|
ÖZET: Satın alınan malzemelerin kullanım süreçlerinin izlenmemesi ve bu alanda herhangi bir mekanizmanın bulunmaması, 2024 yılı Sayıştay denetim raporlarında önemli bir bulgu olarak öne çıkmaktadır. Büyükşehir olmayan ilçe belediyelerinin harcama belgelerinde, harcamaların gerekçesi ve kullanım yerleri gibi bilgilerin eksik olduğu tespit edilmiştir. TEBAŞ Beton Sanayi Ticaret Anonim Şirketi’nden yapılan tüketim malzemesi alımlarının süreçleri mevzuata uygun bir şekilde yürütülmemekte; şirket, belediyenin birimi gibi işlev görmektedir. Bu durum, taşınır mal yönetmeliğine uygun bir işleyişin sağlanmadığını göstermektedir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na göre, kamu kaynaklarının etkili ve verimli kullanımı, üst yönetici konumundaki belediye başkanlarının sorumluluğundadır. Harcama talimatlarının verilmesi ve bu talimatların mevzuata uygun olarak detaylandırılması gerekmektedir. Ancak mevcut durumda, harcama süreçleri ve belgeler arasında uyumsuzluklar bulunmaktadır. Tüketim malzemeleri için ambar oluşturulmadığı ve Varlık İşlem Fişi düzenlenmediği için envanter takibi yapılamamaktadır. Denetim bulguları, malzeme alımlarının TEBAŞ üzerinden gerçekleştirildiğini ve bu alımların resmi belgelerle desteklenmediğini ortaya koymaktadır. Alımların faturalandırılması, uzun süre sonra yapılmakta ve bu durum, harcama kalemlerinin izlenmesini zorlaştırmaktadır. Tüketim malzemeleri için gerekli kayıt ve kontrol sistemlerinin oluşturulması, harcamaların etkin bir şekilde yönetilmesi açısından elzemdir. Bu bağlamda, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin atanması ve muhasebe kayıtlarının doğru bir şekilde ayrıştırılması önerilmektedir. |
BULGU: Satın Alınan Malzemelerin Kullanım Süreçlerine Dair Takibin Yapılmaması, Bu Alanda Herhangi Bir Mekanizmanın Bulunmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
Harcama belgelerinde yapılacak harcamanın gerekçesi, kullanım yeri gibi bilgilere yer verilmediği, Belediye Şirketi olan TEBAŞ Beton Sanayi Ticaret Anonim Şirketinden yapılan tüketim malzemesi alımlarının süreç ve işleyişinin mevzuata uygun olmadığı, ayrı bir tüzel kişiliği olan Şirketin adeta Belediyenin bir birimi gibi kullanıldığı, bu kapsamda tüketim malzemesi alımları ve bunların takibine yönelik bir mekanizma kurulmadığı, Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun bir işleyiş bulunmadığı görülmüştür.
5018 sayılı Kanun’un “Hesap Verme Sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde “Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorundadır.” Denilmiştir.
Belediyelerde üst yönetici konumunda olan Belediye Başkanları, idarelerinin stratejik planlarının ve bütçelerinin kalkınma planına, yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasından, sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden, malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesinden meclislerine karşı sorumludurlar. Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, malî hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirmektedirler.
Belediye başkanlarının görev ve yetkileri, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 38’inci maddesinde sayılmıştır. Söz konusu Madde’nin (a) fıkrasına göre, Belediye Başkanı Belediye teşkilâtının en üst amiri olarak belediye teşkilâtını sevk ve idare etmek, belediyenin hak ve menfaatlerini korumak, kamu kaynağı niteliğindeki taşınır mallarını yönetmekle görevlidir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Mal Yönetiminde Etkililik ve Sorumluluk” başlıklı maddesine göre, kamu idareleri taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumludurlar. Ayrıca bunların edinme, kiralama, tahsis, yönetim, kullanma ve elden çıkarma işlemleri, mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılması gerekmektedir. Bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenler sorumludurlar.
