Muhasebe Sisteminin Geçmişe Dönük İşlem Yapılmasına İzin Vermesi (Sayıştay)

BULGU: Muhasebe Sisteminin Geçmişe Dönük İşlem Yapılmasına İzin Vermesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB

İdarenin tabi olduğu “e-İçişleri” modülünde kullanılan muhasebe programının geçmişe dönük olarak yevmiye kayıtlarının değiştirilmesine izin verdiği ve İdarenin, programda kayıtlı bazı yevmiyelerdeki düzeltme işlemlerini, yeni bir yevmiye kaydı oluşturmadan, geçmişe dönük olarak doğrudan aynı yevmiye üzerinde yapmış olduğu görülmüştür.
YİKOB’ların da muhasebe ve raporlama işlemlerinde tabi olduğu Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde;
“Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir.” hükmü yer almaktadır.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise;
“a) Yevmiye defteri
1) Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.” denilmektedir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerine göre muhasebe kayıtlarında yapılacak bir değişikliğin ancak yeni bir muhasebe kaydıyla yapılması gerekmektedir.
Ancak, idarenin yevmiye kayıtlarının incelenmesi sonucunda, bazı yevmiye kayıtlarında yapılmış olan ve düzeltilen hataların, yeni bir muhasebe kaydı ile yapılmayıp, geçmişe dönük olarak ilgili yevmiyede değişiklik yapılmak suretiyle düzeltme işlemi yapıldığı tespit edilmiştir. Örneğin, 01.11.2023 tarih ve 3222 No’lu Yevmiyede sehven yapılan hatalar bir sonraki ay yapılan değişiklik ile geçmişe dönük olarak ilgili yevmiye üzerinde düzeltilmiştir. İdarenin kullanmakta olduğu “e-İçişleri” muhasebe modülünün geçmişe dönük olarak böyle bir işleme izin vermesi ise sistemin kontrol zafiyeti bulduğunu göstermekte olup hata ve suistimal riskinin önlenmesi için yeni bir düzenleme yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.
Sonuç olarak, İdare tarafından düzeltme kayıtlarının mevzuata uygun yapılması ve kullanılmakta olan “e-İçişleri” muhasebe modülünün, geçmişe dönük işlem yapmaya izin vermemesini teminen konunun ilgili Kurum olan T.C. İçişleri Bakanlığına bildirilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU