Muhasebe Kayıtlarında Bazı Yevmiye Numaralarının Bulunmaması (Sayıştay)

İdarenin 2019 yılına ilişkin muhasebe sistemi incelendiğinde bazı yevmiye numaralarının bulunmadığı görülmüş olup, bu durum geçmişe yönelik kayıt yapılabilmesi riskini doğurmaktadır.

               Mahalli      İdareler       Bütçe      ve     Muhasebe       Yönetmeliği’nin              “Yevmiye    sistemi,

muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde;

“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.

(4) Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaraları esastır.”,

Aynı Yönetmeliğin “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni“ başlıklı 44’üncü maddesinde;

“(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında aşağıdaki defterler kullanılır.

1. a) Yevmiye defteri (Örnek-37)

1) Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.”,

“Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise;

Kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlık ancak muhasebe kaydıyla düzeltilir.” hükümleri yer almaktadır. 

Yönetmelikte belirtildiği üzere işlemler yevmiye tarih ve numara sırasına göre yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmeli ve 1’den başlayıp hesap dönemi sonuna kadar sırasıyla devam eden yevmiye numaraları verilmelidir. 

Bitlis Belediyesi birleştirilmiş veriler defteri üzerinden 11.10.2019 tarihi itibariyle yapılan sorguda, 76 adet yevmiye kaydının atlanarak kayıt yapıldığı anlaşılmıştır. 

Yevmiye numaralarının müteselsil ve boşluğa yer verilmeyecek şekilde artması ile muhasebe kayıtlarının meydana geldiği tarihte kayda alınması gerekir. Buna aykırılık teşkil eden yevmiye numaralarının varlığı, kullanılan muhasebe sisteminde geriye dönük olarak işlem yapılabileceğini ifade etmektedir.

Diğer taraftan; denetim yılı içerisinde yapılan incelemede; muhasebe kayıtlarının silinebildiği anlaşılmıştır. Muhasebe kayıtlarının silinebilmesi kurum muhasebe sisteminin işleyişine yönelik çok büyük riskler barındırmaktadır.

Yevmiye numaralarının Yönetmeliğe uygun olarak sırasıyla verilmesi ve muhasebe sisteminde geçmişe dönük kayıt yapılmasını engelleyici önlemlerin alınması gerekmektedir.