Peşin Ödenen Kiraların Dönem Ayırıcı Hesaplarda İzlenmemesi (Sayıştay)

BULGU: Peşin Ödenen Kiraların Dönem Ayırıcı Hesaplarda İzlenmemesi

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

Devlet Opera ve Balesi İstanbul, İzmir ve Mersin İl Müdürlükleri tarafından kiralanan idari bina ve depolara ilişkin olarak peşin ödenen kira tutarlarının, muhasebenin dönemsellik kavramı gereği ihdas edilen 180/280 Gelecek Aylara/Yıllara Ait Giderler Hesabında muhasebeleştirilmediği görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan kavramlardan “dönemsellik”, kamu idarelerinin faaliyetlerine ilişkin sonuçların diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanması olarak açıklanmıştır.
Bu kavram gereği Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin; 116′ ncı maddesinde; 180 Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabının, içinde bulunulan dönemde ortaya çıkan ancak, gelecek aylara ait olan peşin ödenmiş giderler ile duran varlıklar ana hesap grubundaki gelecek yıllara ait giderler hesabında kayıtlı tutarlardan takip eden faaliyet döneminde tahakkuk edecek olanların izlenmesi için, 205’inci maddesinde, 280 Gelecek Yıllara Ait Giderler Hesabının, dönem içinde ödenen ancak, gelecek yılların faaliyet hesaplarına dâhil edilecek olan giderlerin izlenmesi için kullanılacağı hüküm altına alınırken devam eden maddelerinde ise hesaplara ilişkin işlemler ve işleyişleri açıklanmıştır.
Buna göre ilgili faaliyet döneminde gelecek aylara/yıllara ilişkin olarak peşin ödenen kira tutarlarının ilgili ayında ve yılında tahakkuk ettirilerek mali tablolara yansıtılmasını teminen içinde bulunulan aya ait olanların 630 Giderler Hesabına, içinde bulunulan faaliyet döneminin gelecek aylarında tahakkuk ettirilmesi gerekenlerin 180 Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabına içinde bulunulan faaliyet dönemini takip eden yıl/yıllarında tahakkuk ettirilmesi gerekenlerin 280 Gelecek Yıllara Ait Giderler Hesabına borç, ödenen tutarın tamamının 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına veya 325 Nakit Talep ve Tahsisleri Hesabına alacak; diğer taraftan ödenen tutarın tamamının 830 Bütçe Giderleri Hesabına borç, 835 Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilmesi, Gelecek aylara ait giderler hesabında kayıtlı tutarların ilgili oldukları ay sonlarında gider olarak tahakkuk ettirilmesi amacıyla da 180 kodlu hesaba alacak, 630 Giderler Hesabına borç kaydedilmesi, Gelecek yıllara ait giderler hesabında kayıtlı tutarlardan içinde bulunulan faaliyet dönemini takip eden dönemde gider hesaplarına yansıtılması gerekenlerin ise dönem sonunda 280 kodlu hesaba alacak, dönen varlıklar ana hesap grubu içindeki 180 kodlu hesaba borç kaydedilmesi gerekmektedir.
Bahsi geçen İl Müdürlüklerinden;
• Mersin İl Müdürlüğü tarafından 01.05.2009 tarihinde atölye olarak kullanılmak üzere 10 yıllığına kiralanan ve bu sürenin bitiminde 01.05.2019 tarihinde 5 yıl süre ile uzatılan taşınmazın kiralanmasına ilişkin sözleşmenin 5’nci maddesinde; kiraların dönem başında üçer aylık dönemler itibariyle peşin olarak ödeneceği hüküm altına alınmıştır.
Buna göre kira başlangıcı olan 01 Mayıs itibariyle üçer aylık dönemler itibariyle (Mayıs- Haziran- Temmuz) (Ağustos- Eylül- Ekim) (Kasım-Aralık-Ocak) şeklinde gruplandırılarak dönem başı ayın 01′ inde yapılması gereken ödemelerden mali yıl içine denk gelenlerin ödemenin yapıldığı aya ilişkin olan (örneğin Mayıs) bir aylık tutarının 630.3.5.50.5 Giderler Hesabına kalan iki aylık (Haziran-Temmuz) tutarın ise 180 Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabına kaydedilmesi, bu hesaba kaydedilen tutarların ilgili oldukları ay sonlarında (Haziran sonu ve Temmuz sonu) gider olarak tahakkuk ettirilmesi amacıyla da 180 kodlu hesaba alacak, 630 kodlu hesaba borç kaydedilmesi, mali yılsonuna denk gelen ve 01 Kasımda ödenecek olan Kasım-Aralık-Ocak dönemi kirasının ise Kasım ayına ilişkin tutarının 630 kodlu hesaba, Aralık ayı tutarının 180 kodlu hesaba, Ocak ayının ise 280 kodlu hesaba kaydedilmesi, aralık ayının sonunda 180 kodlu hesabın 630 kodlu hesap ile giderleştirilmesi, 280 kodlu hesabın ise 180 kodlu hesaba aktarılması ve 2022 mali yılı faaliyet giderine yansımasını teminen devir vermesi gerekirdi.
