Pansiyon Gelirlerinin Ön Muhasebe Kaydının Yapılmaması, Gelirlerin Tahsili ve Muhasebe Birimine İntikal Ettirilmesine İlişkin Süreçlerin Mevzuatta Öngörülen Şekilde Yürütülmemesi ve Bu Hususlarda Uygulama Birliği Olmaması (Sayıştay)

BULGU: Pansiyon Gelirlerinin Ön Muhasebe Kaydının Yapılmaması, Gelirlerin Tahsili ve Muhasebe Birimine İntikal Ettirilmesine İlişkin Süreçlerin Mevzuatta Öngörülen Şekilde Yürütülmemesi ve Bu Hususlarda Uygulama Birliği Olmaması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Bakanlığa bağlı pansiyonlu okullarda paralı yatılı öğrencilerden alınan pansiyon ücretleri ile pansiyonlarda ücretli yemek yiyen öğretmen ve öğrencilerden alınan yemek ücretlerinin mutemetlerce tahsil edilip saymanlığa yatırılmasına kadar geçen sürede kayıtlara alınıp takip edilmesini sağlayacak ön muhasebe kaydının bazı saymanlıklarda yapılıp bazı saymanlıklarda yapılmadığı, gelirlerin tahsili ve saymanlığa yatırılması süreçlerinin mevzuat gerekliliklerine uygun olarak yürütülmediği ve bu konuda farklı uygulamalar olduğu görülmüştür.
Parasız yatılı öğrencilerin Bakanlığın ilgili genel müdürlüğünden ödenek gönderilmek suretiyle kayda alınan pansiyon ücretleri, paralı yatılı öğrencilerden dört taksit halinde tahsil edilen pansiyon ücretleri ve pansiyonlarda ücretli öğle yemeği yiyen öğretmen, gündüzlü öğrenci ve diğer personelden her aybaşında peşin olarak alınması gereken yemek ücretleri pansiyonlu okulların gelir kalemlerini oluşturmaktadır.
Millî Eğitim Bakanlığına Bağlı Resmi Okullarda Yatılılık, Bursluluk, Sosyal Yardımlar ve Okul Pansiyonları Yönetmeliği’nin “Tahsil edilen pansiyon ve yemek ücretlerinin yatırılması” başlıklı 54’üncü maddesinde; paralı yatılı öğrencilerin ücretleri ile diğer personel ve gündüzlü öğrencilerin yemek ücretlerinin pansiyonlarda görevli sayman mutemetlerince makbuz karşılığı tahsil edileceği ve bu tutarların en geç iki iş günü içerisinde muhasebe veya mal müdürlüğüne yatırılacağı hüküm altına alınmıştır.
Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin görevlendirilmeleri” başlıklı 5’inci maddesinde; belirtilen unvanlar dışında kamu idarelerinin görevlileri arasından muhasebe yetkilisi adına para ve parayla ifade edilebilen değerleri almak, vermek, vezne ve ambarlarda muhafaza etmek üzere görevlendirilen personelin, muhasebe yetkilisinin muvafakatinin alınmasını sağlamak üzere ilgili muhasebe birimine yazılı olarak bildirileceği ifade edilmektedir.
Buna göre; Bakanlığın pansiyonlu okullarında pansiyon gelirlerini tahsil etmek ve mevzuatta öngörülen süre ve şekillerde muhasebe biriminin veznesine ya da banka hesabına yatırmak üzere görevlendirilen sayman mutemetlerinin, okulun bağlı olduğu muhasebe birimine yazılı olarak bildirilmesi ve muhasebe yetkilisi tarafından muvafakat verilmek suretiyle yetki tanımlamasına gidilmesi gerekmektedir.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne göre; muhasebe birimlerinin kendilerine bağlı muhasebe yetkilisi mutemetlikleriyle olan nakit ilişkilerinin izlenmesi için 337- Mutemetlikler Cari Hesabı kullanılmaktadır. Yönetmeliğin ilgili hesaba ilişkin işlemleri düzenleyen 266’ncı maddesinde; söz konusu hesabın esasen gümrük muhasebe birimlerince kullanılacağı, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinden gümrük muhasebe birimleri dışında bu hesabı kullanmasına Bakanlıkça karar verilen muhasebe birimleri ile bunlara bağlı mutemetliklerin hesap ve işlemlerine ilişkin esas ve usullerin ayrıca belirleneceği yönünde hükme yer verilmiştir.
