Personel Servis Hizmeti Alım İşlerinde Eksik ve Hatalı Hususların Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Personel Servis Hizmeti Alım İşlerinde Eksik ve Hatalı Hususların Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Kütahya Sağlık Bilimleri Üniversitesince ihalesi gerçekleştirilen personel servis hizmeti alım işi incelendiğinde, yüklenici ile araç sahipleri arasında yapılması ve idareye sunulması gerekli olan sözleşmenin İdareye sunulmadığı, kontrol teşkilatınca işçi ücretlerinin ödenmesine yönelik yapılması gerekli kontrollerin yapılmadığı, sözleşme konusu iş günlük ifa edilmesi suretiyle yapılan sürekli nitelikte bir iş olmasına rağmen yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulması gereken kayıtların günlük olarak tutulmadığı ve iş kapsamında düzenlenen sözleşmenin ödeme yeri ve şartları maddesinin üst çerçeve mevzuata uygun düzenlenmediği görülmüştür.
Yüklenici ile araç sahipleri arasında yapılması ve idareye sunulması gerekli
sözleşmenin sunulmaması
Personel servis taşımacılığı ihalesi kapsamında mevzuat gereği idareye sunulması gereken sözleşmenin sunulmadığı görülmüştür.
30.09.2020 tarih ve 31260 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin eki Ek-8’de yer alan Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nin “Alt yükleniciler” başlıklı 18’inci maddesinin sekizinci fıkrasında, personel taşıma hizmetlerinde kullanılacak mülkiyeti yükleniciye ait olmayan her bir aracın sahibi ile yüklenici arasında ihale konusu personel taşıma işine ilişkin olarak yazılı sözleşme yapılacağı ve bu sözleşmenin işe başlama tarihinden önce idareye sunulmasının zorunlu olduğu, işin devamı sırasında araçların değiştirilmesi veya mevcut araç sayısının artırılması halinde bu araçların sahipleri ile de aynı şekilde yazılı sözleşme yapılarak taşıma hizmetine başlamadan önce bu sözleşmelerin de idareye sunulması gerektiği, yüklenici ile araç sahibi arasında yapılacak sözleşmede işin adı, süresi, sözleşme bedeli ve ödeme şartları ile tarafların hak ve yükümlülüklerin belirtilmesi gerektiği hususları düzenlenmiştir.
Mezkûr Şartnamenin 18’inci maddesinin dokuzuncu fıkrasında da İdarenin yükleniciye hakediş ödemesi yapabilmesi için yüklenici ile araç sahibi arasındaki sözleşme hükümleri dikkate alınarak hesaplanacak tutarın araç sahibine ödendiğini gösteren banka dekontunun veya makbuzunun ya da yükleniciden bir önceki hakediş dönemine ait herhangi bir alacağının bulunmadığına ilişkin araç sahibince imzalanmış yazılı beyanın idareye verilmesi zorunlu olduğu hükme bağlanmıştır.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden, personel taşıma ihalelerinde çalıştırılacak servis araçları arasında yükleniciye ait olmayan araçların bulunması halinde bu araçların sahipleri ile yüklenici arasında yazılı bir sözleşmenin yapılması ve yükleniciye hakediş ödemesi yapılabilmesi için bu sözleşmenin de İdareye sunulmasının zorunlu olduğu anlaşılmaktadır. Söz konusu sözleşmelerin İdareye sunulmaması halinde ise İdare hakediş ödemesi aşamasında yüklenici ile araç sahipleri arasında ne kadarlık bir alacak borç ilişkisi olduğunu bilemeyecektir ve bu durumda hakediş ödemesi yapamayacaktır.
Yapılan denetimlerde, 2022/1176292 İhale Kayıt Numaralı Personel Taşıma Hizmet Alımı İşinde, servis güzergâhlarında çalıştırılan bazı araçların yüklenicinin mülkiyetinde bulunmadığı dolayısıyla araç sahipleri ile yüklenici arasında sözleşme yapılması gerektiği anlaşılmakla birlikte İdareye sunulması gerekli olan bu sözleşmelerin İdareye sunulmadığı tespit edilmiştir.
