Mal Alımlarında Varlık İşlem Fişi Düzenlenmemesi ve Taşınır Kaydı Yapılmaması (Sayıştay)

BULGU: Mal Alımlarında Varlık İşlem Fişi Düzenlenmemesi ve Taşınır Kaydı Yapılmaması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

Belediyenin ödeme emri belgeleri ve muhasebe kayıtları üzerinde yapılan incelemede; mal alımlarında varlık işlem fişi düzenlenmediği ve taşınır kayıtlarının yapılmadığı, muhasebe kayıtlarının doğrudan 630 Giderler Hesabında gerçekleştirildiği görülmüştür.

10.10.2024 tarih ve 32688 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması gerektiğini düzenleyen “Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde;

“(1) Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır.

(2) Bu çerçevede;

Önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar,

Taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmalar,

Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalar,

miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir.” denilmektedir.

Taşınırların giriş ve çıkışında yapılması gereken işlemleri düzenleyen “Kayıt Zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde ise;

“(1) Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilir.

(2) Giriş ve çıkış kayıtları Varlık İşlem Fişine dayanılarak yapılır…”

hükümleri yer almaktadır.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 30’uncu maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkralarında ise tüketilen ilk madde ve malzemelerin muhasebeye kaydedilmesinde izlenecek usul şu şekilde belirlenmiştir:

“(2) Muhasebe kayıtlarında “150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı”nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Varlık İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, kamu idarelerinde aylık dönemler itibarıyla, tüketim malzemelerinin Taşınır II. Düzey Detay Kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, ilgili dönemi takip eden dönemde, son dönem listesi ise en geç yılın son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir. Bu sürelerde değişiklik yapmaya Bakanlık yetkildir.

(4) Muhasebe yetkilileri, taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Varlık İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları II. Düzey Detay Kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydeder.”

İlk madde ve malzeme tüketimlerinde yukarıda yer verilen Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak tüketim malzemelerinin aylık dönemler itibarıyla “II” düzey detay kodunda listelenmesi ve ilgili hesaplara kaydedilmesi için muhasebe birimine gönderilmesi ve muhasebe birimi tarafından “II” düzey detay kodu ile ilgili hesaplara kaydedilmesi gerekmektedir.

Diğer taraftan, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 115’inci maddesinden kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul gibi varlıkların 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında takip edilmesi gerektiği, hesabın işleyişini düzenleyen 116’ncı maddesinden ise satın alınan veya üretilen ilk madde ve malzemelerin maliyet bedelleriyle bu hesaba borç kaydedilmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Yönetmelik’in 116’ncı maddesinde, tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin ise bu hesaptan çıkış yapılarak gider yazılacağı belirtilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in 194, 196 ve 198’inci maddelerinde; dayanıklı taşınırlar için niteliğine göre, 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabının, 254 Taşıtlar Hesabının ve 255 Demirbaşlar Hesabının kullanılacağı açıklanmıştır.

Bu hükümlere göre, Belediye tarafından herhangi bir taşınır edinildiğinde varlık işlem fişi ile giriş kaydının yapılması; taşınırlar mevzuatta yer alan sebeplerle elden çıkarıldığında ise yine varlık işlem fişi ile çıkış kaydının yapılması ve taşınırın niteliğine göre ilgili taşınır hesabında takip edilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, Belediye tarafından 2024 yılı içerisinde yapılan ilk madde ve malzeme ve dayanıklı taşınır alımlarında, varlık işlem fişlerinin düzenlenmediği ve taşınır kayıtlarının yapılmadığı, söz konusu alımların doğrudan 630 Giderler Hesabına kaydedildiği tespit edilmiştir.

Taşınır mal alımlarında varlık işlem fişi düzenlenmemesi ve taşınır kaydı yapılmaması yukarıda yer alan mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir. Yapılan hatalı kayıtlar nedeniyle, 2024 yılı Bilançosu ve Faaliyet Sonuçları Tablosu’nda hataya neden olunmuştur.

Kamu İdaresinin cevabında; “2021 yılında belediyemizin kullanmış olduğu EŞKOM programında meydana gelen veri tabanı çökmesi nedeniyle veri kayıpları meydana gelmiştir. 2022 yılından itibaren İçişleri Bakanlığı E-Belediye modülü kullanılmaya başlanılmış olup E- Belediye modülüne veri giriş işlemleri devam etmektedir.” denilmiş ve gerekli kayıtların yapılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, Belediye faaliyetlerinde kullanılmak üzere satın alınan ilk madde ve malzemeler ve tesis, makine ve cihazlar ile demirbaş niteliğini haiz bazı duran varlıkların 630 Giderler Hesabı ile ilişkilendirilmeden, işin niteliğine göre, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabına kaydedilerek bilançoda gözükmesinin sağlanması gerekmektedir.