İlgili hüküm doğrultusunda belirlenmiş bir esas ve usul bulunmamakla birlikte, Hazine ve Maliye Bakanlığının mutemet tahsilatı işlemlerine ilişkin 06 Temmuz 2018 tarihli duyurusunda; mutemetler tarafından yapılan tahsilatların, Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYS) içerisinde “Tahsilat İşlemleri” menüsü üzerinden veri girişi yapılmak suretiyle gerçekleştirileceği, bu suretle 108.09 Diğer Çeşitli Hazır Değerler Hesabı borç, 337 No.lu Hesap alacak çalışacak şekilde ön muhasebe kaydının oluşacağı ifade edilmiştir.
Pansiyon gelirlerine ilişkin tahsilatların, mutemetlerce BKMYS Tahsilat İşlemleri menüsü aracılığıyla gerçekleştirilmesi ve Muhasebe Yönetim Sistemi içerisinde bu suretle oluşacak ön muhasebe kaydı, geçici olarak tahsil edilen kamu kaynağı niteliğindeki söz konusu tutarların muhasebe birimi vezne ya da hesaplarına yatırılmasına kadar geçen süre zarfında muhasebe birimi tarafından takibine imkân vererek bir nevi güvence altına alınmasını sağlayacaktır.
Bahsi geçen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılan incelemelerde;
Pansiyonlu okulların büyük çoğunluğunda sayman mutemedi olarak görevlendirilmiş personelin saymanlığa bildirildiği ve izin mekanizmasının işletildiği görülmüş olmakla birlikte bazılarında resmi bir görevlendirme olmaksızın mutemetlik görevinin yerine getirildiği,
Okul ile saymanlık arasındaki fiziki mesafenin bazı okullar için iki günde bir gidip gelmeye elverişli olmaması, yine bazı okullarda yemek ücretlerinin aybaşında peşin alınmaması, diğer taraftan pansiyonların büyük kısmında sayman mutemetliği görevinin ayrı bir personel tarafından yerine getirilmemesi gibi sebeplerle tahsil edilen pansiyon gelirlerinin muhasebe birimi veznesine mevzuatta öngörülen iki günlük sürede yatırılamadığı,
Nakden yapılan tahsilatlardaki bürokratik işlemleri azaltmak amacıyla pansiyonların bazılarında hesaben tahsilat yoluna gidildiği, bu suretle muhtelif bankalarda okul adına özel hesaplar açıldığı, paralı yatılılık taksit dönemlerinde tüm taksitlerin tamamlanmasının beklendiği ancak bu durumun kamu kaynağı olarak tahsil edilen tutarların Hazinenin nakit yönetimine yaklaşık bir aylık gecikme ile dâhil olmasına yol açtığı diğer taraftan bu süre zarfında söz konusu tutarların mali sistem dışında, atıl ve denetimsiz kaldığı,
Pansiyonlu okulların bir kısmında Hazine ve Maliye Bakanlığının mutemet tahsilatı işlemlerine ilişkin duyurusu çerçevesinde işlem yapıldığı, fakat büyük çoğunluğunda tahsilat kayıtlarının tahsilat menüsü üzerinden gerçekleştirilmediği ve dolayısıyla muhasebe işlemleri açısından bahsi geçen ön muhasebe kaydının da oluşmadığı,
tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen tespitler itibarıyla ortaya konulan aksaklıkları, yaşanan bürokratik sorunları ve bu kapsamda sahadaki farklı uygulamaları gidermek üzere Milli Eğitim Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığı arasında gerçekleştirilecek ikili görüşmeler vasıtasıyla, pansiyon gelirlerinin vezneler yerine bankalar aracılığıyla elektronik altyapı ile tahsilatına imkân veren e-tahsilat uygulamasının hayata geçirilmesinin sorunların çözümüne katkı sağlayacağı değerlendirilmektedir. Bu sayede kamu kaynağı niteliğindeki pansiyon gelirleri kamu nakit yönetim sistemine en hızlı şekilde dâhil edilerek Hazinenin nakit kaynaklarına erişim hızı da artacaktır.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta; bulguda belirtilen tüm aksaklıkları ortadan kaldırmak ve kamu kaynaklarının etkin yönetimini sağlamak üzere Hazine ve Maliye Bakanlığının e-tahsilat uygulamasına geçilmesinin sağlanması amacıyla gerekli çalışmaların yapılacağı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; pansiyon gelirlerinin tahsili ve muhasebe birimi veznesine yatırılması süreçlerinin geçerli mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmesi, diğer taraftan söz konusu edilen tüm aksaklıkları ortadan kaldırmak ve kamu kaynaklarının etkin yönetimini sağlamak üzere Hazine ve Maliye Bakanlığı e-tahsilat uygulamasına geçilerek pansiyon gelirlerinin vezneler yerine bankalar aracılığıyla tahsilinin sağlanmasının faydalı ve gerekli olduğu değerlendirilmektedir.