Piyasadan Temin Edilerek İdareye Ait Asfalt Üretim Tesisinde Kullanılan Malzemelerin Taşınır Çıkış Kayıtlarının Gerçeğe Uygun Olmaması ve Dönem Sonu Stok Sayımının Yapılmaması (Sayıştay)

BULGU: Piyasadan Temin Edilerek İdareye Ait Asfalt Üretim Tesisinde Kullanılan Malzemelerin Taşınır Çıkış Kayıtlarının Gerçeğe Uygun Olmaması ve Dönem Sonu Stok Sayımının Yapılmaması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

İdareye ait asfalt üretim tesisinde kullanılmak üzere piyasadan temin edilen bitüm ve agrega malzemesinin yılı içerisinde kullanılan kısımlarının taşınır çıkış kayıtlarının mevzuatın öngördüğü şekilde yapılmamasının, yönetim ve denetimden sorumlu olanlarca girdi çıktı analizinin yapılamamasına sebebiyet verdiği görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 22’nci maddesinde tüketim malzemelerinin, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Varlık İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği, 30’uncu maddesinde genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği, 32’nci maddesinde, kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılacağı hüküm altına alınmıştır.

Aynı Yönetmelik’in 5’inci maddesinde,

“(1) Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.

(2) Harcama yetkilileri, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya yetkilidir.

(■■■)

(5) Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır” hükmü bulunmaktadır.

Yukarıdaki Yönetmelik hükümlerinden anlaşılacağı üzere, İdare tarafından yılı içerisinde kullanılan taşınırların çıkış kayıtlarının fiili duruma uygun olarak yapılması ve yıl sonlarında taşınır mallarının sayımının yapılması zorunludur. Bu zorunluluk, İdarenin taşınır malların muhafazasına ve kötüye kullanımının önlenmesine yönelik sorumluluğunun gereğidir. Nitekim taşınırların yönetiminden sorumlu olanlar, bu sorumluluklarını taşınırların kayıtlı miktarları ile fiili miktarlar arasında yapacakları kıyaslama ile yerine getirilebilecektir.

Yapılan incelemede, İdarece asfalt şantiyeleri için satın alınan ve kullanılan bitümlerin ve agrega malzemelerin çıkış kayıtlarının yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun yapılmadığı görülmüştür. Şöyle ki, 2024 yılı içerisinde doğrudan temin yöntemiyle temin edilen bitümlere ilişkin taşınır çıkış kayıtlarının incelenmesinden, temin edildikleri tarihi takip eden 3 aylık dönem sonunda gerçekten kullanılıp kullanılmadıklarına veya ne miktarda kullanıldıklarına bakılmaksızın tamamıyla taşınır çıkış kayıtlarının yapıldığı görülmüştür. Ancak asfalt üretiminin yıl boyu kesintisiz bir şekilde devam etmesinden anlaşılacağı üzere, stoklarda hala kullanılacak bitümün mevcut olduğu anlaşılmaktadır. Hatta ihale kapsamında temin edilen agregaların 150 nolu İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmeksizin doğrudan 258 nolu hesapta izlendiği tespit edilmiştir. Ayrıca, 2023 mali yılı kapanış ve dolayısıyla 2024 mali yılı açılış mali tablolarına esas olacak şekilde yıl sonu stok sayımlarının da yapılmadığı görülmüştür.

Böyle bir durumda yönetimden sorumlu olanlarla birlikte denetimden sorumlu olanlarca da taşınır malların muhafazası ve kötüye kullanımının önlenmesi sorumluluğunun gereği olarak yapılması mümkün olan, yılı içerinde kullanılan bitüm ve agrega miktarı ile dizayn raporları esas alınarak üretilebilecek asfalt miktarının belirlenmesine yönelik bir kontrol faaliyeti de yapılamamaktadır. Hatta asfalt üretiminin hangi dizayn raporu doğrultusunda yapıldığı dahi belirli değildir.

Nitekim 2024 mali yılına yönelik bu girdi çıktı analizinin yapılabilmesi için yıl içerisinde tüketilen bitüm ve agrega miktarının tam olarak ortaya konulması gerekmektedir. Bunun için de öncelikle 2023 yılından devredilen bitüm ve agrega miktarının doğru bir şekilde bilinmesi ve bu miktar ile yıl içerisinde alınan miktar toplamının 2024 mali yılı sonundaki bitüm ve agrega miktarından çıkarılması gerekmektedir. Ancak 2023 yıl sonu sayımlarının yapılmaması sonucu 2023 yılından 2024 yılına devreden bitüm miktarının tam olarak bilinememesi bu girdi çıktı analizinin yapılmasını engellemektedir.

Kamu İdaresi cevabında bulguda bahsedilen hususların 2025 yılı içerisinde düzeltilerek kayıtların yapılmasının sağlanacağı ifade edilmiştir.

Yukarıda yapılan açıklamalar çerçevesinde, taşınır malların muhafazası ve yönetilmesi konusunda sorumluluğu bulunanların bu sorumluluğu etkin bir şekilde yerine getirilebilmesi için taşınır çıkış kayıtlarını mevzuatın öngördüğü şekilde yapması, ayrıca kontrol zafiyetlerinin ortadan kaldırılmasına yönelik olarak bilişim teknolojilerinin getirdiği yeniliklerden faydalanmak suretiyle stoklara giren ve kullanılan bitüm miktarına ilişkin otomatik ölçme ve kontrol sistemlerinin kurulması gerekmektedir.