Ancak yapılan incelemede, ödemelerin sözleşmeye göre gerçekleşmesi gereken aylarda üçer aylık dönemler (bir aylık-iki aylık gibi veya peşin ödenmemesi) itibariyle yapılmadığı anlaşılarak mevcut duruma göre yapılan muhasebe işlemlerinden; 2021 yılı 24 Aralıkta 2022 yılı Ocak- Şubat ve Mart aylarına ilişkin olarak ödenen peşin kira bedeli 79.258,65 TL’lik tutarın 280 Gelecek Yıllara Ait Giderler Hesabına kaydedilmesi, aynı ay sonunda (25-31 Aralık arası) 180 kodlu hesaba aktarılarak 2022 yılına devir vermesi gerekirken 630 Giderler Hesabına kaydedilmesi sonucunda; 2022 yılı mali tablolarında, 180 hesabının ve ilgili ay sonlarında tahakkuku yapılacak 630 Giderler Hesabının 79.258,65 TL kadar eksik gösterildiği, 2022 yılı 26 Aralıkta 2023 yılı Ocak-Şubat ve Mart aylarına ilişkin olarak ödenen peşin kira bedeli 110.431,08 TL’lik tutarın da aynı şekilde hatalı muhasebeleştirilmesi sonucunda 2022 yılı mali tablolarında 630 Giderler Hesabının yılına ait olmayan bu tutar kadar fazla, 180 kodlu hesabın ise eksik gösterildiği tespit edilmiştir.
• İzmir İl Müdürlüğü tarafından;
11.05.1983 tarihinde sahne (Elhamra) olarak kiralanan ve sözleşmesine göre dönem başında yıllık peşin ödenmesi gereken kira bedelinin; yukarıda yapılan muhasebe açıklamaları gereği 2021 yılı Mayıs ayında peşin ödenen (kira artışı fark için 6.ayda ödenen) bir yıllık 515.461,01 TL lik tutarın, Mayıs ayına ilişkin tutarının, 630 Giderler Hesabına, 6 ay 20 günlük tutarının, 180 Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabına kaydedilmesi ve ilgili aylarında 630 Giderler Hesabı ile muhasebeleştirilmesi, 2022 yılına ait (Ocak 10 gün + 4 ay) 186.139,20 TL’sinin ise 280 Gelecek Yıllara Ait Giderler Hesabına kaydedilmesi ve 2021 yılı aralık ayı dönem sonu işlemlerinde bu hesaptan 180 kodlu hesaba aktarılması ve 2022 yılı faaliyet giderine yansıtılmasını teminen devir vermesi, aynı muhasebe işlemlerinin, 2022 yılında bir yıllık peşin ödenen 718.191,83 TL için mayıs ayından itibaren yapılması, Aralık 2022 de bu tutarın (Ocak 10 gün + 4 ay) 2023 e ait 259.347,05 TL’sinin, 280 kodlu hesaptan 180 kodlu hesaba aktarılması ve bu mali yıl faaliyet giderine yansımasını teminen devir vermesi gerekirdi.
Ancak yapılan incelemede; 2021 ve 2022 yılları mayıs aylarında yapılan birer yıllık kira ödemelerinin, yapıldığı yıllarda 180 ve 280 kodlu hesaplar yerine tamamının 630 Giderler Hesabına kaydedilmesi sonucunda; 2022 yılı mali tablolarında 180 ve 630 kodlu hesapların 186.139,20 TL eksik, yine 630 kodlu hesabın 259.347,05 TL fazla ve 180 kodlu hesabın ise bu tutar kadar eksik gösterildiği tespit edilmiştir.
15.10.1999 tarihinde idari bina (Konak) olarak kiralanan ve 2022 yılı ekim ayında son bulan sözleşmesine göre dönem başında üçer aylık peşin ödenmesi gereken kira bedellerine ilişkin olarak yukarıda yer verilen muhasebe açıklamaları gereği yıl içinde peşin ödenen aylara ilişkin olarak kullanılması gereken 180 kodlu hesabın kullanılmadığı, 17.12.2021 tarihinde, 2022 yılına ait Ocak-Şubat ve Mart aylarına ilişkin peşin ödenen 302.980,98 TL’nin ise bu tarihte 280 kodlu hesaba, Aralık sonunda da 180 kodlu hesaba aktarılarak 2022 yılı faaliyet giderlerine yansıtılması gerekirken tamamının 630 Giderler Hesabına kaydedilmesi sonucunda 2022 yılı mali tablolarında 180 ve 630 kodlu hesapların bu tutar kadar eksik gösterildiği tespit edilmiştir.
