BULGU: Muhasebe Sisteminin Geçmişe Dönük İşlem Yapılmasına İzin Vermesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB
İdarenin tabi olduğu “e-İçişleri” modülünde kullanılan muhasebe programının geçmişe dönük olarak yevmiye kayıtlarının değiştirilmesine izin verdiği ve İdarenin, programda kayıtlı bazı yevmiyelerdeki düzeltme işlemlerinin, yeni bir yevmiye kaydı oluşturmadan, geçmişe dönük olarak doğrudan ilgili yevmiyelerde yapıldığı görülmüştür.
YİKOB’ların da muhasebe ve raporlama işlemlerinde tabi olduğu Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde, Kamu idarelerinin muhasebe birimlerinin, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırılacağı, muhasebe kayıtlarının ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilebileceği ve muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verileceği hükmü yer almaktadır.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise; yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defteri olduğu, yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemlerin muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerine göre muhasebe kayıtlarında yapılacak bir değişikliğin ancak yeni bir muhasebe kaydıyla yapılması gerekmektedir. Ancak, idarenin yevmiye kayıtlarının incelenmesi sonucunda, bazı yevmiye kayıtlarında yapılmış olan ve düzeltilen hataların, yeni bir muhasebe kaydı ile yapılmayıp, geçmişe dönük olarak ilgili yevmiyede değişiklik yapılmak suretiyle düzeltme işlemi yapıldığı tespit edilmiştir. İdarenin kullanmakta olduğu “e-İçişleri” muhasebe modülünün geçmişe dönük olarak böyle bir işleme izin vermesinin ise sistemin kontrol zafiyeti bulduğunu göstermekte olup hata ve suistimal riskinin önlenmesi için yeni bir düzenleme yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.
Kamu idaresi cevabında, ilgili Bakanlığa konu hakkında bilgi verildiği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, İdare tarafından düzeltme kayıtlarının mevzuata uygun yapılması ve kullanılmakta olan “e-İçişleri” muhasebe modülünün, geçmişe dönük işlem yapmaya izin vermemesini teminen konunun ilgili Kurum olan T.C. İçişleri Bakanlığına bildirilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.