Sağlık Tesislerinin Gerçek Kişilerden Alacaklarına İlişkin Tek Düzen Muhasebe Sistemi ve Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kayıtları Arasında Uyumsuzluk Olması (Sayıştay)

BULGU: Sağlık Tesislerinin Gerçek Kişilerden Alacaklarına İlişkin Tek Düzen Muhasebe Sistemi ve Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kayıtları Arasında Uyumsuzluk Olması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Bazı sağlık tesislerinin gerçek kişilerden alacaklar hesabına yönelik olarak Tek Düzen Muhasebe Sistemindeki (TDMS) muhasebe kayıtları ile Hastane Bilgi Yönetim Sistemindeki (HBYS) kayıtları arasında farklılık olduğu görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt Zamanı” başlıklı 50’nci maddesine göre bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması şarttır.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Alacakların Takip ve Tahsil Sorumluluğu” başlıklı 23’üncü maddesinde; alacakların takip edilerek tahsil edilebilir hâle getirilmesinin idarenin görev ve sorumluluğunda olduğu, muhasebe yetkilisinin, alacakların takibi için gerekli bilgileri ve belgeleri düzenli olarak işletmeye vermekten ve idarelerce ilgili mevzuatına göre tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hâle gelmiş gelir ve alacakları ilgili hesaplara kaydederek, nakden veya mahsuben tahsil edilmesinden sorumlu olduğu hüküm altına alınmıştır.
Bakanlığa bağlı döner sermaye işletme birimlerinin muhasebe iş ve işlemlerinin yürütüldüğü TDMS web tabanlı bir bilişim sistemidir. Sisteme girilen muhasebe kayıtlarındaki veriler ile çeşitli raporlar oluşturulmaktadır. HBYS ise hastanelerin yapmış olduğu işlemleri bilgisayar üzerinde gerçekleştiren yazılım grubuna verilen genel addır.
Döner sermaye işletmelerinin muhasebe işlemlerinin yürütüldüğü TDMS’den üretilen mizanlar ile sağlık tesislerinden alınan veriler birlikte incelendiğinde; sağlık tesisleri bünyesinde HBYS’de tutulan gerçek kişilere ilişkin alacak kayıtları ile TDMS’de 120.11.01 Yurtiçi Gerçek Kişilerden Alacaklar Hesabı ve 120.11.02 Yurtdışı Gerçek Kişilerden Alacaklar Hesabı’nda takip edilen alacaklar arasında farklılık olduğu görülmüştür. Bazı sağlık tesislerinde HBYS’de kayıtlı olmasına rağmen TDMS’ye yansımamış alacakların olduğu, bazı sağlık tesislerinde ise TDMS’de alacak olarak gözükmesine rağmen sağlık tesislerinin kayıtlarında yer almayan alacakların olduğu tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında TDMS-HBYS kayıtlarının eşit olmasına yönelik birimler arasında koordinasyon sağlanması ve her iki sistemdeki tahakkuk verilerinin kontrol edilerek eşitliğin gerçekleştiğine dair TDMS sisteminde yer alan mutabakat formunun işletme birimlerince doldurulup gerçekleştirme görevlisi, muhasebe yetkilisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanıp yıl sonu muhasebe işlemlerinin tamamlanması hususunda yazılar yazıldığı ve il sağlık müdürlüklerinin talimatlandırıldığı ifade edilmiş olsa da sağlık tesislerinden 31.12.2023 tarihi itibarıyla alınan gerçek kişilerden alacaklara yönelik HBYS kayıtları ile TDMS kayıtları arasındaki uyumsuzluğun devam ettiği anlaşılmıştır.
Bütün mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve sağlık tesislerinde fiili durum ile muhasebe kayıtlarının tutarlılığının sağlanması açısından TDMS ve HBYS kayıtlarının birbiriyle uyumlu olması gerekmekte olup, bazı sağlık tesislerinin alacaklarına yönelik iş ve işlemlerin muhasebeleştirilmemesi sebebiyle döner sermaye işletme birimlerinin 120 Alıcılar Hesabı mali tablolarda doğru ve güvenilir bilgi vermemektedir.
Bu itibarla, alacakların takibi sürecinde verilen hizmete ilişkin bilgilerin fatura servisine iletilmesi, faturanın kesilerek hem HBYS’ye kaydedilmesi hem de muhasebe işlem fişi düzenlenmek suretiyle döner sermaye muhasebe birimlerince muhasebeleştirilmesi ve TDMS’ye kaydının yapılması gerekmektedir.