01.07.2014 tarihinde Atölye (Gaziemir) olarak kiralanan ve sözleşmesine göre altışar aylık peşin ödenmesi gereken kira bedellerine ilişkin olarak yapılan incelemede; uygulamada üçer aylık peşin ödemesi gerçekleştirilen mevcut duruma göre yukarıda yer verilen muhasebe açıklamaları gereği yıl içinde peşin ödenen aylara ilişkin olarak 180 kodlu hesabın kullanılmadığı, 20.12.2021 tarihinde 2022 yılına ait Ocak-Şubat ve Mart aylarına ilişkin peşin ödenen 236.111,26 TL’nin ise bu tarihte 280 kodlu hesaba, Aralık sonunda da 180 kodlu hesaba aktarılarak 2022 yılı faaliyet giderlerine yansıtılması gerekirken tamamının 630 Giderler Hesabına kaydedilmesi sonucunda 2022 yılı mali tablolarında 180 ve 630 kodlu hesapların bu tutar kadar eksik, 20.12.2022 tarihinde 2023 yılına ait Ocak-Şubat ve Mart aylarına ilişkin peşin ödenen 353.457,50 TL’nin ise bu tarihte 280 kodlu hesaba, Aralık sonunda da 180 kodlu hesaba aktarılarak 2023 yılı faaliyet giderlerine yansıtılması gerekirken tamamının 630 Giderler Hesabına kaydedilmesi sonucunda 2022 yılı mali tablolarında 630 hesabının bu tutar kadar fazla 180 hesabının ise aynı tutar kadar eksik gösterildiği tespit edilmiştir.
Diğer taraftan son iki kiralamada ödeme takvimine göre Ocak ayının 15’ine ve 01’ne denk gelen ödemelerin önceki yıl Aralık ayında yapılması da yılı faaliyet giderlerinin hatalı gösterilmesine neden olmuştur.
• İstanbul İl Müdürlüğü tarafından depo olarak kiralanan ve her yıl yenilenmek suretiyle 01.02.2022 (Sancaktepe) ve 15.05.2022 (Küçükyalı) tarihlerinde bağıtlanan sözleşmelerde kira tutarlarının aylık olarak peşin ödeneceği hüküm altına alınmıştır.
Müdürlük aylık peşin ödenen kira tutarlarını anılan mevzuata uygun olarak yıl içinde ilgili ayın 630 Giderler Hesabı ile muhasebeleştirirken 2022 ve 2023 yılı Ocak aylarına ilişkin kiraların 2021 ve 2022 yılı Aralık aylarında ödenmesi nedeniyle yukarıda yapılan açıklamalar gereği 2021 yılı Aralık ayında her iki taşınmaz için ödenen 2022 yılı Ocak ayına ait peşin ödenen kira bedeli toplamı 110.399,44 TL’nin bu tarihte 280 kodlu hesaba, Aralık sonunda da 180 kodlu hesaba aktarılarak 2022 yılı faaliyet giderlerine yansıtılması gerekirken tamamının 630 Giderler Hesabına kaydedilmesi sonucunda, 2022 yılı mali tablolarında 180 ve 630 kodlu hesapların bu tutar kadar eksik, 22.12.2022 tarihinde 2023 yılı Ocak ayına ait her iki taşınmaz için peşin ödenen kira bedeli toplamı 138.959,46 TL’nin ise bu tarihte 280 kodlu hesaba, Aralık sonunda da 180 kodlu hesaba aktarılarak 2023 yılı faaliyet giderlerine yansıtılması gerekirken tamamının 630 Giderler Hesabına kaydedilmesi sonucunda 2022 yılı mali tablolarında 630 hesabının bu tutar kadar fazla 180 hesabının ise aynı tutar kadar eksik gösterildiği tespit edilmiştir.
Her ne kadar kamu idaresi tarafından bahsi geçen peşin ödenen kiraların 2023 mali yılı itibariyle dönem ayırıcı hesaplara kaydedileceği bildirilmişse de yapılacak kayıtların 2022 yılı mali tablolarında oluşan hatayı düzeltici etkisi bulunmamaktadır.
Bu itibarla, söz konusu peşin ödenen giderlerin, muhasebenin dönemsellik kavramı gereği ilgili faaliyet dönemlerinde raporlanmasını teminen ihdas edilen ve anılan muhasebe yönetmeliği ve hesap planları ile kullanılması öngörülen dönem ayırıcı hesaplardan 180/280 Gelecek Aylara/Yıllara Ait Giderler Hesaplarında izlenmemesi sonucunda; 2022 yılı Bilanço ve Faaliyet Sonuçları Tablosunda bu hesaplar ve 630 Giderler Hesabı itibariyle yukarıda belirtilen tutarlar kadar hataya neden olunmuştur.