Muhasebe Sisteminin Parçalı Yapıda Olması (Sayıştay)

BULGU: Muhasebe Sisteminin Parçalı Yapıda Olması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Diğer Kamu İdareleri

TCMB nezdinde çeşitli idari merkez birimleri ve şubeler olmak üzere toplam on sekiz birim tarafından mali işlemlerin kaydedildiği görülmüştür.
Bankanın para politikası otoritesi olması hasebiyle yaptığı işlemler dışındaki gelir, gider ve mallarına ilişkin muhasebe işlemleri aşağıda yer alan tabloda ayrıntısı gösterildiği üzere 5 Genel Müdürlüğe bağlı farklı müdürlükler ve 4 şube olmak üzere toplam 18 birim tarafından yapılmaktadır.
İlgili birimler tarafından tutulan muhasebe kayıtları ise “Muhasebe Bilişim Sistemi (MUBS)” adı verilen bir program içinde oluşturulmaktadır. Ancak 18 farklı muhasebe birimi tarafından tutulan muhasebe kayıtları, aşağıdaki tabloda ayrıntılı şekilde gösterildiği üzere MUBS’a yardımcı 8 farklı bilişim sistemi uygulaması kullanılarak gerçekleştirilmektedir. Bu uygulamalar aracılığı ile tutulan kayıtlar banka yevmiye defteri olan “e-defter” uygulamasına altlık oluşturmaktadır.
Bilindiği üzere, hesap ve kayıt düzeninde tek düzenin sağlanması, işlemlerin kayıt dışında bırakılmasının önlenmesi, faaliyetlerin ve işlemlerin gerçek mahiyetlerine uygun olarak sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, mali tablolarının zamanında, doğru ve uluslararası standartlara uygun olarak hazırlanması, tutarlı olması, tablolardan yararlanacak kişi ve kuruluşların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır olması, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılamasında, karar ve kontrol süreçlerinin etkili çalışmasını sağlaması bir muhasebe sisteminin sahip olması gereken esaslardır.
Yapılan incelemelerde, TCMB nezdinde mevcut olan birim ve bilişim sistemleri anlamında parçalı muhasebe yapısına rağmen gerek sistem içinde oluşturulmuş çeşitli kontrol süreçlerinin olması, gerek kurumsal hafıza ve gerekse de bireysel gayretler ile yukarıda bahsedilen hususlar sağlanmakla birlikte, muhasebe sistemindeki mevcut dağınık yapının, sistematik olmaktan uzak kaldığı, bunun yanı sıra iç kontrol sisteminin doğru ve öngörüldüğü şekilde işlemesi açısından risk teşkil ettiği değerlendirilmektedir.
Her ne kadar Banka cevabında; mevcut yapının TCMB Teşkilat ve Görevleri Esas Yönetmeliği’ne dayandığı, muhasebe kaydı oluşturan birimlerin kendi iş akışları gereği muhasebe kayıtlarını, verilen yetki çerçevesinde ve BFRGM’nin gözetim ve kontrolünde gerçekleştirdikleri, yetkilendirilmiş muhasebe birimleri tarafından muhasebe altyapısı kullanılarak gerçekleştirilen tüm kayıtların aynı uygulamada birleştirilmekte olduğu, her bir sürecin günlük olarak kontrol edilmekte olduğu, bu sebeple iç kontrolün en üst düzeyde sağlandığı ifade edilmekte ise de, özellikle Bankanın norm düzeyinde bütüncül bir muhasebe yönetmeliği ile taşınmaz yönetmeliğinin olmaması durumu göz önünde bulundurulduğunda, ödeme kanıtlayıcı harcama belgeleri doğrultusunda çok sayıda talimatla farklı birimlerin muhasebe kaydı yaptığı çoklu yapıdaki bir sistemde; muhasebe kayıtlarının nasıl yapılacağının uygulayıcılar tarafından açık şekilde bilinmemesi, taşınmaz kayıtlarının ne zaman ve nasıl muhasebeleştirileceğine ilişkin hususların karmaşıklık içermesi nedenleriyle hata meydana gelmesi doğal bir sonuç haline dönüştüğünden mevcut yapının önemli iç kontrol riskleri barındırdığı açıktır.
Bu itibarla, 2020 yılı Sayıştay Denetim Raporunda da yer verildiği üzere, TCMB bünyesinde muhasebe birimleri ve bilişim sistemleri anlamında parçalı bir yapıda kurulmuş olan mevcut muhasebe sisteminin yapılandırılması gerektiği değerlendirilmektedir.