinde; “Teklif Öncesi Numune Tarama: İstekli, verilecek evrak örneklerini en az 300 DPI çözünürlükte tarayacak, temizleme işleminden geçirecek, kayıpsız TIFF ve kayıplı SPDF formatında sıkıştıracak, ayrıca kurum kontrolü için taranan sayfaların OCR’den geçirilmiş metin kopyalarını (doc) formatında hazırlayacaktır. İstekli, yaptığı işlemlerin teknik özelliklerini ( çözünürlük, kayıp oranlarını, sıkıştırma tekniğini, vs,) idareye teklif dosyalarını teslim esnasında sayısal ortamda (iki kopya olarak, CD formatında, CD’nin üzerinde isteklinin ve bu ihalenin adı yazılacaktır.) teslim edecektir. Yüklenici, sözleşmeden sonra işe başladığında bu örneklerden sapma yapmaksızın (kalite, netlik ve diskte kapladığı alan vs.) tarama işlemini gerçekleştirecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

          Teknik şartnamenin 1 inci maddesinin “Giriş” başlıklı madesinde; “Bu ihalenin konusu, Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü arşivinde bulunan 7 Ekim 1920-27 Haziran 2000 tarihleri arasında Osmanlıca ve Türkçe yayımlanmış yaklaşık 950.000 (dokuzyüzellibin) sayfalık Resmi Gazetenin sayısal veriye dönüştürülmesi ve bu verinin sayısal ortama aktarılması, tanımlı alanlar üzerinden fihristlenmesi, depolanması istendiğinde farklı noktalardan sayısal veriye erişilmesi ve yeniden üretilmesi için gerekli olan servis büro hizmetleri ile ilgili iş ve işlemlerdir.”

          Teknik şartnamenin 2.2 inci maddesinde; “Sayfa taraması, iyileştirme yöntemleri ile imaj olarak sayısallaştırılacaktır.”

          Teknik şartnamenin 2.3 üncü maddesinde; “Taranmış sayfalar, osmanlıca ve yabancı dildeki metinler hariç, kelime bazında erişim amaçlı OCR işleminden geçirilecektir. Mevzuat bölümü, tablolar hariç %100 OCR’lenecek, ilan bölümleri ise herhangi bir düzeltme yapılmadan OCR’lenecek (Orijinal gazete metni ile düzeltme sonucu oluşan metin arasında harf veya kelime bazında fark olmayacak şekilde) ve her gazete için Searchable PDF dosyası oluşturulacaktır.”

          Teknik şartnamenin 3.11 inci maddesinde; “Asıl Kopya: Malzemenin ana kopyası, orijinaline en yakın şekilde görüntülenmelidir. Asıl kopya uzun süreli saklama ve değişik amaçlarla çoğaltmak üzere kullanılabilir olmalıdır. Asıl kopya, resmi gazetelerin taranmış, (VRS veya dengi bir yöntemle) temizlenmiş/iyileştirilmiş ve kayıpsız sıkıştırılmış kopyasıdır. Bunlar veri yedekleme kartuşlarında saklanacaktır. Asıl kopyada olması gereken özellikler;

          Orijinaldeki bilgilere ve belgesel özelliklere en yakın kopyadır.

          Üzerinde VRS veya dengi bir yöntemle düzeltme ve temizlemeler yapılabilir.

          Uzun dönemli saklama ve türevler üretmek amacına yöneliktir.

          Orijinal kopyanın yerine ve yedeği olarak kullanılır,

          Yüksek kaliteli bir görüntüdür,

          Röprodüksiyonlar için kullanılır,

          Kayıpsız sıkıştırmalı, siyah beyaz, TIFF formatında ve en az 300 DPI çözünürlükte, yetmediği durumda daha yüksek bir çözünürlükte saklanabilmelidir.

          Teknik şartnamenin 3.7 inci maddesinde; “Asıl kopya, resmi gazetelerin taranmış, (VRS veya dengi bir yöntemle) temizlenmiş/iyileştirilmiş ve kayıpsız sıkıştırılmış kopyasıdır.”

          Teknik şartnamenin 3.8 inci maddesinde; “Çözünürlük, her sayfanın lazer yazıcı çıktısının net ve okunabilir olması sağlanacak şekilde ayarlanmalıdır..

           Kullanım kopyasının temel özellikleri;

          Bilgi ve araştırma amaçlı görüntülemek için kabul edilebilir kalitededir.

          Lazer yazıcıdan alınan çıktı okunaklı olur”

          Teknik şartnamenin 7.5 inci maddesinde;“Tarama esnasında görüntü iyileştirme yapılacaktır.”

Düzenlemeleri yar almaktadır.