Söz konusu görev ve sorumluluklar etrafında planlama yapılarak bütçeler hazırlanmakta ve buna göre harcamalar yapılmaktadır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Harcama Talimatı ve Sorumluluk” başlıklı 32’nci maddesinde “Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır.
Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun ve diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur.” denilmiştir.
Kanun’un 33’üncü maddesinde göre gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütmektedirler. Gerçekleştirme görevlileri, bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar.
15.08.2007 tarih ve 26614 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin amacı, mahalli idarelerde malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunlardan bu Yönetmelikte düzenlenmesi gerekenlerin şekil ve türlerini belirlemektir.
Yönetmelik’in 3’üncü maddesinde harcama talimatı, “Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş veya hizmetin süresini, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi (Örnek: 2)” şeklinde tanımlanmıştır.
Yukarıdaki hükümler birlikte değerlendirildiğinde, sağlıklı bir ihtiyaç planlamasına dayanması gereken bir giderin gerçekleşme sürecinin harcama talimatının verilmesi ile başladığı görülmektedir. Ancak talimatın verilmesi tek başına yeterli olmayıp, bu belge içerisinde yapılacak harcama ile ilgili mevzuatta sıralanan detaylara yer verilmesi gerekmektedir. Bu bakımdan harcama talimatı, yapılacak gider ile ilgili olması gereken durumu ifade etmekte olup, giderin gerçekleşme sürecinin buna uygun bir şekilde yerine getirilmesi ve buna göre muayene, kabul işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Ayrıca, ödeme emri eki belgelerde de yapılan harcamanın gerekçesi ve detaylarına dair tüm kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Harcamanın yapılıp malın teslim alınması ile birlikte, taşınır mal yönetimine dair yasal düzenlemeler devreye girmektedir. Bu doğrultuda hazırlanıp, 28.12.2006 tarih ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliği 2024 yılının onuncu ayına kadar uygulanmış, 10.10.2024 tarih ve 32688 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği ile yeni bir yasal düzenlemeye hayata geçirilmiştir. Her iki Yönetmelik’in amacı; kurumlara ait taşınırların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların geçici tahsisine ilişkin usul ve esasların belirlenmesidir.
Her iki Yönetmelik’te de yer alan ortak hükümlere göre, taşınırların kayıt altına alınması gerekmekte olup, edinme şekline bakılmaksızın taşınırların kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hâle geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hâllerinde çıkış kaydedilmesi gerekmektedir.
Taşınırların kurum envanterlerine girişleri ve devamında kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edilmelerini sağlamak üzere ambarlar oluşturulmalı ve bunlara birer kod numarası verilmelidir. Çıkış işlemleri de yine bu ambarlardan yapılmalıdır.
Ambarlara giren taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre saymak, tartmak, ölçerek teslim almak, giriş kayıtlarını yapmak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek görev ve sorumluluğu, harcama yetkilisi adına görev yapan taşınır kayıt yetkilisine aittir. Ambarlarda yer alan tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak görevleri de yine taşınır kayıt yetkililerine verilmiştir. Taşınır Kayıt Yetkilileri tarafından yapılan iş ve işlemler, Taşınır Kontrol Yetkilileri tarafından kontrol edilmelidir. Ortaya çıkan taşınır hesaplarının birleştirilmesi ve İdare Taşınır Mal Yönetim Dönemi Hesabını hazırlanması görevi ise Taşınır Konsolide Görevlisine aittir.
Kurum envanterine girişi yapılan demirbaş, taşıt, makine ve cihaz gibi dayanıklı taşınır grubunda olanların birim ya da kişilerin kullanımına verilmesi aşamasında Taşınır Teslim Belgesinin düzenlenmesi gerekmektedir. Tüketim malzemesi niteliğindeki taşınırların birimlerin kullanımına verilmesi aşamasında ise Taşınır İstek Belgesi düzenlenmelidir.
