Proje Özel Hesabının Mevcudunun Tutanaklarla Teyit Edilememesi (Sayıştay)

BULGU: Proje Özel Hesabının Mevcudunun Tutanaklarla Teyit Edilememesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

2023 yılı dönem sonu bilançosunda proje özel hesaplarıyla raporlanan 59.053.425,97 TL banka mevcudu, banka tespit tutanakları ile teyit edilememektedir.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne göre 104 Proje Özel Hesabı, dış finansman kaynağından, kamu idareleri adına dış proje kredisi olarak Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası veya uygun görülen diğer bankalar nezdinde açılan özel hesaplara aktarılan tutarlar, bu tutarlardan yapılan giderler, verilen avanslar, açtırılan akreditifler ile avans ve akreditiflerden nakden geri alınanların ve hesap bakiyesinin değerlemesi sonucu ortaya çıkan kur farklarının muhasebe birimlerince izlenmesi için kullanılmaktadır.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 61’inci maddesinde; “Muhasebe hizmeti; gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahibine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerlerin alınması saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleridir. Bu işlemleri yürütenler muhasebe yetkilisidir. Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebe hizmetleri Hazine ve Maliye Bakanlığınca yürütülür. Muhasebe yetkilileri gerekli bilgi ve raporları düzenli olarak kamu idarelerine verirler.” şeklinde düzenlenmiştir.
Muhasebeleştirme işlemleri ise Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne göre yürütülmekte olup, Yönetmelik’in 543 ve 544’üncü maddelerine göre, hazır değerlerin mali yılın son günü itibarıyla muhasebe yetkilisinin bakanlığındaki sayım kurulları tarafından sayılacağı, sayımda banka hesabı defteri borç sayfası genel toplamı, banka hesabı defteri alacak sayfası genel toplamı, kayıtlara göre bankada bulunması gereken miktarı gösteren Örnek 49/B Numaralı Banka Mevcudu Tespit Tutanağının düzenleneceği ve bu tutanakların muhasebe birimlerinde muhafaza edileceği düzenlenmiştir.
Tarım ve Orman Bakanlığı 1200 adet harcama birimi ile 1004 adet muhasebe birimi eliyle mali işlemlerini muhasebeleştirmektedir. Tarım ve Orman Bakanlığı bilançosu ile raporlanan toplam 59.053.425,97 TL Proje Özel hesabı Banka bakiyesi ise 1004 adet muhasebe birimindeki bakiyelerden oluşmaktadır.
104 Proje Özel Hesabında izlenen 59.053.425,97 TL tutarın teyidi amacıyla düzenlenmesi gereken Banka Tespit Tutanaklarının ilgili muhasebe birimlerince düzenlenmediği anlaşıldığından, hesabın Banka mevcudunun tutanaklarla teyidi yapılamamıştır. Bahse konu tutanaklar dönem sonunda Mali Tabloları hazırlamakla mükellef olan Bakanlık Strateji Geliştirme Bakanlığından talep edilmiş ancak söz konusu tutanakların temin edilemediği bildirilmiştir. Bankalarda bulunan tutarların fiili durumları ile hesapta kayıtlı tutarların yıl sonu tutanakları ile teyidi gerekmekte ise de dönem sonlarında tutanakların düzenlenmediği anlaşılmaktadır. Bahse konu tutanaklar gerek Bakanlık birimleri, gerekse Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından da temin edilememiştir. Bir başka deyişle, hesapta kayıtlı tutarların gerçekte var olup olmadıkları teyit edilememektedir. Yönetmelik’in 543 ve 544’üncü maddeleri gereği düzenlenmesi gereken tutanakların ve hesaba ait bilgilerin Tarım ve Orman Bakanlığı harcama birimlerine ve Strateji Geliştirme Başkanlığına sunulmadığı, bu nedenle Bakanlıkça yapılan Mali Raporlama çalışmalarında dayanak olarak kullanılmadığı anlaşılmıştır. Örneğin, özel hesaplardaki döviz cinsi olanlarının ay sonlarındaki değerlemesine ilişkin açıklamaların, mali tablo dipnotlarında gösterilmesi için ihtiyaç duyacağı bilgilerdendir. Bu nedenle dipnotlar usulüne uygun düzenlenememiştir.
