|
ÖZET: Mevcut otomasyon sistemlerinin, süreçlerin etkin bir şekilde yürütülmesinde yetersiz kaldığı tespit edilmiştir. 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, Büyükşehir Bağlı İdaresi’nin kullandığı otomasyon sistemlerinin günümüz ihtiyaçlarını karşılamadığını ve önleyici kontroller açısından eksik olduğunu ortaya koymaktadır. Elektronik kartlı sayaç işlemleri “Entegre” programı ile, mekanik sayaç işlemleri ise “Olgu” aracılığıyla yürütülmektedir. Ancak, sistemin 2001 yılından beri güncellenmemesi nedeniyle, kullanıcı personel manuel süreçlere başvurmak zorunda kalmaktadır.
Denetimlerde, sistemin güncel koşullara uygun olarak geliştirilmediği ve raporlama süreçlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülemediği belirlenmiştir. Ayrıca, Nüfus Müdürlüğü Otomasyonu gibi diğer sistemlerle entegrasyon eksikliği, abone durumu değişikliklerinin gerçek zamanlı takibini zorlaştırmaktadır. Kullanıcıların sisteme erişiminde yaşanan sorunlar, veri güvenliğini tehdit etmekte ve hata olasılığını artırmaktadır. Örneğin, sistemin karışık arayüzü nedeniyle personel, abonelere ait verileri işlemede zorluk yaşamaktadır. Sonuç olarak, mevcut otomasyon sistemlerinin süreçleri etkin bir şekilde desteklemediği anlaşılmaktadır. Kamu İdaresi, bu eksikliklerin giderilmesi için çalışmaların başlatıldığını belirtmiştir. İlgili firmalarla iletişime geçilerek otomasyon sistemlerinin güncellenmesi, kullanıcı ve teknik personel için prosedürlerin yazılı hale getirilmesi ve sistem kontrollerinin güçlendirilmesi gerekmektedir. |
BULGU: Mevcut Otomasyon Sistemlerinin Süreçlerin Yürütülmesinde Yetersiz Olması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Bağlı İdaresi
İdare tarafından kullanılmakta olan mevcut otomasyon sistemlerinin günümüzün ihtiyaçlarını karşılayamadığı ve önleyici kontroller açısından yetersiz kaldığı görülmüştür.
Abonelerin büyük çoğunluğunu oluşturan elektronik kartlı sayaçlara ilişkin işlemler “Entegre” programı ile mekanik sayaçlara ilişkin işlemler “Olgu” aracılığıyla yürütülmektedir. Sayaç arızalarına ilişkin iş istekleri ise “ESKİ İş Takip Otomasyonu” programı aracılığıyla yürütülmektedir. Ayrıca, “Kayıp ve Kaçak Otomasyonu” ile kayıp ve kaçaklarla ilgili takip ve raporlamalar yapılmaktadır.
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nin üçüncü bileşeni olan “Kontrol Faaliyetleri” bileşeninin 12’inci standardı olan “Standart 12: Bilgi Sistem Kontrolleri” uyarınca;
“İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.”
Ayrıca bu standart için gerekli genel şartlar:
“12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.”
Bununla birlikte mezkûr Tebliğ’in dördüncü bileşeni olan “Bilgi ve İletişim” bileşeninin “Standart: 13. Bilgi ve iletişim” uyarınca;
“İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.”
Bu standart için gerekli genel şartlar:
13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.
13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.
Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.
Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.
İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.” hükümleri bulunmaktadır.
Yapılan denetimlerde; en büyük abone grubu olan EKS işlemlerin yürütüldüğü Entegre otomasyonunun 2001 yılından beri kullanıldığı ve çeşitli sebeplerden ötürü 2014 yılından itibaren güncellenmediği tespit edilmiştir. Bunun sonucu olarak otomasyon sistemi tarafından çözülemeyen hususların kullanıcı personel tarafından manuel süreçler yürütülerek çözülmeye çalışıldığı gözlemlenmiştir. Genel olarak tespit edilen bazı eksiklikler şunlardır:
– Sistem günümüzün koşullarına uygun olarak güncellenemediği/geliştirilemediği için raporlama sağlıklı yapılamamaktadır.
– Sistem, Nüfus Müdürlüğü Otomasyonu gibi otomasyonlarla bütünleşik olmadığı için abone durumu değişiklikleri (vefat, kimlik doğrulama gibi) gerçek zamanlı ve sağlıklı takip edilememektedir.
– Sistem müdahale edilmeye açıktır. Bu konuda resmi olarak görevlendirilmiş sorumlu bir personel bulunmamakta; ancak veri tabanına şifreyi bilen teknik personel tam yetkiyle erişebilmektedir (Veri silme, ekleme, değiştirme yetkisi). Bu da sistemin güvenilirliğini azaltmakta, sistemi hata ve suiistimallere açık bir hale getirmektedir.
– Karışık arayüzünden ötürü kullanıcı personel; abonelere ait verileri işlemekte, değerlendirmekte ve kullanmakta zorlanmaktadır. En basit bir veri için bile ayrı ayrı menülerde farklı ekranlar kullanılmaktadır. Bu durum kullanıcı hatalarını arttırmaktadır.
– Kullanıcı personel, programda olmayan ancak takip edilmesi gereken konuları programın notlar bölümüne uyarı yazarak ya da farklı bir kağıda not alarak yürütmeye çalışmaktadır.
– Sistem, bilgileri eksik ya da yanlış olan vatandaşların abone olmasını engelleyememektedir. (T.C. kimlik numarası olmayan ya da hatalı olan aboneler bulunmaktadır)
– Sistem, borcu olan personelin ilişik kesmesine veya farklı abonelik açmasına imkan tanımaktadır.
– Aynı adrese birden fazla abonelik açılmasına imkan vardır.
– Borcunu ödemeyen ya da aboneliği üzerine almadan su kullanmak isteyen kişilere yönelik olarak sistemde görevlilere engel koyma/kaldırma yetkisi tanınmıştır. Ancak bununla ilgili yazılı prosedürler bulunmamaktadır.
Yukarıdaki tespitler doğrultusunda, mevcut otomasyon sistemlerinin İdare tarafından süreçlerin yürütülmesinde yetersiz olduğu kanaatine varılmıştır.
Kamu İdaresinin cevabında; bulguda belirtilen hususların düzeltilmesi için çalışmaların başlatıldığı ve sürecin devam ettiği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; İdare tarafından ilgili firmalarla irtibata geçilerek otomasyon sistemlerinin güncellenmesi, mevcut sistemlere yönelik kullanıcı ve teknik personel prosedürleri ile yetkilendirmelerinin yazılı olarak belirlenmesi ve tüm otomasyon sistemlerine önleyici kontroller başta olmak üzere sistem kontrollerinin eklenmesi gerekmektedir.