BULGU: Muhasebe Kayıtlarının Geriye Dönük Olarak Değiştirilmesi, Mükerrer ve Boş Yevmiye Kayıtları Olması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi
Kamu İdaresinin 2024 yılı muhasebe kayıtlarında bazı yevmiye numaralarının atlandığı ve geriye dönük kayıt yapıldığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde,
“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.
(2) Gerçekleşen işlemler muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılmaz. Gerçekleşen işlemler, hesaplara ait “hesabın işleyişi” bölümlerinde belirtilmiş olup olmadığına bakılmaksızın, bu Yönetmelikte belirtilen hesapların niteliğine uygun bir biçimde kaydedilir…”
“Kayıt Yanlışlıklarının Düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde de,
“Kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlık ancak muhasebe kaydıyla düzeltilir.” denilmektedir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye kayıtlarında yapılan muhasebe hataları ancak başka muhasebe kaydıyla düzeltilebilecek, bunun aksine hiçbir düzeltme yapılamayacaktır.
İkinci olarak bazı yevmiye kayıtlarının sıralı olmadığı, boş yevmiye numaralarının bulunduğu, bazı yevmiye kayıtlarının da tarihlerinin geriye dönük olduğu tespit edilmiştir.
Yukarıda da belirtildiği üzere;
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde, “(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.”
Madde 44’te de yevmiye defterinin tanımı yapılmış olup buna göre:
“Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir.” Denilmektedir.
Özetle işlemlerin, yevmiye defterine tarih ve müteselsil yani birbirini takip eden sıra numara sırasına göre kaydedilmeli, ardışık iki yevmiye numarasından ikincisinin yevmiye tarihi ilkinden önce olmamalıdır.
Ancak yapılan incelemede 100’den fazla boş yevmiye numarası olduğu, 1000’den fazla yevmiye numarasının da tarihinin de yukarıda izah edilen mevzuatın hilafına olduğu tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından kullanılan sistem mükerrer kayıt işlemine izin vermediği, yevmiye numarasının otomatik ve sıralı olarak verildiği ifade edilmiştir. Sayıştay VERA (Veri Analiz ve Risk Tespit) Programından yevmiye defterinin incelenmesi neticesinde geçmişe dönük bir muhasebe kaydı yapılıp yapılmadığı test edilmiş ve yukarıda da değinildiği üzere 100’den fazla boş yevmiye numarası olduğu, 1000’den fazla yevmiye numarasının da tarihinin de mezkur mevzuatın hilafına olduğu tespit edilmiştir.
Sonuç olarak, muhasebe kayıtlarında yapılacak değişikliklerin yukarıda yer alan Yönetmelik’in ilgili madde hükümlerince gerçekleştirilmesi ve yevmiye numaralarının tarih ve sıra numaralarının birbirini takip etmesi gerekmektedir.