Muhasebeye Ait Sicil Tablosunda Hatalı ve Eksik Kayıtlar Bulunması (Sayıştay)

Kuruma ait muhasebe veri tabanı üzerinde yapılan inceleme ve analizlerde; veri tabanında yer alan ve kişi ve kurumlara ilişkin ayrıntılı kayıtların tutulduğu sicil tablosunda hatalı ve eksik veriler yer aldığı tespit edilmiştir.

Yapılan analizlerde tablo değişik açılardan incelenmiş ve aşağıda yer alan hususlara rastlanılmıştır.

• Öncelikle mezkûr tabloda kaydı “Açık” olan “Kişi” sicilleri T.C. kimlik numaralarının varlığı ve doğruluğu açısından incelenmiş, 728.596 adet kayıtta kimlik numarası bilgisinin hiç yer almadığı, 20.276 kayıtta ise kimlik numarasının ya 11 haneden az olduğu ya da 11 hane olmakla birlikte kimlik numarası için oluşturulan doğrulama algoritmasını sağlamadığı, bir başka deyişle hatalı kimlik numarası olduğu görülmüştür.
• Bir başka analizde kaydı “Açık” olan “Şirket” sicilleri vergi kimlik numaralarının varlığı ve doğruluğu açısından incelenmiş, 19.168 adet kayıtta vergi numarası bilgisinin hiç yer almadığı, 16.352 kayıtta ise vergi numarasının vergi numarası için oluşturulan doğrulama algoritmasını sağlamadığı tespit edilmiştir.
• Yapılan bir diğer sorgulamada tabloda kaydı “Açık” olan “Şirket” kayıtları incelenmiş ve aynı vergi numarası için birden fazla sicil kaydı olup olmadığı araştırılmış, yapılan analizler sonucunda 12.643 adet işletmede birden fazla sicil kaydı bulunduğu, bunların da veri tabanında yer alan tabloda toplamda 39.385 adet sicile karşılık geldiği belirlenmiştir.
• Son olarak kaydı “Açık” olan “Kişi” kayıtları incelenmiş ve aynı T.C. kimlik numarası için birden fazla sicil kaydı olup olmadığı araştırılmış, yapılan analizler sonucunda 45.075 kişide birden fazla sicil kaydı bulunduğu, bunların da veri tabanında yer alan tabloda toplamda 101.437 adet sicile karşılık geldiği anlaşılmıştır.

Muhasebede yer alan ve kişi ve kurumlara ait detaylı bilgilerin yer aldığı sicil tablosunun tam ve doğru olması; mükellefiyet bilgisinin doğru oluşturulması, tahakkuk kayıtlarının doğru yapılması, alacakların doğru takip edilmesi, mükerrer tahsilat ve iadeden kaçınılması açısından büyük önem arz etmektedir. Ayrıca söz konusu husus tüm paydaşlar için hazırlanan raporların güvenilirliği açısından da vazgeçilmez bir unsurdur. Bu nedenle hatalı kayıtlar vakit kaybedilmeksizin düzeltilmeli, eksik kayıtların tamamlatılması için azami gayret gösterilmelidir.