İhale ilanının “Diğer Hususlar” başlıklı bölümünde ve teknik şartnamenin 3.11 inci maddesinde; “Yüklenici, sözleşmeden sonra işe başladığında bu örneklerden sapma yapmaksızın (kalite, netlik ve diskte kapladığı alan vs.) tarama işlemini gerçekleştirecektir.” düzenlemesinde yüklenicinin sunacağı numunelerin şartnamenin ilgili maddesine tam ve eksiksiz olarak uyması gerektiği açık ve net olarak belirtilmiş olup  muayene ve kabul aşamasına gelmeden çok önce yüklenicinin sunduğu ürünün teknik şartnamenin anılan kriterlerine uygun olup olmayacağı anlaşılabilecektir.

Kaldı ki, teknik şartnamenin 3.11 inci maddesindeki düzenleme çerçevesinde, yüklenicinin sözleşme sonrası ihale aşamasında sunduğu örneklere uygun tarama işlemi yapılarak bunun sonucunun CD ortamına aktarılması işlemi ile, ihale komisyonunun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında teknik şartnameye uygun olmadığı tespit edilen numuneleri kabul etmesinin, yükleniciyi anılan gerekçeyle işin teslimi esnasında örneklere uygun olmayan ürünlerin kabul edilmesini istemesi sonucu doğuracağı ve ihtilaflara yol açacağı açıktır.

Öte yandan, teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu, idareler tarafından, “tekliflerin değerlendirilmesi” aşamasında “numune değerlendirmesi” yoluyla yapabileceği gibi, bu değerlendirme ürünün teslimini müteakip “muayene ve kabul” aşamasında da gerçekleştirilebilir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin de yapılmasının öngörülmesi halinde bu hususun da ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, bu değerlendirme ister tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında isterse muayene ve kabul aşamasında gerçekleştirilsin, idarece ürünün teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu açıktır. Belirtilen nedenlerle başvuru sahibinin bu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

22.05.2009 tarihli numune inceleme tutanağında; başvuru sahibi firmanın sunmuş olduğu numunede, teknik şartnamenin 2.2 nci maddesinde; “Sayfa taraması, iyileştirme yöntemleri ile imaj olarak sayısallaştırılacaktır, aynı şartnamenin 2.3 üncü maddesinde; “Taranmış sayfalar, mevzuat bölümü, tablolar hariç %100 OCR’lenecek, ilan bölümleri ise herhangi bir düzeltme yapılmadan OCR’lenecek (Orijinal gazete metni ile düzeltme sonucu oluşan metin arasında harf veya kelime bazında fark olmayacak şekilde) ve her gazete için Searchable PDF dosyası oluşturulacaktır.” Teknik şartnamenin 3.7 inci maddesinde; “Asıl kopya, resmi gazetelerin taranmış, (VRS veya dengi bir yöntemle) temizlenmiş/iyileştirilmiş ve kayıpsız sıkıştırılmış kopyasıdır.”  Teknik şartnamenin 3.8 inci maddesinde; “ Çözünürlük, her sayfanın lazer yazıcı çıktısının net ve okunabilir olması sağlanacak şekilde ayarlanmalıdır. Kullanım kopyasının temel özellikleri; Bilgi ve araştırma amaçlı görüntülemek için kabul edilebilir kalitededir. Lazer yazıcıdan alınan çıktı okunaklı olur” Teknik şartnamenin 3.11 inci maddesinde; “Teklif Öncesi Numune Tarama: İstekli, verilecek evrak örneklerini en az 300 DPI çözünürlükte tarayacak, temizleme işleminden geçirecek, Teknik şartnamenin 7.5 inci maddesinde;“ Tarama esnasında görüntü iyileştirme yapılacaktır.” düzenlemelerindeki kriterler baz alınarak yapılan değerlendirmede; şikayetçi firmanın sunduğu numunenin anılan kriterleri yerine getirmediği belirtilmiştir. Bu konuda tutanak tanzim edilmiş ve alınan çıktığının örneği de ihale dosyasına konulmuştur. Numune istenmesinin başlıca amacının, Kamu İhale Kanunun 10 uncu maddesi uyarınca idarenin, teklif edilen ürünlerin teknik şartnameye uygunluğuna numunelerin teknik değerlendirmesi sonucunda karar verilebilmek olduğu, firmanın teknik şartnamede önceden belirli olan şartları numune değerlendirme aşamasında gerçekleştirmesi gerekmekte olup bunun ileride karşılanabileceği vaadi ihaleyi yapan idareyi bağlayıcı nitelikte değildir. Belirtilen gerekçelerle başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Teknik şartnamenin 3.11 inci maddesinde, numune tarama işleminde baz alınan ana kriterlerin ve açıklamaların tamamının aynı şartnamenin 2.2, 2.3, 3.7, 3.8 ve 7.5 inci maddelerinde daha ayrıntılı olarak ifade edildiği, bu nedenle teknik şartnamenin 3.11 inci maddesi ile şartnamenin sayılan diğer maddelerinin bir bütün olarak değerlendirilmesi gerektiği ayrıca, başvuru sahibinin sunduğu numunelerin yetersiz kabul edilmesine dayanak teşkil eden maddelerden birinin de teknik şartnamenin 3.11 inci maddesi olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin bu iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle,

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.