|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, İl Belediyesi’nin mal ve hizmet alım ihaleleri süreçlerinde çeşitli hataların bulunduğunu ortaya koymaktadır. Mal alım ihalelerinde, muayene ve kabul işlemlerinin ihale dokümanına uygun olarak gerçekleştirilmediği, teslim edilen malların niteliklerinin sonradan tespit edilmesi gibi sorunlar yaşandığı gözlemlenmiştir. Örneğin, “Yol Çizgi Makinesi” alımında, muayene ve kabul komisyonu, malın teknik şartnameye uygun olduğunu belirtmiş; ancak daha sonra yapılan incelemede, malın bazı özellikleri taşımadığı anlaşılmıştır. Bu durum, muayene ve kabul süreçlerinin daha titiz bir şekilde yürütülmesi gerektiğini göstermektedir.
Hizmet alım ihalelerinde ise, personelin çalışma sürelerine ilişkin puantaj cetvellerinin tutulmadığı tespit edilmiştir. Bu durum, hizmetin yürütülmesi sırasında gerekli kayıtların eksik kalmasına ve dolayısıyla ödemelerin doğru bir şekilde yapılamamasına yol açmaktadır. Kamu İdaresi, bu konuda puantaj cetvellerinin tutulmaya başlandığını belirtse de, bu kayıtların düzenli olarak yapılması kritik önem taşımaktadır. Son olarak, ihtiyaç sahiplerine dağıtılmak üzere alınan gıda kolilerinin dağıtımında da hatalı uygulamalar gözlemlenmiştir. Gıda yardımlarının, ihtiyaç sahiplerinin durumu hakkında yeterli araştırma yapılmadan dağıtıldığı anlaşılmıştır. Kamu İdaresi, bu tür yardımların dağıtımında gerekli araştırmaların yapılması gerektiğini kabul etmiştir. Bu durum, sosyal hizmetlerin etkinliğini artırmak için dikkatle ele alınmalıdır. |
BULGU: Mal ve Hizmet Alım İhaleleri Uygulamalarında Hatalar Bulunması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi
Kamu İdaresi tarafından gerçekleştirilen mal ve hizmet alımı ihaleleri uygulama süreçlerinin incelenmesi neticesinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
A- Mal Alım İhalesi Muayene ve Kabul Sürecinde Hatalı Uygulama Bulunması
Kamu İdaresi tarafından gerçekleştirilen muayene ve kabul işlemlerinde ihale dokümanında yer verilen nitelikleri haiz olmadığı daha sonra tespit edilen mal için ihale dokümanına uygun olduğuna dair muayene ve kabul tutanağı düzenlendiği görülmüştür.
4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun “Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde; teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemlerinin idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılacağı, mal veya yapılan işin yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemlerinin yapılamayacağı hükmüne yer verilmiştir.
Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde; satın alınan malların, yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemlerinin yapılamayacağı, “Muayene ve kabul komisyonlarının kurulması” başlıklı 6’ncı maddesinde yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonlarının kurulacağı, ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda 4734 sayılı Kanuna tabi idarelerden uzman personel görevlendirilebileceği düzenlemesine yer verilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Kabul” başlıklı 25’inci maddesinde; sözleşme konusu malların denetim, muayene ve testleri tamamlandığında, komisyonun olumlu raporu idarece kabul edilerek ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesinde esas alınacağı hüküm altına alınmıştır.
Kamu İdaresi tarafından gerçekleştirilen 2024/103507 ihale kayıt numaralı “Yol Çizgi Makinesi” mal alım işinin incelenmesi neticesinde; muayene ve kabul komisyonu tarafından, alınan malın teknik şartnamesinde açıklandığı şekilde sözleşme ve eklerine uygun olarak eksik, kusur ve arızaların bulunmadığına ilişkin muayene ve kabul tutanağı düzenlendiği ardından yükleniciye ödeme yapılmadan önce İdare tarafından yapılan incelemede ihaleye konu yol çizgi makinesinin özel teknik şartnamede yer alan özelliklerden bir kısmını taşımadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, yüklenicinin ihtarnamesi üzerine Kamu İdaresince yeniden yapılan incelemeler sonucunda, muayene ve kabul tutanağı düzenlenen malın teknik şartnamesinde belirtilen en az iki adet püskürtme tabancası bulunma şartını sağlanmadığının anlaşıldığı bu nedenle malın teknik şartnameye uygun olmadığı gerekçesiyle yükleniciye herhangi bir ödeme yapılmadığı ifade edilmiştir.
Kamu idaresi tarafından gerçekleştirilen alımlara ait muayene ve kabul işlemlerinde ihale dokümanında yer verilen niteliklere ilişkin detaylı incelemelerin yapılması gerekmektedir.
B- Hizmet Alım İşinde Puantaj Cetvelinin Tutulmaması
Kamu İdaresince ihale suretiyle gerçekleştirilen hizmet alım işinde çalıştırılan personelin günlük, haftalık çalışmasına ilişkin kayıtların bir başka ifadeyle puantaj cetvellerinin tutulmadığı görülmüştür.
Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nin “İşin yürütülmesi için gerekli personel ve araçlar” başlıklı 10’uncu maddesinde; yüklenicinin, işin sözleşme süresi içinde bitirilmesi için, gerekli miktarda malzeme ve ekipman ile yeterli sayıda personeli her an iş başında bulunduracağı, aksi halde yüklenicinin, bu hususta kendisine yapılacak tebligat tarihinden başlamak üzere on (10) gün içinde bunları istenen sayı ve miktara çıkarmak zorunda olduğu ayrıca sözleşmede, işyerinde çalıştırılması gereken personel sayısının belirtildiği hallerde, yüklenicinin, belirtilen sayıda personeli işyerinde bulundurmak zorunda olduğu hükme bağlanmıştır.