Kamu İdaresi tarafından gönderilen cevapta ise, “Tutanaklar” ile ilgili Hazine ve Maliye Bakanlığından görüş talep edildiği, konuya ilişkin ilgili Bakanlığın cevap yazısında ise; 17.09.2020 tarihli ve 31247 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri İle Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslarda söz konusu tutanaklar dönem sonunda istenecek belgeler arasında sayılmadığı ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 61 inci maddesi gereği genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebe hizmetleri Bakanlıkça yürütüldüğünden anılan tutanaklar idare bazında değil muhasebe birimi bazında düzenlenmekte olduğu ve söz konusu tutanakların Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 544 üncü maddesi gereğince muhasebe birimlerinde muhafaza edildiği belirtilmiştir. Ayrıca, anılan bu tutanaklar BKMYBS’de yer almadığından Bakanlıklarına toplu olarak gönderilememekle birlikte, Sayıştay Denetçileri tarafından mahallinde denetim yapılan muhasebe biriminden ayrıca istenilmesi halinde muhasebe birimleri tarafından verilebileceği yönünde açıklama yapıldığı belirtilmiştir.
Yine, Tarım Orman Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından, muhasebe birimlerinin bağlı olduğu il deftardarlıklarından mevcut tutanaklar istenmiş olup yazışmalar sonunda, idarenin elde edebildiği banka tespit tutanakları ile yazışmaları tarafımıza iletilmiştir.
İletilen tutanak ve yazışmaların incelenmesinde ise, Muhasebe birimlerinin rutin olarak, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği gereğince tutulması gereken tutanakları tutmadıkları, bazı birimlerin geçmişe yönelik tutanak düzenledikleri, düzenlenen tutanaklarda, bazı muhasebe birimlerinin Tarım Orman Bakanlığı defterindeki kayıtlı hazır değerlere göre tutanak düzenlenmesinin mümkün olmadığı, bu tutanakların ancak muhasebe birimleri bazında düzenlenebildiğini, bazı muhasebe birimlerinin ise, Tarım Orman Bakanlığına ait harcama biriminin banka hesabının bakiyesine ilişkin tutanak düzenlediği, tespit edilmiştir.
Dolayısıyla, banka hesaplarının sayıştaya bildirilememesi ve banka mevcutlarının dönem son tutanaklarıyla teyit edilememesi hususlarının muhasebe hizmetlerini yürüten Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın (Muhasebe Genel Müdürlüğü) yetki ve sorumluluğunda olduğu değerlendirilmektedir.
Proje Özel Hesabının Banka mevcutlarının noksansız ve uygun değerle raporlanabilmesi, gerçek durumları ile kayıtlı değerleri arasındaki uygunluğun sağlanması amacıyla;
– Banka mevcutlarının Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin ekinde düzenlenen 49/B numaralı örneğe uygun olarak Banka Mevcudu Tespit Tutanaklarının düzenlenmesi,
– Mali Raporlamada gerekli not ve açıklamaların yapılabilmesi için gerekli olan banka mevcutlarının ayrıntılarına ilişkin kanıtların esas alınması,
– Banka tespit tutanaklarının ve Tarım Orman Bakanlığı’nın mali raporlama için ihtiyaç duyacağı sair bilgilerin muhasebe yetkililerince temini için muhasebe hizmetini yürüten Hazine ve Maliye Bakanlığınca Muhasebe Yönetim Sisteminde ve/veya Yönetim Bilgi Sisteminde gerekli düzenlemelerin yapılması,
sağlanmalıdır.