|
ÖZET: Yapılan incelemelerde, üniversite idari ve mali işler daire başkanlığı tarafından gerçekleştirilen mal ve hizmet alım ihale süreçlerinde, yaklaşık maliyetlerin mevzuata uygun olarak belirlenmediği tespit edilmiştir. Özellikle, önceki dönem sözleşme fiyatlarının dikkate alınmaması, yaklaşık maliyetlerin gerçek piyasa fiyatlarının üzerinde belirlenmesine yol açmaktadır. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde, idarelerin alımın niteliği ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurarak fiyat hesaplaması yapmaları gerektiği vurgulanmaktadır. Ancak, yeterli teklif alınamayan durumlarda önceki yıl fiyatlarının güncellenerek kullanılması önerilmektedir.
Ayrıca, aşırı sapma gösteren fiyat bildirimlerinin değerlendirmeye alınması, hatalı maliyet hesaplamalarına neden olmaktadır. İdare, gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmayan bu tür fiyatların değerlendirilmemesi gerektiğini belirtmiştir. İhalelere ilişkin yazışmalarda teknik şartnamenin eklenmemesi de, aşırı sapmalara yol açan bir diğer faktördür. Gelecek ihalelerde, teknik şartnamelerin sunulması ve ilgili birimlerden uzman personelin görevlendirilmesi sağlanarak, yaklaşık maliyetlerin daha doğru bir şekilde belirlenmesi hedeflenmektedir. Sonuç olarak, ihale süreçlerinin rekabetçi ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi için yaklaşık maliyetlerin mevzuata uygun olarak hazırlanması büyük önem taşımaktadır. Bu bağlamda, gerekli önlemlerin alınması ve uzman görüşlerinin dikkate alınması, maliyet hesaplamalarının doğruluğunu artıracaktır. |
BULGU: Mal ve Hizmet Alımlarında Yaklaşık Maliyetin Mevzuata Uygun Belirlenmemesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’nca gerçekleştirilen mal ve hizmet alım ihale süreçleri üzerinde yapılan incelemede; yaklaşık maliyetin belirtilen mevzuat hükümlerine uygun hazırlanmadığı tespit edilmiştir.
Yaklaşık Maliyet Hesaplamasında Önceki Dönemler Sözleşme Fiyatlarının Dikkate Alınmaması
Yaklaşık maliyet bedelinin tespitinde bir önceki yıl sözleşme fiyatlarının değerlendirmeye alınmadığı görülmüştür.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yaklaşık maliyetin hesaplanması başlıklı 8’inci maddesinde; idarelerin alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurarak bu maddenin (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyet hesaplaması yapacağı belirtilmiştir. Aynı maddenin ikinci fıkrasının (ç) bendinde; idare, alım konusu mal ile ilgili daha önceki dönemlerde alım yapmış ise bu alımlarda ortaya çıkan sözleşme bedellerinin, endeks veya Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan ilgili endekslerden uygun olanının kullanılmak suretiyle güncellenerek yaklaşık maliyetin hesaplanabileceği belirtilmiştir. Döviz ile yapılmış olan alımlarda ise Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru veya çapraz kur üzerinden fiyatlar güncellenerek yaklaşık maliyet hesap edilebileceği belirtilmiştir. İdare, alım konusu malın özelliğine göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından fiyat isteyerek de yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde de benzer düzenleme bulunmaktadır.
Her ne kadar Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği yaklaşık maliyetin hesaplanmasında idarelere farklı seçenekler sunmuş ve takdir yetkisi tanımış olsa da; yaklaşık maliyet hesaplaması yapılırken özellikle piyasadan yeterli düzeyde teklif alınamayan durumlarda önceki senelerde sözleşmeye yansıyan fiyatları güncellemek suretiyle kullanılması uygun olur. Zira yaklaşık maliyetin hazırlanması kapsamında yazılan idare yazılarına dönüş sağlanarak yeterli sayıda teklif alınamamasının ve bazı ihalelerde yaklaşık maliyetin tek bir teklif ile oluşturulmasının genel bir problem olduğu anlaşılmaktadır.
Kamu İdaresi bulguya katılmış olup 2025 yılı personel taşıma hizmeti alımı, temizlik ve giyecek malzemeleri alımı ihalelerine ilişkin yaklaşık maliyet tespitinde önceki yıllar sözleşme fiyatlarının ortalamaya dahil edildiği belirtilmiştir.
Bir önceki yıl/yıllarda alım konusu ile ilgili sözleşme fiyatlarının yaklaşık maliyetin tespitinde değerlendirmeye tabi tutulmaması, yaklaşık maliyetin gerçek piyasa fiyatlarının üzerinde belirlenmesine ve yaklaşık maliyetlerin hatalı hesaplanmasına neden olabileceği değerlendirilmektedir.
