Muhasebe İşlemlerinde Çeşitli Düzensizlikler Olması (Sayıştay)

BULGU: Muhasebe İşlemlerinde Çeşitli Düzensizlikler Olması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi

İdarenin muhasebe işlemlerinde çeşitli belge, imza ve onay eksiklikleri olduğu, muhasebe düzeninin mevzuatta öngörülen şekilde yürütülmediği görülmüştür.
Bir Kısım Muhasebe İşlem Fişi ve Ödeme Emri Ekinde Muhasebe Kaydının Dayanağı Belgelerin Bulunmaması
Belediyenin düzenlediği temel muhasebe belgesi niteliğindeki bir kısım Muhasebe İşlem Fişi ve ödeme belgesi ekinde muhasebeleştirilen işlemlerin içeriğini gösteren ve bunların dayanağı olan kanıtlayıcı belgelerin bulunmadığı ya da eksik olduğu görülmüştür.
Genel Yönetim muhasebe Yönetmeliğinin “Temel kavramlar” başlıklı 5. maddesinde “(1) Genel yönetim muhasebesi, muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan ve aşağıda belirtilen kavramlara göre yürütülür:
Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılır.” denilmektedir.
Anılan Yönetmeliğin “İşlemlerin belgeye dayanması ve belge düzeni” başlıklı 15. maddesinde “(1) Bütün muhasebeleştirme işlemlerinin kanıtlayıcı belgelere dayandırılması zorunludur. Kanıtlayıcı belgeler, muhasebeleştirme belgesinin hazırlanmasını gerektiren ve ilgili mevzuatında belirtilen belgelerden oluşur.” denilmektedir.
Bunun yanında Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde her hesap için hesabın niteliği, sonrasında ise hesaba ilişkin işlemlerin neler olduğu ve kullanılacak belgeler belirlenmiştir.
Yapılan incelemede, elektrik, doğalgaz, telefon, internet ödemeleri; DMO aracılığı ile yapılan akaryakıt ödemeleri, sözleşmeli avukatlara yapılan mahkeme harç ve masraf ödemelerine ilişkin ödeme emirleri ile dönem başı açılış kayıtları, mevduat faiz gelirlerinin kaydedilmesi, çeşitli banka ve kasa işlemlerine ilişkin MİF’lerin gerekli kanıtlayıcı belgeler eklenmeden düzenlendiği görülmüştür.
İdarece yapılacak her türlü muhasebe kaydının yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri gereğince kanıtlayıcı belgelere dayandırılması ve bunların düzenlenecek muhasebe belgelerinin ekine bağlanması gerekmektedir.
Gelir Tahakkuku Yapılan Muhasebe İşlem Fişlerine Tahakkuk Bordrosu veya Tahakkuk Fişlerinin Eklenmemesi
Belediyenin gelir tahakkuk işlemlerine ilişkin Muhasebe İşlem Fişlerinin bir kısmının ekinde her hangi bir belgenin yer almadığı, bazılarında ise eklenen belgelerin imzasız ve onaysız olduğu görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına ilişkin 86 – 88. maddelerinde bu hesaba ilişkin işlemlerin ne şekilde yapılacağı ve düzenlenecek belgelerin neler olduğu belirlenmiştir.
Anılan MİBMY’nin 87. maddesinde, ilgili servislerce “tahakkuk bordroları ile ya da tahakkuk fişleri” ile muhasebe birimine bildirilen gelirlerden alacak tahakkuklarının, düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle ilgili hesaplara alınarak tahakkuk ettirileceği belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, bir kısım tahakkuk işlemlerine ilişkin olarak düzenlenen MİF’lere eklenmesi gereken tahakkuk bordrolarının ve tahakkuk fişlerinin eklenmediği, bazılarının ise düzenleyen görevlilerce imzalanamadığı ve kontrol edildiğine ilişkin onaylarının bulunmadığı tespit edilmiştir.
Gelir tahakkuk işlemlerine ilişkin her türlü muhasebe işleminin belirtilen mevzuat hükümlerine göre gerekli belgeler eklenerek, düzenli ve tam olarak yapılması gerekmektedir.
Vezne Tahsilatları ve Banka İşlemlerinde Düzensizlikler Olması
Belediyenin vezne/banka tahsilatları ve bu tahsilatların banka hesaplarına yatırılması işlemlerinin düzensiz bir şekilde yapıldığı ve düzenlenen bir kısım belgelerin imzasız ve onaysız olduğu; Banka internet şubesinden yapılan ödemelere ilişkin MİF’lere eklenen belgelerin mevzuata uygun olmadığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 100-Kasa Hesabına ilişkin 49 ve 51. maddeleri ile 102-Banka Hesabına ilişkin 55 ve 56. maddelerinde, bu hesaplara ilişkin işlemlerin ne şekilde yapılacağı ve düzenlenecek belgelerin neler olduğu belirlenmiştir.