Hangi şekilde olursa olsun taşınırların giriş ve çıkış işlemlerinin Varlık İşlem Fişine (Önceki adı Taşınır İşlem Fişi) dayanılarak yapılması zorunludur. Söz konusu fişler Taşınır Kayıt Yetkilileri tarafından muhasebe birimine gönderilmeli, muhasebe yetkilileri taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Varlık İşlem Fişlerinde gösterilen tutarlara göre ilgili muhasebe hesaplarına kayıt işlemini gerçekleştirmelidir.
Varlık İşlem Fişine dayanarak yapılması gereken bu işlemler sonucunda, kişilerin kullanımına verilen dayanıklı demirbaşların takibi yapılabilmekte, ambarlardan çıkışı yapılan tüketim malzemelerinin cins ve miktarları, birimlerin faaliyet alanlarına göre tüketim düzeyleri ile ambar stok değişim miktarları kontrol edilebilmektedir.
Konu ile ilgili yerinde yapılan denetimde, tüketim malzemesi alımlarına ait harcama süreç ve evrakları ile bunların kayıt altına alınması, kullanıma verilmesi ve stok takip durumları incelenmiştir. Buna göre, ödeme emri ve eki belgeler üzerinden harcamanın gerekçesi ve nereye yapılacağına dair bilgiler tam olarak görülememektedir. Ayrıca, tüketim malzemeleri için ambar oluşturulmadığından, satın alınan veya tüketime verilen taşınırların büyük bir bölümü için Varlık İşlem Fişi düzenlenmediğinden envanterde olan/olması gereken malzemelerin stok değişimleri izlenememektedir.
Tüketim malzemelerinin büyük bir bölümü, Belediye şirketi olan TEBAŞ Beton Sanayi Ticaret Anonim Şirketi tarafından işletilen yapı marketten temin edilmektedir. Yapı marketten yapılan alımlar, ihtiyaç ortaya çıktıkça Fen İşleri Müdürlüğü personelinin herhangi bir talimat veya bir resmi yazıya dayanmadan marketten alması şeklinde olmakta, bunlarla ilgili ayniyat giriş ve çıkış işlemleri yapılmamakta, alımın yapıldığı tarihte ödeme yapılmayarak ve fatura kesilmeyerek irsaliye üzerinden işlem devam ettirilmekte ve tespit edilen aşağıdaki örneklerden de görüleceği üzere, faturalandırma işlemi ise irsaliye düzenlenme tarihinden çok uzun süreler sonra yapılmaktadır.
27.09.2024 tarih ve TBM2024000000148 nolu faturada 5 adet olarak TEBAŞ Beton Sanayi Ticaret Anonim Şirketine ödeme (150.000 TL) yapılan 5*5 çift açılımlı masfallı tente, gerçek durumda 2023 yılında 10 adet şeklinde Belediyeye ait Selçuklu Et ve Mangal Evi bahçesine yapılmıştır.
25.09.2024 tarih ve TBM2024000000144nolu faturada ödeme yapılan 200 mm filtreli sondaj borusuna ait alımın Temmuz 2023 yılında yapılmıştır.
24.09.2024 tarih ve TBM2024000000143nolu faturada ödemesi yapılan 200 mm filtreli sondaj borusu Temmuz 2024 döneminde yerine konulmuştur.
27.06.2024 ve TBM2024000000111nolu fatura ile ödemesi yapılan sandwich panellerin Eylül 2023 döneminde alınmıştır.
06.06.2024 ve TBM2024000000106 nolu fatura ile ödemesi yapılan 5 adet 100*100 duş teknesi bir buçuk yıl önce kırıldığı için yerlerinden sökülüp atılmıştır.
21.10.2024 ve TBM2024000000256 nolu fatura ile ödemesi yapılan PVC doğrama ve camları öğrenci yurduna 10 Ekim 2022 tarihinde takılmıştır.