“Kamu idaresi cevabında, her ne kadar Yüklenici firmadan araç ruhsat suretlerinin talep edildiğini ve temin edilerek ihale dosyasına konulduğunu, ruhsatlardan da görüleceği üzere ihale konusu dört aracın mülkiyeti yüklenici Mustafa ŞEN’e ait olduğunu, Yüklenici firmanın çalıştırdığı araçların mülkiyet sahibi olması nedeniyle sözleşme istenilmediğini ifade etmişse de yapılan denetimde ihale işlem dosyası içerisinde söz konusu işin yürütülmesinde kullanılan araçların ikisinin Yüklenicinin kendisine ait olmadığı görülmüş olup söz konusu iki araca ait Yüklenici ile araç sahibi arasında bulunması gereken sözleşmelerin İdareye sunulması gerekmektedir.”
Bu itibarla, belirtilen mevzuat hükmüne riayet edilerek yüklenici ile araç sahipleri arasında imza edilecek sözleşmelerin İdare tarafından aranması ve İdareye sunulmasının sağlanması gerekmektedir.
Kontrol teşkilatınca işçi ücretlerinin ödenmesine yönelik yapılması gerekli kontrollerin yapılmaması
İdarece gerçekleştirilen ihale ve hakedişlerin incelenmesi neticesinde, personel istihdam edilen ihaleye ilişkin İdare bünyesinde kurulan kontrol teşkilatınca işçi ücretlerinin ödendiğine yönelik yapılması gereken kontrollerin yapılmadığı görülmüştür.
30.09.2020 tarih ve 31260 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin eki Ek-8’de yer alan Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nin “Çalışanların özlük hakları” başlıklı 38’inci maddesinin ikinci fıkrasında, kontrol teşkilatının, yüklenici veya alt yüklenici tarafından istihdam edilen işçilerin ücretlerinin tam ve zamanında ödenip ödenmediğini her ay resen kontrol etmekle ayrıca bu konuda kendisine ulaşan başvuruları (talep ve ihbarları) ivedilikle değerlendirmekle yükümlü olduğu;
Anılan maddenin üçüncü fıkrasında, yüklenicinin hakediş istemesi üzerine, bu istek ve hakedişin ödeneceği tarih (yaklaşık olarak), şantiye şefliği, işyeri ilan tahtası veya işçilerin toplu bulunduğu yerler gibi işçilerin görebileceği yerlere yazılı ilan asılmak suretiyle duyurulacağı ve ilanın yapıldığı hususunun kontrol teşkilatının ve yüklenici veya vekili ile işçi temsilcisinin imzaladıkları bir tutanakla tespit edilerek ilgili tutanağın bir kopyasının hakedişin yapılacağı ödeme yerine gönderileceği,
Maddenin devamında ise personel alacaklarının kontrol edilebilmesi için yüklenici, teknik ve yönetici personeli ile işçilerine yaptığı ödemelerin bordrolarından birer kopyasını, bordroların düzenlenmesi tarihinden başlayarak en çok bir ay içinde, kontrol teşkilatına verecek ve bu bordrolarda teknik ve yönetici personel ile işçilerin sanatları ve çalıştıkları yerler, ad ve soyadları ile doğum yerleri ve tarihlerinin belirtileceği ve bordrolarda yüklenicinin veya vekilinin imzasının bulunacağı,
Hüküm altına alınmıştır.
Yukarıda yer verilen hükümler uyarınca kontrol teşkilatının, yüklenici tarafından istihdam edilen veya ettirilen işçilerin ücretlerinin tam ve zamanında ödenip ödenmediği hususunda kontrol yükümlülüğünün bulunduğu ve bu yükümlülüğü resen her ay tatbik etmesi gerektiği, ayrıca kontrol teşkilatının işin yüklenicisine yapılacak hakediş ödemesi öncesinde işçilerin görebileceği veya haberdar olabileceği şekilde yükleniciye hakediş ödemesinin yapılacağına dair bir bilgilendirmeyi işçilere yapmış olması gerektiği ve bu bilgilendirmeyi bir tutanakla tevsik ederek ilgili hakediş ödemesinin yapılacağı yere göndermesi gerektiği gibi belli başlı görev ve sorumlulukları olduğu anlaşılmaktadır.