Mezkûr Şartname’nin “Hatalı, kusurlu ve eksik işler” başlıklı 32’nci maddesinde; belli dönemler halinde; günlük, haftalık, vs. tekrarlanmak suretiyle ifa edilen sürekli nitelikteki işlerde kontrol teşkilatının, yapılan işle ilgili olarak Genel Şartnamenin 34 üncü maddesindeki esaslara göre bu dönemler itibarıyla kayıt tutacağı, hakediş ödemelerinde bu kayıtların da dikkate alınacağı ve sözleşme ve eklerine aykırı olarak gerçekleştirildiği tutanağa yazılan işler için sözleşmesinde belirtilen kesinti ve cezaların uygulanacağı belirtilmiş “İlgili kayıtlar” başlıklı 34’üncü maddesinde ise işyerinde, işin sözleşme ve eklerine ve iş programına uygun olarak yapılmasını temin ve bunun kontrolü için idarenin sözleşmesinde belirlediği kayıtların, yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulacağı, sözleşme konusu işin, belli bir hizmetin dönemler halinde (günlük, haftalık, vs.) ifa edilmesi suretiyle yapılan sürekli nitelikte bir iş olması durumunda ise yukarıda sözü edilen kayıtların bu dönemler itibarıyla tutulacağı ve kayıtlara itirazın da kayıtların tutulduğu sırada yapılacağı, bu kayıtlarda işin sözleşme ve eklerine uygun olarak yapılıp yapılmadığı, işlerdeki hata, kusur ve eksiklikler, kaç kişinin çalıştığı ve hangi makine ve ekipmanın kullanıldığı ve kontrol teşkilatı tarafından gerek görülen diğer hususların belirtileceği ve bu kayıt ve itirazların hem hakediş ödemelerinde, hem de sözleşmenin sona erdiği tarihte kabul komisyonu tarafından gerçekleştirilecek kabul işlemlerinde esas alınacağı hükme bağlanmıştır.
Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin “Kabul tutanağının düzenlenmesi” başlıklı 9’uncu maddesinde ise temizlik, yemek, taşıma gibi aynı hizmetin belli periyotlarla tekrarlanması suretiyle ifa edilen sürekli nitelikli işlerde kontrol teşkilatının, işin yürütülmesi sırasında tuttuğu kayıtların esas alınarak Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 44’üncü maddesinin (b) fıkrasındaki hükümlere göre kabul işlemlerinin gerçekleştirileceği ifade edilmiştir.
Kamu İdaresine ait 2023/352278 ihale kayıt numaralı “Eğitim Kursları, Organizasyonu ve Evde Bakım-Temizlik” işinin incelenmesi neticesinde, ilgili hizmet alımının hakediş ödemelerine esas alınması gereken, hizmet alımı kapsamında istihdam edilen personelin günlük, haftalık çalışmasına ilişkin kayıtların bir başka ifadeyle puantaj cetvellerinin tutulmadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, hizmet alımı kapsamında çalışan personele ilişkin puantaj cetvellerinin tutulmaya başlandığı ifade edilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından, ödemeye esas tutarların doğru tespit edilebilmesi için hizmet alımı kapsamında çalışan personele ilişkin puantaj cetvellerinin tutulması gerekmektedir.
C- İdare Tarafından İhtiyaç Sahiplerine Dağıtılmak Üzere Alınan Gıda Kolilerinin Dağıtılması Aşamasında Hatalı Uygulama Bulunması
İdare tarafından ihtiyaç sahiplerine dağıtılmak üzere alınan gıda destek kolilerinin dağıtılması aşamasında hatalı uygulamaların bulunduğu görülmüştür.
5393 sayılı Belediye Kanunu’nun “Belediyenin görev ve sorumlulukları” başlıklı 14’üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde, belediyelerin mahalli müşterek nitelikte olmak şartıyla sosyal hizmet ve yardım yapabileceği, “Belediyenin giderleri” başlıklı 60’ıncı maddesinin birinci fıkrasının (i) bendinde ise dar gelirli, yoksul, muhtaç ve kimsesizler ile engellilere yapılacak sosyal hizmet ve yardımların belediye giderleri arasında olduğu hüküm altına alınmıştır.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Üst yöneticiler” başlıklı 11’inci maddesinde; üst yöneticilerin sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını sağlamaktan sorumlu oldukları ve bu sorumluluklarının gereklerini harcama yetkilileri aracılığıyla yerine getirecekleri, “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesi ve kullanılmasından sorumlu oldukları hüküm altına alınmıştır.
Yapılan incelemede; fakir, muhtaç ve dar gelirli kişi ve ailelere dağıtılmak üzere alınan gıda malzemesi yardım kolilerinin bir kısmının kişilerin gerçek ihtiyaç sahiplik durumuna ilişkin gerekli araştırma yapılmaksızın dağıtıldığı tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında, yapılacak gıda yardımlarında ihtiyaç sahiplik durumlarına ilişkin gerekli araştırmaların yapılarak dağıtımın gerçekleştirildiği ifade edilse de yardım kolilerinden gerekli araştırma yapılmaksızın dağıtılanlar bulunmaktadır.
Kamu İdaresi tarafından yapılacak gıda yardımlarında ihtiyaç sahiplik durumlarına ilişkin gerekli araştırmaların yapılması gerekmektedir.