Yaklaşık Maliyetin Tespitinde Aşırı Sapma Gösteren Tekliflerin Değerlendirme Dışında Tutulmaması
Mal ve hizmet ihalelerine ilişkin yaklaşık maliyetin hesaplanmasında, hatalara sebep olabilecek gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan aşırı sapma gösteren fiyat bildirimlerinin değerlendirmeye alındığı tespit edilmiştir.
Mal Alımı ve Hizmet Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin 8’inci maddesi gereğince İdare yaklaşık maliyetin hesaplanmasında, alım konusu malın niteliğini, miktarını, teslim süresini, nakliyesini, sigortasını ve diğer özel şartlarını belirterek KDV hariç fiyat bildirilmesini ister. Ancak, idare, gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hatalara sebep olabilecek fiyat bildirimlerini ve proforma faturaları değerlendirmeye almaz. Yaklaşık maliyetin hesaplanmasında kullanılan her tür bilgi ve belgeye hesap cetveli ekinde yer verilir. Değerlendirmeye alınmayan fiyat bildirimleri ile proforma faturaların değerlendirmeye alınmama gerekçeleri de hesap cetvelinde gösterilmesi gereklidir. Benzer düzenleme Hizmet Alımları İhale Yönetmeliğinde de bulunmaktadır.
Yaklaşık maliyetin tespitinde gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmayan, aşırı sapma gösteren teklifler ile proforma faturaların, gerekçesinin de belirtilmesi suretiyle, değerlendirme dışında tutulması gerekmektedir.
Kamu İdaresi verdiği cevapta bundan sonra yapılacak ihalelere ilişkin yaklaşık maliyet tespit çalışmalarında mal ve hizmet alımları ihaleleri uygulama yönetmeliklerinin ilgili maddelerindeki diğer yaklaşık maliyet hesaplama yöntemleri de dikkate alınarak maliyet tespiti yapılarak, ayrıca aşırı sapma gösteren tekliflerin değerlendirilmeye alınmayacağı belirtilmiştir.
Yaklaşık Maliyetin Tespiti İçin Firmalara Yazılan Yazılara Teknik Şartnamenin Eklenmemesi
İdari Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından başka birimlerin ihtiyacı için açılan ihalelere esas yaklaşık maliyetin tespiti için yazılan yazılarda; malın niteliği, miktarı, teslim süresi, nakliyesi ve diğer özel şartların belirtilmemesi, bu kapsamda teknik şartname eklenmemesi nedeniyle, birbirinden aşırı sapma gösterin teklif fiyatlarla karşı karşıya kalındığı tespit edilmiştir.
Mal Alımı ve Hizmet Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin 8’inci maddesi gereğince yaklaşık maliyetin tespiti için İdarece yazılan yazılarda alım konusu malın niteliğini, miktarını, teslim süresini, nakliyesini, sigortasını ve diğer özel şartlarını belirterek KDV hariç fiyat bildirilmesi istenir.
Yaklaşık maliyet aşamasında aşırı sapma gösteren tekliflerle karşı karşıya kalınmaması için fiyat istenecek malların tüm niteliğini gösteren teknik şartnamesinin de sunulması gerekmektedir.
Kamu İdaresi bulguya katılarak bundan sonra gerçekleştirilecek ihalelerin yaklaşık maliyeti tespit edilirken teknik şartnameye göre fiyat teklifi alınması hasusunda ilgili birimlere bildirimde bulunulacağı belirtilmiştir.
Yaklaşık Maliyet Komisyonunda Malı Talep Eden Birimden Personel Görevlendirilmemesi
Başka birimlerin ihtiyacı için açılan ihalelerde; yaklaşık maliyeti belirleyen komisyona ilgili birimlerden personel görevlendirilmemesi nedeniyle aşırı sapma gösteren tekliflerle karşı karşıya kalındığı görülmüştür.
İdari Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından başka birimlerin ihtiyacı için açılan ihalelere esas yaklaşık maliyetin tespitini yapan komisyonun şube müdürü, şef ve bilgisayar işletmeninden müteşekkil İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı personelinden oluştuğu görülmektedir. Oysa Tıp Fakültesi, Mühendislik Fakültesi, Tarım Fakültesi gibi birimlerin ihtiyaçları için açılan ihalelerde uzmanlık gerektiren mal ve malzemelerin yaklaşık maliyetini belirleyecek komisyona ilgili birimlerden mühendis, hemşire, tekniker, doktor, teknisyen gibi teknik personelin alınması yaklaşık maliyetin piyasa fiyatına uyarlı belirlenmesine, alınan tekliflerde büyük sapmalar oluşmamasına fayda sağlayacaktır.
Kamu İdaresi bulguya katılarak bundan sonra diğer birimlerin ihtiyacı için gerçekleştirilecek ihalelerin yaklaşık maliyetinin belirlenmesinde, ilgili birimlerden konusunda uzman personellerin de görev almalarının sağlanacağı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak ihale ilkelerine ve rekabete uygun bir ihale süreci için, yaklaşık maliyetin belirtilen hükümlere uygun hazırlanması gerekir.