|
ÖZET: Sağlık tesislerinin gerçek kişilerden alacaklarına dair Tek Düzen Muhasebe Sistemi (TDMS) ve Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) kayıtları arasında uyumsuzluklar tespit edilmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun ilgili maddelerine göre, ekonomik değerlerin muhasebeleştirilmesi ve her kaydın belgeye dayanması zorunludur. Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, alacakların takibi ve tahsil edilmesinin idarelerin sorumluluğunda olduğunu vurgulamaktadır.
TDMS, döner sermaye işletmelerinin muhasebe işlemlerini yöneten web tabanlı bir sistemdir ve bu sistem üzerinden oluşturulan verilerle raporlar hazırlanırken, HBYS hastanelerin işlemlerini dijital ortamda gerçekleştiren bir yazılım grubudur. Ancak, bazı sağlık tesislerinde HBYS’de kayıtlı olan alacakların TDMS’ye yansımadığı, bazı durumlarda ise TDMS’de görünen alacakların sağlık tesislerinin kayıtlarında yer almadığı belirlenmiştir. Bu durum, mali tabloların güvenilirliğini olumsuz etkilemektedir. Kamu idaresi, sağlık tesislerindeki kayıtların eksiksiz ve izlenebilir olmasını sağlamak amacıyla HBYS sisteminde veri alanlarının genişletileceğini ve bu düzenlemeyle TDMS ile HBYS verileri arasında uyum sağlanacağını bildirmiştir. Ayrıca, il sağlık müdürlüklerine, TDMS’ye aktarılmamış alacak kayıtları için gerekli kontrollerin yapılması talimatı verilmiştir. Alacakların takibi sürecinde, hizmete ilişkin bilgilerin fatura servisine iletilmesi ve muhasebe işlemlerinin düzenli bir şekilde gerçekleştirilmesi gerektiği vurgulanmaktadır. |
BULGU: Sağlık Tesislerinin Gerçek Kişilerden Alacaklarına İlişkin Tek Düzen Muhasebe Sistemi ve Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kayıtları Arasında Uyumsuzluk Olması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri
Bazı sağlık tesislerinin gerçek kişilerden alacaklar hesabına yönelik olarak Tek Düzen Muhasebe Sistemindeki (TDMS) muhasebe kayıtları ile Hastane Bilgi Yönetim Sistemindeki (HBYS) kayıtları arasında farklılık olduğu görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt Zamanı” başlıklı 50’nci maddesine göre bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması şarttır.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Alacakların Takip ve Tahsil Sorumluluğu” başlıklı 23’üncü maddesinde; alacakların takip edilerek tahsil edilebilir hâle getirilmesinin idarenin görev ve sorumluluğunda olduğu, muhasebe yetkilisinin, alacakların takibi için gerekli bilgileri ve belgeleri düzenli olarak işletmeye vermekten ve idarelerce ilgili mevzuatına göre tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hâle gelmiş gelir ve alacakları ilgili hesaplara kaydederek, nakden veya mahsuben tahsil edilmesinden sorumlu olduğu hüküm altına alınmıştır.
Bakanlığa bağlı döner sermaye işletme birimlerinin muhasebe iş ve işlemlerinin yürütüldüğü TDMS web tabanlı bir bilişim sistemidir. Sisteme girilen muhasebe kayıtlarındaki veriler ile çeşitli raporlar oluşturulmaktadır. HBYS ise hastanelerin yapmış olduğu işlemleri bilgisayar üzerinde gerçekleştiren yazılım grubuna verilen genel addır.
Döner sermaye işletmelerinin muhasebe işlemlerinin yürütüldüğü TDMS’den üretilen mizanlar ile sağlık tesislerinden alınan veriler birlikte incelendiğinde; sağlık tesisleri bünyesinde HBYS’de tutulan gerçek kişilere ilişkin alacak kayıtları ile TDMS’de 120.11.01 Yurtiçi Gerçek Kişilerden Alacaklar Hesabı ve 120.11.02 Yurtdışı Gerçek Kişilerden Alacaklar Hesabı’nda takip edilen alacaklar arasında farklılık olduğu görülmüştür. Bazı sağlık tesislerinde HBYS’de kayıtlı olmasına rağmen TDMS’ye yansımamış alacakların olduğu, bazı sağlık
tesislerinde ise TDMS’de alacak olarak gözükmesine rağmen sağlık tesislerinin kayıtlarında yer almayan alacakların olduğu tespit edilmiştir.
Bütün mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve sağlık tesislerinde fiili durum ile muhasebe kayıtlarının tutarlılığının sağlanması açısından TDMS ve HBYS kayıtlarının birbiriyle uyumlu olması gerekmekte olup, bazı sağlık tesislerinin alacaklarına yönelik iş ve işlemlerin muhasebeleştirilmemesi sebebiyle döner sermaye işletme birimlerinin 120 Alıcılar Hesabı mali tablolarda doğru ve güvenilir bilgi vermemektedir.
Kamu idaresi cevabında sağlık tesislerinde verilen hizmetlere ilişkin kayıtların eksiksiz ve izlenebilir bir şekilde muhafaza edilmesini sağlamak amacıyla HBYS sistemlerinde zorunlu veri alanlarının genişletilmesine yönelik çalışmaların başlatılacağı ve bu düzenleme sonucunda TDMS ile HBYS verileri arasında uyum sağlanacağı; gerçek kişilere ait olup HBYS’de yer alan ancak TDMS’ye aktarılmamış alacak kayıtlarına ilişkin gerekli kontrollerin yapılması amacıyla il sağlık müdürlüklerinin talimatlandırıldığı ve hatalı veya eksik veri girişinde bulunan sağlık tesislerinin sistem üzerinden uyarıldığı; TDMS ile HBYS arasında tam uyumun sağlanması ve tüm mali işlemlerin eksiksiz muhasebeleştirilebilmesi amacıyla süreçlere ilişkin mevzuat düzenleme çalışmalarına başlanıldığı ifade edilmiştir.
Bu itibarla, alacakların takibi sürecinde verilen hizmete ilişkin bilgilerin fatura servisine iletilmesi, faturanın kesilerek hem HBYS’ye kaydedilmesi hem de muhasebe işlem fişi düzenlenmek suretiyle döner sermaye muhasebe birimlerince muhasebeleştirilmesi ve TDMS’ye kaydının yapılması gerekmektedir.