|
ÖZET: Ödeme Emri Belgelerinin mevzuata uygun olarak hazırlanmadığı ve harcama sürecine aykırı ödeme işlemlerinin gerçekleştirildiği tespit edilmiştir. Yapılan denetimlerde, ödeme emri belgelerinin üç nüsha olarak düzenlenmediği ve gerekli kanıtlayıcı belgelerin eklenmediği görülmüştür. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin ilgili maddelerine göre, ödeme belgeleri en az üç nüsha olarak hazırlanmalı ve ilk nüshası Sayıştay’a, ikinci nüshası muhasebe birimine, üçüncü nüshası ise harcama biriminde saklanmalıdır. Ayrıca, harcamalara ilişkin belgelerin eksikliği, özellikle kurs ve toplantılara katılım giderlerinde, gerekli belgelerin ödeme emri ekleri arasında yer almadığı belirlenmiştir.
Denetimlerde, ödeme emri belgelerinin yalnızca tek nüsha olarak düzenlendiği ve harcama yetkililerinin imzalarının eksik olduğu tespit edilmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na göre, harcama sürecinin tamamlanabilmesi için gerekli belgelerin düzenlenmesi ve onaylanması gerekmektedir. Gerçekleştirme görevlilerinin, kendileri için ayrılan bölümü imzalamadan ödemelerin gerçekleştirilmesi, mevzuata aykırı bir durumdur. Sonuç olarak, belediyenin yaptığı ödemelerin, 5018 sayılı Kanun ve Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne uygun olarak gerçekleştirilmesi gerektiği vurgulanmaktadır. Kamu idaresi, bu bulgular doğrultusunda gerekli düzenlemeleri yapma taahhüdünde bulunmuştur. |
BULGU: Ödeme Emri Belgelerinin Mevzuata Uygun Olarak Hazırlanmaması ve Harcama Sürecine Aykırı Olarak Ödeme Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
Ödeme emirlerinin mevzuata uygun olarak hazırlanmadığı, 3 nüsha olarak düzenlenmediği ve harcama sürecine aykırı şekilde ödeme yapıldığı görülmüştür
A- Ödeme Emri Belgelerinde Yer Alması Gereken Kanıtlayıcı Belgelerin Eksik Olması
İdare tarafından yapılan harcamalara yönelik olarak düzenlenen ödeme emri belgelerine eklenecek belgelerin ödeme ekleri arasında yer almadığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 4’üncü maddesinde;
“(1) Ödeme belgesi en az üç nüsha düzenlenir. İlk nüshası bu Yönetmelikte belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştay’a gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verilir. Üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilir.
(2) Kanıtlayıcı belgeler, kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgelerdir. Kesin veya ön ödeme şeklinde yapılacak kamu harcamalarında ödeme belgesi olarak bağlanacak kanıtlayıcı belgeler aşağıda belirtilmiştir.
a) Kesin ödemelerde; bütçeden nakden veya mahsuben yapılacak kesin ödemelerde Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekindeki Ödeme Emri Belgesine harcamanın çeşidine göre bu Yönetmelik’in ilgili maddelerinde belirtilen belgeler kanıtlayıcı belge olarak eklenir” denilmektedir.
Aynı Yönetmelik’in 6, 36 ve 42’nci maddelerinde ise yapım işleri ile hizmet alım işlerine ilişkin ödemelerde eklenecek belgeler yer almaktadır. Yönetmelik eki örnek No 4-1 ve 5-1’deki dizi pusulasında yer alan belgeler de ödeme belgesine eklenmelidir.
Diğer taraftan mezkûr Yönetmelik’in “Tüketim mal ve malzemeleri, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alım giderleri” başlıklı 38’inci maddesinde ise;
“Her türlü tüketim mal ve malzemeleri ile demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde;
Taahhüt dosyası,
Fatura,
Muayene ve kabul komisyonu tutanağı,
ç) Taşınır işlem fişi ödeme belgesine eklenir.” denilmektedir.
