Proje Yardımları ve Bazı Gelirlerin Muhasebeleştirilmesinde Tahakkuk Esaslı Muhasebe Sistemi Usullerine Uyulmaması (Sayıştay)

BULGU: Proje Yardımları ve Bazı Gelirlerin Muhasebeleştirilmesinde Tahakkuk Esaslı Muhasebe Sistemi Usullerine Uyulmaması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite

Üniversite’nin, kurumlardan (TÜBİTAK, YÖK, TÜSEB vb.) belirli projelerde kullanılmak üzere aldığı proje yardımları ile döner sermayenin gayri safi hasılatı üzerinden aktarılan araştırma projeleri payı gelirlerinin muhasebe kayıtlarında tahakkuk esaslı muhasebe sistemi usullerine uyulmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kanun’un 49’uncu maddesinde “Muhasebe sistemi; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak ve malî raporların düzenlenmesi ile kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak şekilde kurulur ve yürütülür.

Kamu hesapları, kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulur.” denilmiştir.

Kamuda oluşturulacak muhasebe sisteminin esaslarının açıklandığı bu maddeye göre muhasebe sistemi;

• Kamu idarelerinin hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanmasını, mali işlem ve olayların kayıt dışında kalmasının önlenmesini, idare faaliyetlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesini,

• Mali tabloların zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde, uluslararası standartlara uygun, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak şekilde çıkarılmasını,

• Karar alma, mali kontrol ve hesap süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde oluşturulması gerekir.

5018 Sayılı Kanun’un 50’nci maddesinde muhasebe işlemlerinin ne zaman ve hangi şartlarda kayıt edileceği düzenlenmiş olup, bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilecektir.

Kamu gelir ve giderlerinin yılı ve mahsup döneminin belirlendiği 51’inci maddesinde ise; “Kamu gelir ve giderleri tahakkuk ettirildikleri malî yılın hesaplarında gösterilir. Tahakkuk ettirilecek giderler Devlet muhasebesi kayıtlarında ekonomik sınıflandırmanın dördüncü düzeyini de kapsayacak şekilde gösterilir.” denilmektedir. Bu hükme göre, kamu kurumlarının alacak ve yükümlülükleriyle ilgili mali bilgilerin zamanında ve doğru olarak kaydedilmesi mümkün hale gelmekte kamu alacakları tahakkuk ettirildikleri anda “gelir” olarak; dışarıdan temin edilen mal veya hizmetler karşılığında doğmuş olan bir devlet borcu ise yükümlülük doğduğu anda “gider” olarak kaydedilmektedir.

Anlaşılacağı gibi, tahakkuk eden gelir ve giderler doğdukları mali yılın hesaplarına ve raporlarına dahil edilirler. Böyle bir yaklaşım, ekonomik olaylara ilişkin işlemleri ait oldukları mali yılda kaydeder ve raporlar. Bu özelliği ile dönemsel mali raporlar ilgili faaliyet dönemlerine ilişkin mali işlemleri tam olarak yansıtırlar.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde ise; kamu idarelerinin faaliyetlerine ilişkin gelir-gider işlemlerinin tahakkuk esasına dayalı olarak gelir ve gider hesaplarında izlenmesi gerektiği belirtilmiştir.

Belirtilen mevzuat hükümleri gereğince tahakkuk esaslı devlet muhasebesi sisteminin bir gereği olarak kamu gelir ve giderlerinin ilk önce tahakkuk ettirilmesi gerekmektedir.

Özel bütçeli bir kurum olan Üniversite, belirli bir kamu hizmetini yürütmek üzere gelir tahsil etme ve bu gelirlerden harcama yapabilme yetkisine sahiptir. Bu kapsamda Üniversite, belirli projelerde kullanılmak üzere ve cari nitelikte mal ve hizmetlerin finansmanı amacıyla TÜBİTAK’tan ve TÜSEB’ten proje yardımları; YÖK’ten burs destekleri; araştırma projelerinin finansmanında kullanmak üzere döner sermaye işletmesinin gayrisafi hasılatından (%5’inden az olmamak üzere) payı gelir olarak almaktadır.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürülüğü tarafından 2024 yılında üniversitelerde muhasebe kayıtlarında kullanılacak hesap kodlarının, ekonomik kodların, ana hesapların, hesap grubu ve yardımcı hesapların belirlendiği Üniversiteler Ortak Detaylı Hesap Planı’nda söz konusu gelirlerin tahakkukunda kullanılacak hesaplar ve kodlar aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.

Tablo 5: Gelir Tahakkukunda Kullanılacak Hesap ve Kodlar

Yapılan incelemede, bu gelirlerin önemli bir kısmının, yılı içerisinde, yukarıda anılan mevzuat hükümlerine aykırı olarak (yukarıda belirtilen hesaplara) gerekli tahakkuk kayıtlarının yapılmadığı, tahsilatının gerçekleştirildiği anda gelir kaydının yapıldığı görülmüştür. Bu durum, kurumun mali tablolarının tam ve doğru değerlendirilmesini engelleyeceği gibi, bu gelirlerinin tahsilinde sorun yaşanması halinde takipli alacak olarak muhasebeye yansımaması sonucunu da ortaya çıkaracaktır.

Kamu İdaresi tarafından bulguda yer alan tespitlere katılınmış olup, konuya ilişkin gerekli düzeltmelere 2025 yılında başlandığı bilgisi verilmiştir.

Sonuç olarak, kurum alacaklarının tahakkuk kayıtlarının yapılması; varlık, borç ve yükümlülüklerin muhasebe sistemi üzerinden izlenmesi kurumun mali durumu ve performansının açık, anlaşılabilir ve doğru bir biçimde ortaya konulması açısından büyük önem taşımaktadır.