Satın Alınan Bazı Mal ve Malzemelerin İlgili Aktif Hesaplar Yerine Giderler Hesabına Kaydedilmesi (Sayıştay)

BULGU: Satın Alınan Bazı Mal ve Malzemelerin İlgili Aktif Hesaplar Yerine Giderler Hesabına Kaydedilmesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

15 numaralı hesap grubu içinde yer alan Stoklar ile 25 numaralı hesap grubu içinde yer alan Maddi Duran Varlıklar hesaplarını ilgilendiren bazı işlemlerin bu hesaplara kaydedilmeksizin doğrudan 630 Giderler Hesabı’na kaydedildiği görülmüştür.
15 Stoklar ve 25 Maddi Duran Varlıklar hesap gruplarıyla ilgili olarak Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 113, 114 ve 186, 187’nci maddelerine ve 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesine göre; Daha sonra tüketilmek, kullanılmak ya da satılmak üzere satın alınan malzemeler ile satın alma, yapma veya yaptırma yollarıyla edinilen taşınır ve taşınmazlarla bunların değerini ve/veya kullanım ömrünü artıran mal/malzemeler ve yapılan her türlü gider, ilgisine göre 15 Stoklar ya da 25 Maddi Duran varlıklar hesap grubunda yer alan hesaplara kaydedilerek aktifleştirilmeli ve gerekli olanlar için taşınır işlem fişleri düzenlenmelidir.
Kurumda özellikle depolanmak ve ihtiyaç halinde kullanılmak üzere alınan akaryakıt için ödenen hakediş bedellerinin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında aktifleştirilip kullanıldıktan sonra gider yazılması gerekirken, doğrudan 630 Giderler Hesabına kaydedildiği görülmüştür.
Kurumun ihtiyaç duyduğu akaryakıt büyük ölçüde taşıt tanıma sistemi ile doğrudan araçların deposuna verilmektedir. Bu durumda alınan yakıt için ödenen bedelin 630 Giderler Hesabı’na kaydedilmesi Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygundur. Ancak bunun yanında bir miktar akaryakıt da tankerler vasıtası ile kuruma ait depoda stoklanmaktadır.
Alınan bilgi ve verilere göre depoda 2020 yılından kalan yakıt miktarı 38.573 litre dir. 2021 yılı içinde 858.512 litre alınmış ve toplam yakıtın 851.843 litresi kullanılmıştır. Dönem sonunda depoda kalan yakıt miktarı ise 44.552 litre olarak ölçülmüştür. (Akaryakıt fiyatlarındaki aşırı değişkenlik nedeniyle tutar bilgisi girilmemiştir.)
Akaryakıt dışında diğer hatalı olduğu düşünülen işlemlerden bazılarına aşağıdaki tabloda örnek olarak yer verilmiştir.

İşlemlerden Örnekler
Tablo 10: Hatalı Olarak 630 Giderler Hesabına

Yapılan hatalı işlemler bilançonun aktif tarafının olması gerekenden daha az görünmesine neden olacağı gibi ayrıca amortismana tabi varlıklar için ayrılması gereken amortisman miktarı da belirtilen mevzuattaki hükümlere göre varlıkların kaydedildiği hesaplardaki değeri üzerinden yapılacağından aktif hesaplara eksik kayıt yapılması amortisman tutarının da eksik hesaplanmasına neden olacaktır.
Yukarıda örnekleri gösterildiği üzere, Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar hesaplarını ilgilendiren işlemlerin bu hesaplara kaydedilmeksizin doğrudan 630 Giderler Hesabı’na kaydedilmesi nedeniyle kurumun maddi duran varlıklarının kayıtlı değerleri olması gerekenden az, 630 Giderler Hesabı ise aynı ölçüde fazla görünmektedir. Dolayısıyla 150, 251, 258 ve 630 numaralı hesaplar mali tablolarda hatalı bulunmaktadır.
İdare tarafından verilen cevapta hatanın varlığı kabul edilmiş ve 2022 yılı itibarıyla düzeltileceği belirtilmiş olsa da, yapılacak işlem 2021 yılı mali tablolarını etkilemeyeceğinden; mali tablolarda 150, 251, 258 ve 630 numaralı hesaplar hatalı olarak yer almaktadır.