Mali İşlemlerin Gerçekleştirilmesi ve Muhasebeleştirilmesi Kapsamında Mevzuatında Yer Alan Belirli Yükümlülüklerin Yerine Getirilmemesi (Sayıştay)

BULGU: Mali İşlemlerin Gerçekleştirilmesi ve Muhasebeleştirilmesi Kapsamında Mevzuatında Yer Alan Belirli Yükümlülüklerin Yerine Getirilmemesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

Ödeme emri belgeleri ile muhasebe işlem fişlerinden bazılarının denetim ekibine sunulamadığı, sunulmuş olan belgelerin birçoğunun ise mevzuatla belirlenen eklerinin olmadığı, kayıtların ve belgelerin oluşturulması ve muhafazasında ciddi eksikliklerin bulunduğu görülmüştür.

Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 4’üncü maddesinde ödeme belgesinin en az üç nüsha düzenleneceği, ilk nüshasının bu Yönetmelik’te belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştaya gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği, üçüncü nüshasının da harcama biriminde muhafaza edileceği,

Maddenin devamında ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretlerinin ekleneceği, fatura ve varlık işlem fişinin asıllarının eklenmesinin esas olduğu,

“Yurtiçi geçici görev yolluğu” başlıklı 19’uncu maddesinde yurtiçi geçici görev yolluklarının ödenmesinde görevlendirme yazısı veya harcama talimatının, Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Bildiriminin ve yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın ödeme belgesine ekleneceği,

“Makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım ve onarım giderleri” başlıklı 32’nci maddesinde makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım giderleri ile bunların her türlü onarımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde taahhüt dosyası, fatura ve Hizmet İşleri Hakediş Raporunun ödeme belgesine ekleneceği,

“Çeşitli hizmet alımları” başlıklı 36’ncı maddesinde ihale veya doğrudan temin usulüyle yapılan bakım, onarım, danışmanlık, araştırma ve geliştirme, muhasebe, anket, temizlik, tarımsal mücadele, ağaçlandırma, erozyon kontrolü, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, kurs, sergi, organizasyon, koruma ve güvenlik, sigorta, etüt ve proje, harita ve kadastro, plân, imar uygulama, basım ve yayım, fotoğraf, film alımları, bilgisayar hizmet alımları (gayrimaddi hak olarak alınan yazılım ve donanımlar hariç) ve benzeri hizmet alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde taahhüt dosyası, fatura (sigorta giderlerinin ödenmesinde sigorta poliçesi veya zeyilname) ve Hizmet İşleri Hakediş Raporunun ödeme belgesine ekleneceği,

“Temsil, ağırlama, tören, fuar ve tanıtma giderleri” başlıklı 37’nci maddesinde temsil, ağırlama, tören, fuar, tanıtma ve benzeri faaliyetlerle ilgili olarak yapılacak her türlü mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin giderlerin ödenmesinde, bu Yönetmelik’in ilgili maddelerinde belirtilen belgelerin aranacağı, ziyafete ilişkin temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde alınacak harcama talimatında davetli ve misafirlerin sayısı ile mihmandarın yapacağı harcamaların neleri kapsayacağının belirtileceği,

“Tüketim mal ve malzemeleri, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alım giderleri” başlıklı 38’inci maddesinde her türlü tüketim mal ve malzemeleri ile demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde taahhüt dosyası, fatura, muayene ve kabul komisyonu tutanağı ve varlık işlem fişinin ödeme belgesine ekleneceği,

“4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22’nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre yapılacak alımlar” başlıklı 49’uncu maddesinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22’nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde Onay Belgesi, Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı veya ihale komisyonu kararı, düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme, fatura, muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, mal ve malzeme alımlarında varlık işlem fişinin ödeme belgesine ekleneceği,

Öte yandan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı, gerçekleşen işlemlerin muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedileceği, belge olmadan kayıt yapılmayacağı,

“Temel muhasebe kavramları ve ilkeleri ile genel yönetim muhasebe standartları, kuralları ve uygulanması” başlıklı 42’nci maddesinde kurumların muhasebesinin, 3/12/2014 tarihli ve 2014/7052 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin ikinci bölümünde belirlenen ve muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan temel muhasebe kavramları ile faaliyet sonuçları, bütçe uygulama sonuçları, nazım hesaplara ilişkin ilkeler ve varlıklar, yabancı kaynaklar ve öz kaynaklar ilkelerinden oluşan bilanço ilkeleri ile üçüncü bölümünde belirlenen muhasebe standartları, kurallar ve uygulamalara ilişkin hükümler çerçevesinde yürütüleceği,

belirtilmiştir.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “İşlemlerin belgeye dayanması ve belge düzeni” başlıklı 15’inci maddesinde ise bütün muhasebeleştirme işlemlerinin, kanıtlayıcı belgelere dayandırılmasının zorunlu olduğu, kanıtlayıcı belgelerin muhasebeleştirme belgesinin hazırlanmasını gerektiren ve ilgili mevzuatında belirtilen belgelerden oluştuğu, kamu idarelerinin bütçe veya diğer ödemelerinde bu süreçte görevli ve sorumlu olanların imzalarının bulunduğu, ekinde gerçekleştirme belgelerinin yer aldığı, muhasebe işlem fişine eklenmesi zorunlu olan ve bu Yönetmelik’in ekinde yer alan Ödeme Emri Belgesinin düzenleneceği hükme bağlanıştır.

Belirtilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, ödeme emri belgesinin mevzuatında belirlenen yerlerde muhafaza edilmek ve Sayıştaya verilmek üzere en az üç nüsha düzenleneceği; muhasebe işlemlerinin yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, gerçekleşen işlemlerin muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedileceği, belge olmadan kayıt yapılmayacağı; bütün muhasebeleştirme işlemlerinin, kanıtlayıcı belgelere dayandırılmasının zorunlu olduğu, kanıtlayıcı belgelerin muhasebeleştirme belgesinin hazırlanmasını gerektiren ve ilgili mevzuatında belirtilen belgelerden oluştuğu, kamu idarelerinin bütçe veya diğer ödemelerinde bu süreçte görevli ve sorumlu olanların imzalarının bulunduğu, ekinde gerçekleştirme belgelerinin yer aldığı, muhasebe işlem fişine eklenmesi zorunlu olan ve bu Yönetmelik’in ekinde yer alan Ödeme Emri Belgesinin düzenleneceği anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede, ödeme emri belgesinin mevzuatında belirlenen yerlerde muhafaza edilmek ve Sayıştaya verilmek üzere en az üç nüsha düzenlenmediği, ödeme belgesinin birinci nüshasına kanıtlayıcı belgelerin aslının eklenmediği,

Muhasebe işlemlerinin yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmediği, gerçekleşen işlemlerin muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedilmediği, bazı muhasebe işlemlerinin mevzuatında yer alan zorunlu gerçekleştirme belgeleri olmadan yapıldığı,

tespit edilmiştir.

Bu itibarla, yukarıda açıklanan hususlarda gerekli düzeltme işlemlerinin yapılması gerekmektedir.