Yapılan incelemelerde, kurs ve toplantılara katılma giderlerinde ödeme emri belgelerine eklenmesi gereken harcama talimatının ya da görevlendirme yazısının, faturanın, kurs ve toplantıya iştirak edildiğine ilişkin belgenin, 16.08.2024 tarih ve 615 sayılı ödeme emri belgesi ekleri arasında yer almadığı tespit edilmiştir.
İdare tarafından yapılan harcamalara yönelik olarak düzenlenen ödeme emri belgelerine kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
B-Ödeme Emri Belgelerinin Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Hükümlerine Uygun Olarak Düzenlenmemesi
İdare tarafından yapılan harcamalara yönelik olarak düzenlenen ödeme emri belgelerinin tek nüsha olarak muhasebe birimince düzenlendiği görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Giderin gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesinde; Bütçeden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alınması veya gerçekleştirildiğinin görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiği, Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanacağı ifade edilmiştir.
15.08.2007 tarih ve 26614 sayılı Resmî Gazete’de yayınlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 4’üncü maddesinde, ödeme belgesinin en az üç nüsha düzenleneceği ilk nüshası bu Yönetmelik’te belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştay’a gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği, üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilmesi gerektiği açıkça ifade edilmiştir.
Yapılan incelemede, İdarenin harcama birimleri tarafından gerçekleştirilen harcamalara ilişkin olarak ödeme emri belgelerinin ilgili birim tarafından değil de tek nüsha şeklinde muhasebe birimince hazırlandığı tespit edilmiştir.
Her harcama birimin gerçekleştirmiş olduğu iş, mal veya hizmet alımları kapsamında yapılacak ödemelerde, ödeme emri belgelerinin yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenlenmesi gerekmektedir.
C- 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’ndaki Harcama Sürecine Aykırı Ödeme Yapılması
İdare tarafından yapılan bazı harcamalarda gerçekleştirme görevlilerinin ödeme emri belgelerinde kendileri için ayrılan bölümü imzalamadan ödemelerin gerçekleştirildiği görülmüştür.
5018 sayılı Kanunun “Giderin gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesine göre;
“Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. (Değişik son cümle: 22/12/2005-5436/10 md.) Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.
Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler.
Gerçekleştirme görevlileri, bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar.” denilmektedir.
Gerçekleştirme görevlileri, harcama yetkilileriyle beraber 5018 sayılı Kanun ile getirilen harcama sürecinin önemli birer aktörü olarak görev alırlar ve ödeme evrakının hazırlanmasıyla görevli olarak, ödeme emri belgesi üzerinde kendileri için ayrılan bölümü imzalamak durumundadırlar.
Diğer yandan aynı Kanunun “Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları” başlıklı 61’inci maddesinde muhasebe yetkililerinin ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde; yetkililerin imzasını kontrol etmekle yükümlü olduğu, imzalarda eksiklik olması halinde ödeme yapılamayacağı, belgesi eksik veya hatalı olan ödeme emri belgelerinin düzeltilmek veya tamamlanmak üzere gerekçeleriyle harcama yetkililerine geri gönderileceği, hata ve eksikliklerin düzeltilmesi halinde ödemenin yapılabileceği ifade edilmiştir.
Ancak yapılan incelemelerde bazı ödeme emri belgeleri üzerinde (örneğin 510 ve 523 nolu yevmiyeler), gerçekleştirme görevlilerinin kendileri için ayrılan bölümü imzalamadan ödemelerin gerçekleştirildiği tespit edilmiştir
Kamu idaresi cevabında özetle; bulgu doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılmaya başlanacağı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, Belediye tarafından yapılan ödemelerin, 5018 sayılı Kanunda belirtilen harcama sürecine uygun olması ve Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne uygun ödeme belgelerine dayanması gerekmektedir.