Buna göre her bir işlem için ayrı Muhasebe İşlem Fişi düzenlenmeyen ve birden fazla vezne bulunan idare veya birimlerde, her bir vezne için “Tahsilat-takipli alacaklar tahsilat- tahakkuk bordrosu” düzenleneceği; vezne sayısı birden fazla olan muhasebe birimlerinde, tahsilat bordrolarının alındılarla uygunluğu sağlandıktan sonra günlük tahsilat tutarlarının, diğer veznedarlarca, muhasebe yetkilisi tarafından görevlendirilen sorumlu veznedara teslim edileceği; tahakkuk servislerince günlük olarak düzenlenip tahakkuk kaydının yapılması için muhasebe servisine verilen tahakkuk bordroları için aynı şekilde hareket edileceği; tahsilat ve tahakkuk işlemleri elektronik ortamda yapılan kamu idarelerinde tahsilat/ tahakkuk bordrolarına istinaden düzenlenen tahsilat bordrosu icmalinin muhasebe işlem fişine bağlanacağı belirtilmiştir.
MİBMY’nin 102-Banka Hesabına ilişkin belirtilen hükümlerinde, tahsil edildikten sonra İdarenin banka hesaplarına yatırılacak tutarlar için “Teslimat Müzekkeresi” düzenleneceği. Bankaca, kurum adına vergi tahsil alındısı ile yapılan vergi ve benzeri tahsilatın, gün sonlarında düzenlenecek “Vergi Tahsil Alındıları Günlük İcmal Cetveli” ile kuruma bildirileceği, Bankalarca muhasebe birimleri adına yapılan diğer tahsilatın ise bankadan alınacak “hesap özet cetveline” göre kayıtlara alınacağı belirtilmiştir.
Anılan Yönetmeliğin 102-Banka Hesabına ilişkin belirtilen maddelerinde, Banka tarafından İdareler adına yapılan tahsilatlara ilişkin olarak “Kurumun hesabının bulunduğu bankalarca, bir gün içerisinde kurum adına tahsil edilen paraların miktarları ile karşılığında onaylanan veya düzenlenen alındıların tarih ve numaralarını; kurum adına ödenen veya gönderilen paraların miktarları ile bunlara ait çek ve gönderme emirlerinin tarih ve numaralarını gösteren iki nüsha banka hesap özet cetveli düzenlenerek ertesi gün kuruma gönderilir. Banka hesap özet cetvelinin bir nüshası muhasebe işlem fişine bağlanır, diğer nüshası ise açılacak bir dosyada muhafaza edilir. Tahsilat ve ödemeleri ayrıntılı olarak gösteren cetvelin bankaca, ertesi gün doldurularak onaylandıktan sonra teslimat müzekkeresi ve gönderme emirlerinin ikinci nüshalarıyla birlikte kuruma gönderilmesi ve kurumun da bu cetveli araması gerekir.” denilmektedir.
Yine anılan Yönetmeliğin 56. maddesinde İdareye ait banka hesaplarından yapılacak ödemelere ilişkin olarak “1) Kurumun hesaplarının bulunduğu bankalardan nakden yaptırılacak ödemeler için bu bankaların kendi çekleri; ödeme yapılacak kişilerin hesaplarına yapılacak aktarmalar ile bankalar nezdinde açtırılan krediler için “gönderme emri” (Örnek- 51) düzenlenir. Kurumun döviz cinsinden ödemelerinde döviz gönderme emri (Örnek-52 ) kullanılır.” denilmektedir.
Ancak yapılan incelemede İdarenin banka ve nakit işlemlerine ilişkin olarak:
a) Kasa tahsilatlarının bankaya yatırılması, çek ve gönderme emri düzenlenerek banka hesaplarından yapılan ödemelerin kaydedilmesi, veznedarlar arası nakit aktarılması ve veznedarlarca banka hesabından para çekilmesi, düzenlenen çeklerin banka hesabından ödenmesi, online tahsilat tutarlarının banka hesabına aktarılması işlemleri için düzenlenen MİF’lerin ekinde mevzuatta belirtilen ve yukarıda açıklanan bordro, icmal, müzekkere ve hesap özet cetvellerinde eksiklikler olduğu, bir kısmının imzalanmadığı, bir kısmında ekleri olmadan sadece tek sayfa MİF düzenlendiği,
Günlük tahsilatın tümünün teslimat müzekkeresinde gösterilmediği,
Her bir vezne için düzenlenen tahsilat icmallerinin görevlileri tarafından imzalanarak
MİF ekine konulmadığı,
Kredi kartı ile yapılan tahsilatlara ilişkin elektronik ödeme cihazlarından alınan tahsilat dökümlerin icmallere eklenmediği,
Banka internet şubesinden yapılan ödeme işlemleri ile hesaplar arası virman işlemlerinde mevzuatın öngördüğü “Gönderme Emri” belgelerinin düzenlenmediği,
Banka hesabından ödemelere ilişkin olarak düzenlenen Gönderme Emirlerinde seri sıra noların elle verildiği,
Gönderme Emirlerinin günlük toplam ödeme tutarı üzerinden düzenlendiği, ancak bu belgeye eklenen hak sahibi bilgileri ve ödeme ayrıntılarını gösteren listelerin tarih ve seri sıra no’su içermediği ayrıca imzasız ve onaysız olduğu, tespit edilmiştir.
Belirtilen tespitler doğrultusunda, İdarece vezne ve banka hesaplarına ilişkin işlem ve kayıtların anılan mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılması gerekmektedir.
İdare cevabında, gerekli işlemlerin bulguda belirtilen şekilde mevzuata uygun olarak yerine getirileceği belirtilmiştir.