10.10.2024 ve TBM2024000000160 nolu fatura ile ödemesi yapılan akrilik zemin kaplama malzeme montajı tenis kortuna Haziran 2022 döneminde yapılmıştır. Aynı faturadaki 20 adet kapılar, yangın çıkması sonucunda 2024 yılı başında sökülerek yenileri ile değiştirilmiştir.
06.10.2024 ve TBM2024000000154 numaralı fatura ile ödemesi yapılan PVC doğrama ve camları 2023 Kasım döneminde yapılmıştır.
05.10.2024 ve TBM2024000000152 numaralı fatura ile ödemesi yapılan E4 yakıt pompasının sıcak asfalt tesisindeki brölere 2023 Ağustos döneminde takılmıştır.
TEBAŞ Beton Sanayi Ticaret Anonim Şirketinden yapılan alımlarla ilgili belirli bir süre sonra toplu bir şekilde Belediyeye fatura kesilmekte ve böylece çok önceleri parça parça alınan malzemelerle ilgili muayene ve kabul işlemleri fatura düzenlenip ödeme emrine bağlandığı tarihte yapılmış gibi gösterilerek toplu ödemeye dair tek bir ödeme emri düzenlenmektedir.
Diğer yandan, birimlerin veya kişilerin kullanıma verilen malzemeler için Taşınır Teslim Belgesinin düzenlenmediğinden, numaralandırma sistemi olmadığından ve taşınır yönetimi konusunda bir sistem oluşturulmadığından hangi faaliyetler kapsamında ne kadar malzeme kullanıldığı ve geriye kalanların akıbetinin ne olduğu takip edilememektedir.
Taşınır mal yönetimi konusunda taşınır kayıt, kontrol ve konsolide yetkilisi gibi görevlendirmelerin yapılmamış olması da yukarıda yer alan sorunların çıkmasına sebep olmakta, bu doğrultuda taşınır yönetim dönemi hesabı hazırlanmamaktadır.
Muhasebe kayıtları açısından incelendiğinde ise, satın alınan ve belediye envanterine giren tüketim malzemesi niteliğindeki taşınırların 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabına kaydedilmeyerek 630 Giderler Hesabı içerisinde doğrudan giderleştirildiği tespit edilmiştir.
Bu gibi durumlar, yapılan harcamaların fiili durumlarının tam olarak takip edilmesini güçleştirmekte, harcama kalemlerinin detaylarının bilinememesine sebep olmakta ve kontrol zaafiyeti meydana getirmektedir.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta bulguya iştirak edilmiş olup, harcama süreçlerine ait mevzuat hükümlerine uygun düşmeyen bu sorunların giderilmesi adına, başlangıç aşamasında harcamanın yapılma gerekçesi, malzemelerin kullanım yeri, birimi, miktarı gibi bilgilerin detaylandırılması, giriş-çıkış işlemleri ile ilgili ambar oluşturulması, kullanıma verilenlerin etkin bir şekilde takip edilmesi, kalan malzemelerin uygun koşullarda depolanması gerektiği değerlendirilmektedir.
Tüketim malzemelerine ait alımlarda, TEBAŞ Beton Sanayi Ticaret Anonim Şirketinin ayrı bir tüzel kişiliğe sahip olduğu unutulmamalı, 4734 sayılı İhale Kanunu’na alımlar gerçekleştirilmelidir.
Tüm bu süreçlerin yerine getirilmesi konusunda taşınır kayıt, kontrol ve konsolide yetkililerine ait görevlendirmeler yapılmalı, gerçek durumu ortaya koyan taşınır mal yönetim dönemi hesabı çıkarılmalıdır. Ayrıca, kurum envanterine giren ve çıkan tüketim malzemeleri için muhasebe kayıtları ayrıştırılmalı, ambara yapılan girişlerde 150 nolu hesap, çıkışlarda ise 630 nolu hesabın kullanılması gerektiği düşünülmektedir.