Nakit Teminatların Vade ve Zamanaşımı Takibinin Mevzuata Uygun Olarak Yapılmaması (Sayıştay)

BULGU: Nakit Teminatların Vade ve Zamanaşımı Takibinin Mevzuata Uygun Olarak Yapılmaması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Yapılan incelemede, geçmiş yıllardan gelen ve ilgili işin sözleşmesi bittiği halde iade edilmeyen, ilgili hesaba vadesine göre kaydedilmeyen, 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabına aktarılmaksızın doğrudan 430 No.lu Hesaptan ödenen nakit teminatlar olduğu görülmüştür.
A) Kurumun 2021 yılı muhasebe işlemlerinin incelenmesinde, 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesaplarına kaydedilen nakit teminatlar arasında, geçmiş yıllardan gelen ve ilgili işin sözleşmesi bittiği halde iade edilmeyen teminatlar olduğu görülmüştür.
05.01.2002 tarih ve 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu’nun “Kesin teminat ve ek kesin teminatların geri verilmesi” başlıklı 13’üncü maddesinde, kesin ve ek kesin teminatların iadesine ilişkin hükümler yer almaktadır.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabının niteliğinin açıklandığı 256’ncı maddesinde, 330 No.lu Hesabın, mevzuatları gereği nakden veya mahsuben tahsil edilen depozito ve teminatlardan bir yıl içinde iade edilecek olanların izlenmesi için kullanılacağı belirtilmektedir.
330 No.lu Hesaba ilişkin düzenlemeler getiren “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 257/a- 3’üncü maddesinde, yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren 2 yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle ilgilisine iade edilemeyen teminatlar sürenin bitiminde genel bütçeye gelir kaydedilmek üzere merkezde merkez muhasebe birimleri, illerde defterdarlık muhasebe müdürlüğü, ilçelerde ise malmüdürlüğünün banka hesaplarına 5 iş günü içerisinde aktarılacağı belirtilmektedir.
Yapılan incelemede ise, 2021 yılı sonu itibariyle, 330.01 kodunda 2012-2019 yılları arasındaki dönemden kalan, sözleşmesi bittiği halde iade edilmemiş veya gelir kaydedilmemiş toplam 126.614,86 TL’lik teminat olduğu, ayrıca bunların 16.412,26 TL’sinin 330.01.01 kodundaki geçici teminatlar olduğu görülmüştür. Ayrıca, 430 No.lu Hesapta 2015-2018 döneminden kalma, ilgili olduğu işin sözleşmesi bittiği halde iadesi yapılmayan, gelir kaydedilmeyen ve 330 No.lu Hesaba aktarılmayan toplam 52.679,27 TL’lik teminat olduğu görülmüştür.
Ayrıca, Kurum muhasebe birimince bu teminatlarla ilgili süre, sahibine ait bilgiler, zamanaşımı, işin tamamlanma durumu gibi hususlarda ilgili birimlerden yeterli bilgi alınamadığı görülmüştür.
Kurum tarafından, ilgili harcama birimleri tarafından teminatın iadesine ilişkin herhangi bir talimat gelmediği için bakiye kalan ve süresi mali yıl ile sınırlı olan ihaleler için tahsil edilen teminatların iade veya gelir kaydetme işlemlerinin yapıldığı ve konunun ilgili ihale birimlerine yazıldığı belirtilse de bu işlemlerin 2021 yılı mali tablolarındaki hata tutarını etkilemediği değerlendirilmektedir.
Açıklanan nedenlerle, muhasebe birimince, teminat sahiplerine söz konusu 2 yıllık sürenin başlaması için yukarıda bahsedilen yazılı uyarının yapılmasını teminen, teminat konusu işlerle ilgili birimler nezdinde girişimde bulunulması, teminatların takibinin sürekli hale getirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
B) Kurumun 2021 yılı muhasebe işlemlerinin incelenmesi sonucunda, 430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesaplarına kaydedilen nakit teminatların iadesinde 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabının kullanılmadığı, 330 No.lu Hesaba aktarılması gerektiği halde 430 No.lu Hesapta bekletilen teminatlar olduğu görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin “Temel Kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde;
“Genel yönetim muhasebesi, muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan ve aşağıda belirtilen kavramlara göre yürütülür…
b) Dönemsellik: Kamu idarelerinin faaliyetleri, belirli dönemlerde raporlanır ve her dönemin faaliyet sonuçları diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanır.” denilmektedir.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 430 Alınan depozito ve teminatlar hesabına ilişkin düzenlemeler getiren “Hesabın işleyişi” başlıklı 331’inci maddesinde;
“Alınan depozito ve teminatlar hesabına ilişkin alacak ve borç kayıtları aşağıda gösterilmiştir: . b) Borç 1) Alınan depozito ve teminatlar hesabında kayıtlı tutarlardan izleyen faaliyet dönemi içinde iade edilecek depozito ve teminatlar dönem sonunda bu hesaba borç, kısa vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubu içindeki 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabına alacak kaydedilir.” denilmektedir.
Gerek bu hüküm gerekse dönemsellik ilkesi gereğince, 430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında kayıtlı olup yıl içinde iade edilecek nakit teminatlar 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabına aktarılacak, iade bu hesaptan yapılacak 430 no.lu Hesaptan doğrudan iade işlemi yapılmayacak, 430 No.lu Hesaptaki vadesi bir yılın altına düşen teminatlar da 330 No.lu Hesaba aktarılacaktır.
Uygulamada ise, 394, 761, 924, 982, 1015, 1350, 1973, 3820, 5059, 5686, 5771, 6248, 6273, 6374, 6539, 6697, 6698, 6864 ve 8353 no.lu yevmiyeler ile toplam 377.350,81 TL’lik teminat 330 No.lu Hesaba aktarılmaksızın doğrudan 430 No.lu Hesaptan iade edilmiştir.
Kurum tarafından, bundan sonraki süreçte de 430 No.lu Hesapta kayıtlı olup yıl içinde iade edilecek nakit teminatların iadelerinin 330 No.lu Hesaptan iade edileceği belirtilse de bu işlemlerin 2021 yılı mali tablolarındaki hata tutarını etkilemediği değerlendirilmektedir.
Gerek yukarıda söz edilen dönemsellik ilkesi gereği, gerekse teminatların sağlıklı biçimde takibinin sağlanması ve mali tabloların gerçek durumu yansıtabilmesi için, iade edilecek teminatların 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabına aktarılması, daha sonra iade yapılacaksa bu hesaptan yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.