Yapılan denetimlerde, 2022/1176292 ihale kayıt numaralı Personel Taşıma Hizmet Alımı işinde kontrol teşkilatınca, yüklenici veya alt yükleniciler tarafından istihdam edilen işçilerin ücretlerinin ödenip ödenmediğine yönelik kontrollerin yapılmadığı görülmüştür. Ayrıca kontrol teşkilatınca, hakediş ödemelerinden önce yükleniciye hakediş ödemesi yapılacağına dair işçilere yönelik herhangi bir bilgilendirmenin yapılmadığı, bunu tevsik edici bir belgenin ilgili hakediş ödemesi yapacak olan birime gönderilmediği tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında, tespit edilen eksikliklerin giderildiği, takip edilen yıla ait yeni yapılan ve halihazırda devam eden iş kapsamında söz konusu eksikliklere titizlikle riayet edildiği ifade edilmiştir.
Bu itibarla, söz konusu husus yükleniciler ile işçiler arasında doğabilecek ücret ihtilaflarında İdareyi üst işveren olarak ileride yükümlülük altına sokabilecek bir durum olduğundan sözleşme sürecinde görev alan kontrol teşkilatında görevli personelin mevzuat hükümlerine uygun şekilde gerekli kontrolleri yapması gerekmektedir.
Sözleşme konusu iş günlük ifa edilmesi suretiyle yapılan sürekli nitelikte bir
iş olmasına rağmen yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulması gereken kayıtların günlük olarak tutulmaması
İdarece gerçekleştirilen ihalelerin incelenmesi neticesinde, personel ve öğrenci taşıma hizmet alımı kapsamında alınan hizmetin sözleşme ve eklerine ve iş programına uygun olarak yapılmasını temin ve bunun kontrolü için yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulması gereken kayıtların günlük olarak tutulması gerektiği halde bu kayıtların günlük olarak tutulmadığı görülmüştür.
30.09.2020 tarih ve 31260 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin eki Ek-8’de yer alan Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nin “ilgili kayıtlar” başlıklı 34’üncü maddesinde işyerinde, işin sözleşme ve eklerine ve iş programına uygun olarak yapılmasını temin ve bunun kontrolü için idarenin sözleşmesinde belirlediği kayıtların, yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulacağı, sözleşme konusu işin, belli bir hizmetin dönemler halinde ( günlük, haftalık, vs ) ifa edilmesi suretiyle yapılan sürekli nitelikte bir iş olması halinde ise, yukarıda sözü edilen kayıtların bu dönemler itibariyle tutulacağı ve kayıtlara itirazın da kayıtların tutulduğu sırada yapılacağı hüküm altına alınmıştır.
Ayrıca mezkûr Şartnamenin “Hakediş ödemeleri” başlıklı 42’nci maddesi birinci fıkrasında ise yüklenici tarafından yapılan işin bedelinin sözleşmedeki kayıtlara ve sözleşmenin ödemeye ilişkin hükümleri çerçevesinde kendisine ödeneceği hükme bağlanmıştır.
Yapılan denetimlerde, günlük olarak ifa edilmesi suretiyle yapılan sürekli bir iş olmasına rağmen 2022/1176292 ihale kayıt numaralı Personel Taşıma Hizmet Alımı İşi kapsamında yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulması gereken kayıtların günlük olarak tutulmadığı, bu kayıtların aylık olarak tutulduğu tespit edilmiştir. Bu durumda hakediş ödemelerine esas günlük tutulması gereken kayıtların günlük tutulmaması hizmetin tam ve eksiksiz bir şekilde alınıp alınmadığının kontrolünde zafiyete sebebiyet verebilecektir.
Kamu idaresi cevabında, kontrol teşkilatı tarafından tutulması gereken kayıtların günlük olarak tutulmaya başlandığı ve ihale işlem dosyasına söz konusu kayıtların konulduğu ifade edilmiştir.
Bu itibarla, bulgu metninde ifade edilen eksikliklerin giderilmesi gerekmektedir.