BULGU: Mal ve Hizmet Alımları İçin Verilen İş Avanslarının Mevzuatın Öngördüğü Biçimde Kullanılmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi
İş avansı verilerek yapılan mal ve hizmet alımlarında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümlerine uyulmadığı görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Ön Ödeme” başlıklı 35’inci maddesinin birinci fıkrasında; harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabileceği, verilecek avansın üst sınırlarının Merkezî Yönetim Bütçe Kanunu’nda gösterileceği hükmü yer almaktadır.
4734 sayılı Kanun’un 4’üncü maddesinde; açık ihale, belli istekliler arasında ihale, pazarlık usulü ve doğrudan temin yöntemi ihale ve alım usulleri olarak tanımlanarak, Kanun kapsamındaki idarelerin mal veya hizmet alımları ile yapım işlerini sayılan ihale ve alım yöntemleriyle gerçekleştirmeleri zorunlu kılınmıştır.
Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin 4’üncü maddesinde; ön ödemelerde, harcama talimatı ve ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesinin (ihale usulüyle yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgelerini; doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belge) kanıtlayıcı belge olarak ödeme belgesine bağlanacağı belirtilmiştir.
Ayrıca, ön ödeme usul ve esaslarına ilişkin Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nin (Sıra No: 55) 3’üncü maddesinde; ön ödemenin, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde kesin ödeme öncesi avans veya kredi şeklinde yapılan ödeme olduğu,
Ön ödeme uygulamasının bir alım usulü olmaması sebebiyle ön ödeme yapılacak mal veya hizmet alımlarında, alımların idarelerin tabi oldukları ihale mevzuatı hükümlerine göre yapılması, mal alındığının veya hizmetin gerçekleştirildiğinin ihale mevzuatına uygun olarak görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması gerektiği,
düzenlenmiştir.
Yukarıdaki mevzuat hükümleri gereğince avans uygulaması, bir alım yöntemi olmayıp ancak belli şartlarda kullanılması gereken bir ödeme yöntemidir. Dolayısıyla mal ve hizmet alımlarının İdarenin tabi olduğu 4734 sayılı Kanun’da belirtilen ihale ve alım usulleri kullanılarak gerçekleştirilmesi, görevlendirilen komisyonlarca bu alımlara ilişkin muayene ve kabul işlemlerinin yapılması, gider gerçekleştirildiğinde de süresi içerisinde avans mahsubunun yapılması ve alım yöntemine göre kanıtlayıcı evrakların düzenlenmesi gerekmektedir.
Ancak yapılan incelemede, birtakım mal ve hizmet alımları için harcama talimatı düzenlenerek avans verildiği, Kamu İhale Kanunu’nda belirtilen ihale ve alım usulleri kullanılmadan, onay belgesi ve ihale mevzuatının gerektirdiği diğer belgeler düzenlenmeden, ilgili birimden gelen ihtiyaç talebi doğrultusunda doğrudan bir satıcıdan mal ve hizmet alımı yapıldığı, fatura karşılığı ilgili satıcıya ödeme yapıldığı, avans mahsubunda sadece faturanın kanıtlayıcı belge olarak ödeme belgesine eklendiği tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında, ihale mevzuatına göre yapılan alımlarda gerçekleştirme işlemlerine ihtiyaç duyulduğu, avans verilmesinin ilgili kanunlarda öngörülen durumlar ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanmasının beklenemeyeceği ivedi veya zorunlu giderler için mümkün olduğu, ivedi olmayan mal ve hizmet alımları için bulgu kapsamında gerekli işlemlerin tesis edileceği ifade edilmiştir.
Ancak, avans kullanılması bir ödeme yöntemi olup, satın alınan mal ve hizmetin bedelinin ödenmesinde kolaylık sağlamaktadır. Avans işlemleri ödeme aşamasında söz konusudur ve mevzuatta mal ve hizmetlerin alım usullerine ilişkin bir istisna öngörülmemiştir. Dolayısıyla ödeme açısından mal ve hizmet alımlarında avansa imkan tanınması, bahse konu alımların ihale mevzuatı çerçevesinde yapılmayacağı anlamına gelmemektedir.
Bu itibarla, İdare tarafından avans verilerek yapılan mal ve hizmet alımlarının ihale mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirilmesi ve alımlara ilişkin kanıtlayıcı belgelerin düzenlenerek ödeme belgesine eklenmesi gerekmektedir.